论纸质档案和电子档案并存必要性
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摘要：随着信息化的发展，档案管理也得到了相应的发展，实现纸质档案和电子档案的并存已经成为必然趋势。因此本文即对纸质档案和电子档案并存发展的必要性、存在的问题以及解决措施进行分析和探究。
关键词：纸质档案；电子档案；并存；必要性
电子档案的产生对档案管理带来了很大的便利，但是电子档案并不能完全取代纸质档案的作用，因此实现纸质档案和电子档案的并存发展是档案管理部门的重要工作任务。
一、纸质档案和电子档案并存的必要性
（一）纸质档案的利用效率低。由于纸质档案的形成和收集时间较长，需要经历多个繁琐的程序才能完成，所以纸质档案的归档效率较底。此外，纸质档案的查阅也较为繁琐，档案管理人员需要在众多资料中查找相应的档案文档，查找时间长，耗费人力多。而且纸质档案一般提供现场查阅，要外借需要经过严格的审批，所以利用效率并不高。而电子档案的收集便捷高效，可以通过相应的系统自动生成档案，档案信息也可以通过管理平台及时更新，进一步确保了档案信息的真实性。用户可以在相应的档案信息平台上查阅所需信息，只要相应的账号登陆就可以随时查阅，不会受到时间和空间的限制，有利于提高档案信息的利用价值。
（二）纸质档案无法被电子档案完全取代。在信息时代背景下，电子档案虽然能够给档案管理带来很大的便利，但是依然无法取代纸质档案，因为电子档案在管理中依然存在一些不足。第一，电子档案的稳定性不高，因为电子档案的收集和查阅都需要电子设备的帮助，所以对电子设备的依赖性是很高的，一旦电子设备出现问题，就会影响电子档案的管理。此外，如果电子档案在管理中受到破坏，导致电子档案无法还原，会直接影响到档案管理的质量，并造成巨大的损失。第二，电子档案虽然具有很强的便利性，储存量大，查阅方便，但是依然是无法取代纸质档案的原始作用。因为纸质档案具有很强的原始性，是可以作为具有法律效力的原始凭证，部分高级保密的资料，必须要采用纸质版资料归档，不能采用电子版档案进行管理。第三，电子档案的发展需要大量的资金支持，因为电子档案系统的开发和维护都需要大量的资金和设备，还需要进行人员的培训。而纸质档案管理模式，由于发展时间较长，所以具有较为成熟的管理体系，无需花费较多的人力和物力即可进行。
二、纸质档案和电子档案并存发展存在的问题
（一）缺乏对纸质档案和电子档案统筹管理的认识。纸质档案和电子档案都具有各自的优缺点，因此两者并存发展是非常有必要的，但是在并存发展中也存在着相关的问题。首先，许多档案管理人员缺乏对纸质档案和电子档案的统筹管理认识。在信息时代背景下，由于电子档案的便利性，许多档案管理人员都倾向于使用电子档案，因为电子档案的信息收集难度低、使用方便，但是许多部门依然存在着许多纸质档案，所以就形成了纸质档案和电子档案并存的现象，但是由于缺乏良好的并存管理意识，也缺乏完善的分类管理制度，导致纸质档案和电子档案的管理较为混乱
（二）缺乏良好的管理应用意识。随着信息技术的发展，当前许多纸质档案逐渐被电子档案所取代，但是由于受到传统思想的影响以及地域发展的差异，导致部分地区依然重视纸质档案的发展，缺乏对电子档案的认识，也没有认识到纸质档案向电子档案的转化趋势，进而缺乏完善的管理制度，从而影响档案管理的质量。在实际工作中，部分档案管理人员依然没有认识到档案管理的重要性，缺乏创新升级的意识，依然采用传统的管理理念和管理方法，没有对档案进行分类管理，不仅无法保证纸质档案的管理质量，也没有实现电子档案的管理，导致整体的档案管理比较混乱，无法满足当前的档案管理的发展需求。虽然部分部门已经认识到电子档案的重要性，但由于过于重视电子档案管理而忽略了纸质档案管理，导致两者不能并存发展，无法有效地保证档案管理的质量。
三、纸质档案和电子档案并存发展的措施
（一）建立完善的档案管理制度。要促进纸质档案和电子档案的并存发展，必须要建立完善的管理制度，借助制度来规范档案管理的行为，进一步提升档案管理的科学性。由于电子档案是随着信息技术发展所产生的，发展时间并不长，所以档案管理部门要制定电子档案管理制度明确电子档案的归档格式，制定电子档案的著录标准明确电子档案转换格式的标准，切实发挥好制度的指导作用，提高电子档案的管理质量。
（二）加强对相关理论的研究。随着信息技术的发展，电子档案是必然的产物，电子档案的产生对档案管理带来了很大的影响。所以作为档案管理人员，应加强对电子档案的理论研究，深刻认识电子档案的产生背景，认识电子档案的发展特点以及现状，进而分析存在的问题，并结合实际制定相应的措施。档案管理人员要结合电子档案管理存在的问题来制定管理制度，做好电子档案的科学管理。还要正确地认识到电子档案和纸质档案之间存在的差别，重视对两者的开发和利用，充分发挥档案的价值，实现电子档案和纸质档案的并存发展。
（三）提高两者的关联性。档案管理人员要提高纸质档案和电子档案之间的关联性，实现同步归档，促进两者的并存发展。目前纸质档案和电子档案的并存还需要持续较长一段时间，所以实现两者的同步发展十分重要。之所以要进行档案信息的归档和管理，不仅是为了存储具有重要价值的信息，也是为了实现信息的高效共享。纸质档案所具有的原始凭证作用是电子档案无法取代的，但是纸质档案的查阅利用效率较低，因此加强纸质档案向电子档案的转换十分重要。在日常工作中，档案管理人员要借助各种电子设备，比如扫描仪、照相机等设备将纸质档案转化为电子档案，并上传到档案管理系统，提高档案的查阅效率。此外，电子档案虽然储存方便，但是容易出现丢失，因此为了确保重要档案的安全，则需要将电子档案转为纸质档案进行同步保管，减少档案丢失造成的不便。
（四）加强档案保管设施的建设。纸质档案和电子档案的管理都需要借助一定的基础设备，因此加强对档案保管设施的建设十分重要。一般情况下，纸质档案需要较大的储存空间，对空间的环境要求比较高，所以档案管理部门要加强对档案室的扩建，保证能够容纳不断增多的纸质档案。此外，还要加强对档案室的环境控制，特别是温度和湿度的控制，减少环境因素对纸质档案造成的影响，保证档案的安全性。电子档案虽然不需要占用大量的空间，但是电子档案需要借助电子设备开展工作，所以对储存设备以及电子设备的要求非常高，档案管理要定期做好电子设备的检查和维护工作，保证电子档案的安全。电子档案在管理中还容易受到病毒和黑客的入侵，进而造成档案的丢失，所以还要定期做好电脑的安全维护，避免档案信息系统受到黑客或者病毒的入侵，有效地保证电子档案的安全。总而言之，纸质档案和电子档案并存发展是时代发展的需求，因此档案管理部门要做好两者协同发展工作，及时更新管理观念，完善管理制度，做好管理设施的建设，全面保证档案的安全，充分发挥出档案的重要价值。
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作者:武韶佳 单位:长治医学院
