计算机技术在电子档案管理中应用

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摘要：档案不单是数据资料的载体，还是人类知识、技术和文化进步的见证。在信息技术不发达的年代，数据资料大多以人工记录在纸质文件上，对纸质档案进行收集和管理。随着计算机信息技术的蓬勃发展，收集、记录档案信息的方式逐渐走向数据化，纸质档案逐渐淡出历史舞台。基于此，以计算机技术在现代档案管理应用中的实际意义为文章开篇，文章结合计算机技术在档案管理应用中存在的不足，继而对现代档案管理中如何更好地运用计算机技术进行深入探讨研究。

关键词：计算机技术；电子档案；管理应用

0引言

档案之于企业或者任何机关单位来说，都是历史变化的记录者，亦是对一路走来发展经验的总结者，因而对企业有着举足轻重的意义。企业可以以档案信息为基础，规划更加适合自身发展的蓝图，进而带来更好的效益。传统纸质档案占用空间较大，且容易出现丢失、不易查阅等问题。在现代社会，其在功能上已经无法匹配现代经济模式。在信息技术的带动下，新兴的电子档案逐渐替代了纸质档案，并且凭借其智能化优势弥补了纸质档案的短板。电子档案有利于企业管理，并且大大提升了准确性和质量，减缓了档案管理人员的工作压力，提升了工作效率。

1计算机技术在现代档案管理应用中的实际意义

1.1档案管理运用计算机技术可保障自身科学化发展

首先，在档案信息管理过程中，运用计算机技术可以使档案管理工作更加规范且在解放劳动力的基础上实现自动化配置，并大大提升管理效率。其次，计算机能够对大量繁杂的档案数据进行快速统筹和整合，并按照类别进行划分，避免了因人工归类失误造成工作效率低下的问题。计算机在整合分类的过程中，按照固定分类标准进行归置，能极大地减少人工操作失误，有效提升工作质量和速度，杜绝基本错误的发生[1]。档案管理作为社会生活中不可或缺的材料，对各行各业都会产生影响，利用计算机技术可以将档案工作化繁为简，并且能够最大程度优化各类型档案，使其变得条理清晰，一目了然，大大强化档案管理工作的安全性和高效性。

1.2计算机技术可强化档案管理信息利用率

传统档案内容多以纸张为载体，无论是查询还是整理都比较困难，尤其是纸质类型档案，只能通过手动查阅才能获取信息，而现代社会讲究信息共享和办事效率，这种类型的档案无法良好地适应现代社会高效率工作的需求，综合利用率逐渐降低。计算机技术能够在网络覆盖要求下实时获取档案资源，没有时间和空间的具体限制，可有效提升档案信息的利用率。这样的方式不但能保障档案内容的真实性，还能有效提升档案管理的整体水平。在信息技术广泛应用的大环境下，计算机技术还能将档案信息上传至云空间，强化资源合理配置，节约管理成本。

2计算机技术在档案管理应用中存在的不足

2.1计算机技术应用扇面有待扩展

经过多年发展，计算机技术的应用日益广泛，但是在档案管理领域还存在部分问题亟待解决。目前，大部分档案管理工作人员对于计算机技术掌握得还不够熟练，只是将其看作为一种辅助工具，主要的功能是为自身减轻工作压力和负担，所以计算机技术专业能力存在局限。计算机诸多功能没有得到充分应用，其最大的优势还没有完全展现出来[2]。另外，部分人认为档案只是一种形式化的数据信息，只被用于记录以往发生的事件，实际作用不大，所以针对档案管理方面的计算机应用开发不够深入，导致在档案管理中计算机技术发展速度对比其他行业较慢。

2.2档案管理人员素养有待提升

在针对信息化电子档案建设的过程中，档案管理人员不仅需要能够熟练掌握专业的管理知识和技能，还必须对计算机技术有一定的了解和把握。在信息时代，电子档案管理需要配备高素质复合型人才，纵观我国档案管理行业，这种人才数量较少，而现状为专职档案管理人员的学历偏低，而非该专业下就职的工作人员又缺乏一定的计算机素养，以此造成了档案管理行业整体人员素质参差不齐的问题出现，而在搭建电子信息化数字档案过程中，需要对以往档案数据资源进行全部整合，因为档案管理人员数量的限制，造成档案管理工作流程不规范的现象，使得档案管理在计算机技术的加持下依然无法发挥绝大的能力优势。

