电子档案管理在大学档案管理的应用

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摘要：近几年以来，随着信息化时代的不断发展，电子档案也逐渐被运用到社会各个领域之中，在各个行业中都发挥着重要的作用。档案管理对于学校发展十分的重要，但是现阶段，许多大学对于档案管理还存在着许多的问题，学校要不断的加强对大学档案管理工作的重视程度，不断的加强档案管理人员的培训，提高管理人员的综合水平和职业素养，将电子档案管理应用在大学档案管理中能够更好的提高工作效率，使得工作更加的方便快捷，更好的服务学校、服务社会，为学校的发展做出贡献。

关键词：电子档案管理；大学档案管理；应用

一、引言

现阶段，随着网络信息技术的不断发展，电子档案管理不仅仅在各种企业中占领着十分重要的地位，对于大学档案管理也起到很大的影响。在学校中应用电子档案管理能够很方便的储存学生的信息，方便别人查找管理，为学生后续的档案管理提供更便捷的服务，提供更加快速的传递方式。所以电子档案管理应用在大学档案管理中，不仅能够方便学生信息管理，而且对于学校的发展也有一定的推动作用和影响[1]。

二、电子档案管理的优点

（一）提高档案管理的工作效率

信息处理方面，计算机对于人类有很大的帮助，毋庸置疑，计算机相比于人类有着更大的优势，所以在电子档案管理方面能够不断地提高档案管理的工作效率，提高整体的工作质量。在传统的大学档案管理工作中，需要工作人员用笔进行抄写，利用的是传统的纸质档案管理。这些工作虽然要消耗大量的人力，物力和财力，但是对于准确性无法得到保证。随着电子档案管理的不断推行，利用这一管理方式可以有效地提高效率，利用现代化的信息技术将大学档案进行管理和存储教学生的信息准确的录入到计算机中，从而使得档案录入和管理变得更加的简单、可靠，这有利于学校庞大的档案资源管理。

（二）降低档案管理的成本

很多大学在之前的档案管理中利用的是传统的档案管理方式，这种方式不仅要消耗大量的人力，而且需要的成本也非常的高，对于学生信息的存储也不够准确。但是，采用电子档案方式之后，在保存方式和保存环境上，都比之前成本有所降低。纸质档案的保存对于环境和温度都有着极高的要求，过于潮湿和干燥都对于档案资料的管理十分不利[2]。而采用电子档案管理，不仅能够达到节约资源的目的，而且能够避免自然环境所带来的损坏。如此一来，资源就能够在一个比较安全的条件下长期的保存，从而降低了档案管理的成本。

三、大学档案管理的意义

教育的不断发展使得许多大学的招生人数在不断的增加，这就给大学档案管理，提高了难度，学生的档案要如实的记录也是一项十分复杂的工作。大学档案管理最主要的特点就是数量多、数据多，电子档案管理的应用可以不断的规范管理方式，所以也能够尽可能的提高管理的工作效率。大学档案管理实现现代化有许多的意义。首先，大学生档案管理在学生的思想教育方面十分的重要，学生的档案可以如实的反映每个学生不同的特点，让老师可以采用不同的教育方式，对学生进行道德修养方面的培养和教育。电子档案管理的建立能够提高档案的利用率，培养学生的学习积极性，提高竞争意识，对于之后学生的工作有十分重要影响。通过电子档案也可以让许多的单位和企业了解优秀人才的全部情况，有利于学校的人才培养[3]。其次，大学档案管理为大学发展提供了服务，学校可以从学生档案中获得许多的学生信息，并能够从学生档案中发现教育的问题，为学校及时的发现问题，解决问题，从而找到方法，提高学校的教学质量，推动教育的全面发展。

四、大学档案管理中存在的问题

随着社会的不断发展，档案管理的方式也在发生着变化，逐渐向现代化的方向发展。当下电子档案已经成为了大学档案管理中的重要方式，给学校带来许多便利的同时，也存在着许多的问题，主要有以下几个方面。

