科技项目中电子档案管理的应用

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随着现代农业科技创新与新思维、新技术、新成果、新产品的不断涌现，农业产业升级与信息技术管理要求不断提升与大数据的规模化应用，农业科技项目电子档案管理与应用，在我国农业农村呈加速趋势。由此，建设现代农业科研电子档案管理系统，以保证更有效、及时、动态完整的收集管理传输与应用各类农业科研文本资料的档案信息，实现农村科研档案数字化、信息化管理尤为必要。农业农村和农业科技发展在新形势下，务实地做好电子档案管理，更有效地服务于农业科研工作，值得进一步思考和探索。

1农业科技项目应用电子文件档案管理系统的实现意义和必要性

在农业与科技共同发展的大好形势下，农业科技项目倍增，需要定期归档管理的科研材料呈现爆发式增长。由此，农业科技归档的档案呈多元化、数量级增长态势，档案管理工作更需完善。农村科研档案管理机制尚不健全，传统管理系统已无法满足科技创新时代档案管理的需求。电子档案管理应用在现代农业科技生产中，为农业生产、科技创新提供了科学可靠的原始信息资源，并为现代农业科研项目提供了科学可靠的信息基础服务依据。建立农业科研档案电子管理模式，运用新的方法、新的思维，适应发展要求，以便更好的为现代化农业科技发展提供精准服务。

2农业科技项目电子文件档案管理系统的实现与完善

2.1加速提升对农业科技项目电子文档管理系统的功能认知。现代农业对信息和大数据的依赖越来越强，电子档案作为数字化信息技术的产物，在实际应用中有别于其传统的档案管理，其功能作用主要体现在以下方面。通信传输。通信传输功能是电子化档案管理系统中重要的功能之一，即将电子档案系统在不同地区的农业部门和科研单位之间点对点地进行数据交换。复制功能。电子档案的复制功能，有助于及时、准确地进行资料信息数据的传递，向需求单位和个人提供真实准确的资料数据以及科学报告等。直接使用。电子档案作为数字信息，服务于农业科技工作者，可以在文件档案数据库中直接、快速、便捷地查询所需信息。

2.2对农业科技项目电子档案管理系统展开系统性的管理工作。确保信息资源的完整性和真实性。针对需要长期存储的农业科技项目信息资源，能夠实现分类存储管理、分类筛选查询。确保了信息资源数据源文件的完整性和真实。实现信息资源的分类管理与数据筛选。对于重点农业科研项目，电子文档管理系统可以对农业科研项目进行项目分类，规范管理。农业科技人员可以根据研究项目需要，查询筛选所需源文件和数据，实现系统保护功能。在电子文档系统生命周期内，有效有序展开文档管理工作，存储科技项目管理规划，确保每一个重点科研项目在实施环节中，存储管理其原始的信息资源，为农业科技项目提供必要的长效管理档案。对于需要长期应用与存储的文件档案信息，则要制定对应的管理措施与保护预案。

2.3农业科技项目电子文档管理系统应用的不足。应用农业科技项目电子文档管理系统，依据电子文档管理工作的特点，可以展开针对性的管理，能夠有效提升管理水平和管理效率。管理软件既是电子文档相关管理制度、标准、方法的执行者，又是电子文件管理活动的承担者，它是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。目前，农业科技项目中的电子软件在电子档案管理还有诸多需要加以完善的技术内涵。如电子文件管理，尚缺乏应用技术标准与管理规范，没有规范统一的电子文档管理流程、操作指南；文本档案分类不很明确精准，查找繁琐；档案缺乏生命周期管理，其时效性、借阅效率差；电子档案的元数据管理以及档案保存的环境直接影响着档案的安全性。在实际应用中，需要针对性地采取相应的防范措施，确保电子挡案管理系统应用的可靠性和安全性。

3加強农业科技项目电子管理的人才建设

当前，农业农村尤其缺乏专职农业科技项目管理人员，农业科技项目管理工作滞后，严重影响农业科技档案的归档效率以及相关服务质量，无法有效提升档案利用价值。在工作实践中，笔者认为档案人才队伍建设落后是制约电子档案管理系统加快提速应用的主要因素之一。管理人员配备不到位、人员身兼数职、频繁流动，既懂档案又懂信息技术的复合型人才紧缺等。文档管理一直沿袭传统方式，相关管理信息系统的低水平重复开发应用，限制了电子文档归档和电子档案管理的工作建设。我们不能简单认为凡纸质档案管理人员，都能适应管理电子档案；也不能片面认为懂得计算机或者数字通信技术的工作人员，都可以管理电子档案，农业科技项目电子文档管理又有本身的特殊性。为了实现管理人员对农业科技项目的电子文件管理、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行有效管理，必须首先从队伍建设抓起，应给予人才选拔以公平竞争的环境，以充分调动管理人员的主观能动性和创造性。其次，在目前纸质文档与电子文档管理相互交接使用过程中，应当对现有从事农业科技项目电子文档管理人员进行有关的电子档案管理相关专业知识的培训。

4智慧农业将赋予农业科技电子档案管理新动能

智慧农业在大数据的驱动之下，农业科研中的原始数据当应得到科学的归档和再次加以利用，并需对农业专业数据进行科学归类，加强对原始数据的提炼和整合；强化对数据的及时补充和更新，提高信息的准确性；改变数据存储模式，提高农业专业数据的处理效率；充分利用信息共享系统，降低信息传递成本，是大数据时代做好农业专业数据归档与利用的有效途径。例如：农业无人机不仅可以使用热能，通过多光谱和高光谱技术向农民告知土壤状况，而且还可以检测到杂草感染和病虫害造成的农田土壤状况。进而根据这些数据，农民就可以准确地选择防治病虫害的药物。根据现代农业市场的变化，可利用多种独创的信息处理技术对农业市场海量的数据进行采集、整理、归档、分析、存储、传递，为农业客户提供信息服务。依托大数据技术广泛推动农业发展，需要科技、涉农企业、大数据企业和农业生产经营主体多方合力，共同推进农业大数据的示范与推广。要将大数据与农业科技更好的结合，应首先加强大数据的基础设施建设。电子档案数据信息将成为农业决策的好参谋。在农业科技项目电子档案管理系统中，要尽可能保存各类涉农业数据档案的完整性，以供农资企业合理调配生产，并针对性的制定各区域各类品种的农资解决方案，为有关部门提供档案资信支持，服务涉农企业、大数据企业，构建起以品种或以区域为中心的农业大数据平台。归集在农业上下游的农资销售、农业生产、农产品流通中的各类数据以及与农业关联的土地流转、气象、土壤、水文等多种数据，也能大规模积累相关数据。在农业大数据环境下，农业科技项目电子档案管理系统文件归档，将从电子文件扩展到专业数据，不仅是归档文件外延的扩张，更是对电子信息档案价值认识的升级拓展。对于科研一线，在实践中的数据管理，必须充分发挥农业科技电子档案管理系统的功能，并展现其多重性，而智慧农业将赋予农业科技电子档案管理以新动能。

作者:钟琳 单位:四川省机电排灌管理总站