2.3经费短缺

在利用计算机技术进行电子数字档案建设过程中，必须具备充分的资金支持，因为无论是前期的设备采买还是中期的系统开发，均需要大量的资金做后备，为了能够最大化地提升数字档案建设的整体质量，将其储备配置调节至最高，免去后期储存不足的后顾之忧[3]。但是在实际工作中，受到地方政府或者企业财务上经费的限制，领导层面侧重认知等诸多方面因素的限制，使得各档案部门因经费不足导致计算机信息技术无法完成全新配置的尴尬。

3现代档案管理中应用计算机技术的探索

3.1建立明确的硬性档案管理制度

为了强化计算机技术在现代电子档案中的应用水平，必须要建立完善且合理的管理制度。在开展档案管理工作的过程中，对管理人员的要求必须全面升级，杜绝以往散漫随意的工作态度。不仅要提升档案管理人员对管理知识的掌握程度，还要加强其对计算机档案管理系统的运用，掌握信息化档案管理软件的处理方式，保障档案管理不断创新升级，带动电子档案计算机技术获得跨越式发展。另外，还要强化组织协调和管理水平，各部门之间要在工作上实现资源联合共享，但是于个人工作职责上要分工明确，以此帮助档案工作开展得更加顺利。

3.2强化计算机技术软硬件的设备建设

计算机技术下的软件和硬件是实现现代电子档案管理模式的主要媒介，是应用实践过程中，有关单位必须在该项技术下才能提升电子档案的使用效率，实现电子档案的现代化技术管理[4]。首先，在硬件方面，档案部门需要将计算机技术看作实现档案信息化管理的平台和途径，以此完成全新网络生态环境下基础设施的配备，网络化的信息传输功能和数字化的数据处理整合基础是现代电子档案管理建设的核心，而日后的档案管理工作，从数据的采集到录入归纳，均是通过这两项技术配合完成实施。在软件建设方面，通过搭建档案部门的局域网络来联合其他所有网络的端口，可实现档案信息资源共享的要求，必要时还可应用新技术进行档案管理。

3.3提升档案管理工作人员素质

当前，计算机作用于档案管理之上给人印象最为深刻的便是对数据运算方面超强的处理能力，其为档案管理工作搭建了一条科学又先进的检索通道，而如何将着这种应用技术能力再度作用到管理之上，其中支配计算机技术工作人员的职业素养决定了其能够真正为档案管理带来革命性的改变。提升工作人员的职业素养是实现现代化档案管理的第一步，扎实的管理理念和计算机应用知识以及娴熟的操作技巧成为档案管理工作人员的基本考核指标。无论在管理上还是技术应用上，都应该针对员工专业知识的薄弱环节进行强化培训，秉持以人为本的理念，结合实践应用，在定期培训中提升档案管理工作人员的整体素养和服务意识，配合计算机技术将档案管理工作做到最好。

3.4增加资金和人力的投入

各级领导应该充分认识到档案管理的重要性，并将优化档案管理现代化建设提上日程，并将其列为重点规划项目中。而各级档案部门要积极开发相关技术资源，使得档案管理可以发挥出最大优势，实现经济和效益上的增收，用成绩可以取得各上级领导对于档案管理现代化建设资金上的投入和支持。对于档案管理部门人力资源不足的问题，可以采用如下解决办法：第一，着重培养已有的工作人员，改变知识基础较弱的现状，打造档案管理工作专业队伍[5]。第二，在福利待遇和政策待遇双重的引导下，积极招聘计算机专业人才，增大档案数据管理的专业优势。

4结语

总而言之，目前档案管理工作已经在计算机技术的应用引领下走向现代化道路，尽管还存在些许问题，和预想的标准还相差甚远，但是相信档案管理部门从实际出发，加强在理论和实践方面的探索，便可为档案管理工作造就一个美好的发展空间。

[参考文献]

[1]甘璐.基于数据挖掘技术的档案馆信息快速分析算法研究[J].现代电子技术，2019（7）：32-34.

[2]拾祎春.计算机辅助技术在化工设计中的应用—评《计算机辅助化工设计案例分析》[J].合成树脂及塑料，2019（5）：116.

[3]余坤，朱泽民.计算机网络技术在水利工程管理中的应用—评《现代水利水电工程项目管理理论与实务》[J].人民黄河，2019（9）：178.

[4]李芳.电子档案与纸质档案的对比研究—评《档案管理实务》[J].中国造纸，2020（3）：111-112.

[5]秦彩宁.计算机技术在植物保护中的应用—评《现代植物保护信息技术实验》[J].植物保护，2020（1）：296.

作者:蹇岚 单位:吉林交通职业技术学院