（一）电子档案本身存在的问题

虽然电子档案运用使得学校的档案管理更加的方便，快捷。但是由于当下网络技术的不断发展，网络安全问题也随处可见。一旦网络方面出现问题，电子档案中的信息就会被盗取，就会泄露大量的学生信息，对于学生造成一定的伤害。对于学校也会造成很大的损失[4]。传统的纸质档案出现问题，容易被人发现，并且容易修改，但是电子档案中如果出现错误，就会影响之后所有的数据，并且这一错误还不容易被人发现。如果工作人员工作不仔细，就很容易造成数据方面的错误，这也会造成严重的后果，会影响学校的整体工作以及学生的信息安全。

（二）制度管理方面的问题

很多大学在档案管理制度方面存在着许多的问题。由于传统的档案管理方式对于工作人员的专业水平要求比较低，所以很多高校在换成电子档案管理方式之后，对于工作人员的专业水平要求就是和之前一样，没有达到很高的重视程度。很多大学管理人员对于自己的职责不清楚，没有经过专业的培训，对于档案的整理内容也不够清楚，从而使得许多的内容有重复，缺漏的现象，直接的导致了工作效率的下降和工作质量的下降。还有一方面的问题是学校对于大学生档案管理不够重视，许多的管理人员工作情绪懈怠，导致管理工作中会出现各种问题，影响学生信息的录入和传递。

五、大学档案管理的改进措施和策略

电子信息档案管理方式虽然相较于传统的档案管理模式有很大的方便之处，但与此同时，它也存在着许多的问题，如果不加强改进，会对学校的档案管理造成很多的问题，不利于学校整体的工作质量的提高。

（一）不断提高电子档案的安全

大学档案中包含学生许多隐私的信息，所以学校对于学生档案有一定的责任，要保护好学生的档案信息。但是网络安全问题处处可见，所以要不断的加强电子档案的设备以及网络安全，对于存储电子档案的计算机，要做到安全的保证。电子档案存储，计算机不能够再作为其他的设备使用，以免造成数据的丢失，并且对于计算机设备要定期的进行检查，保证数据能够安全，准确。一旦出现数据损坏，要使用备份的数据一，防止造成严重的损失。要通过各种网络防火墙等安全措施来加强网络安全的管理，避免数据出现泄漏的问题。

（二）规范管理流程

档案管理工作的流程十分的复杂，所以学校的档案管理工作人员要严格按照操作流程进行，设立专门的监督机构对于工作人员的工作进行及时的检查，从而保证信息的安全性。不断的规范管理的流程能够防止工作人员在工作中出现失误，如果出现失误，也尽可能的及时发现并迅速改正，从而不影响后面的工作进度，保证整体的工作效率和工作质量。对于工作人员的专业技能也要不断的培养，不断地提高工作人员的综合水平和素质，只有这样才能够保证管理制度更加的完善，才能够促进大学档案管理的工作开展。

（三）不断地培养工作人员的综合水平

学校档案管理人员对于学生信息担任着重要的责任。学校要不断的提高工作人员的素质，对于工作人员进行定期的思想教育培训，提高他们对于档案管理重要性的认识，从而让他们具备良好的政治素养，明白自己的职责。在工作中才能够不断地发挥自己的作用，才能够更加的仔细认真。

六、总结

总而言之，大学生档案对于大学生的工作和生活尤为的重要。所以对于大学生的档案高校应该严加的管理，并提高重视。随着信息化时代的来临，电子档案越来越被广泛的应用，但是其中也存在着许多的问题，学校要采取更加适合的措施和方法，避免这些问题的出现，从而保证档案信息的安全性，只有这样才能够不断地提高学校的管理质量，加强学校的建设。

【参考文献】

[1]侯艳琼.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[J].办公室业务,2012(11):91-92.

[2]吉顺霞.电子档案管理在高职院校的应用分析[J].办公室业务,2014(7):122-123.

[3]葛清梅.电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[J].黑龙江史志,2015(3):85.

[4]秦美峰.新时期高职院校电子档案整合管理路径探究[J].黑龙江教育(高教研究与评估),2013(8):89-90.

作者:彭峻松 单位:岳阳广播电视大学