流动人员档案监管革新刍议

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本文作者：张姣作者单位：铜仁职业技术学院人文社科系

管理方法、手段创新

目前，人才流动服务机构对流动人员人事档案管理的方法与手段陈旧、落后，仍以传统手工操作和管理纸质实体为主,劳动强度大，工作效率低。不少人才流动服务机构仅仅充当档案保管员角色，局限于人事档案的接收、保管及有限利用，档案内容不能得到及时、有效的补充与更新。因此，要提高档案工作效率，为社会、公众提供优质的档案信息服务，就必须与时俱进,摒弃过去单一的手工操作方法，发挥档案管理主体作用，充分利用计算机辅助管理和现代信息技术，建立流动人员人事档案信息库，集收集、整理、鉴定、保管、利用及补充、更新等工作于一身。同时，还应结合流动人员人事档案管理工作特点与社会利用需求，建立科学的检索工具,努力开发档案信息管理软件,将不属于保密范畴和或不具有知识产权的那部分人事档案信息实行网络化公开服务。此外，还应充分调动和发挥档案人员的积极性与创造性，积极主动开发档案信息潜在资源，为社会、企业（单位组织）及公众提供更广泛的利用。

思想观念创新

《流动人员人事档案管理暂行规定》第四条和第十九条关于人才流动服务机构的性质和服务宗旨的界定，说明人才流动服务机构本身具有一定商业色彩，对流动人员人事档案享有独特的管理权限。加之受“多头管理”和“重收费、轻管理”等思想的影响，人事档案的接收、转移及利用手续相当烦琐：一般须持有离职单位的证明、接收单位的证明、人事档案保管机构的相关证明等才可转移、利用有关档案。这就为某些单位垄断人才，限制个人自由发展，防止人才流失，提供了借口和特权。同时也导致了大量“弃档族“和”死档案“的形成，使得人们对人事档案管理部门的工作与服务质量失去了信心，对人事档案的可信程度、完整程度产生了怀疑，从而弱化了对人事档案的重视。因此，面对广泛而急剧的人才流动，我们要转变观念、简化手续、健全管理制度，以维护人事档案的完整与安全，杜绝人才垄断或不经专门渠道或机要通道而由个人携带人事档案的错误行为，减少人事档案被篡改、伪造、损毁，甚至被遗弃的可能。同时，要加快改革步伐，建设社会化服务型的人事档案保管中心，引进西方CRM管理理念[2]，并将其运用到为社会公众服务领域,凝成“公众关系管理理念指导我们的工作实践。亦即建立以委托者为中心的人事档案补充、完善、更新管理服务网络，委托者凭身份证可以通过人才交流机构网站查询有关的档案法律法规、政策,组织活动及个人基本信息（包括档案的补充、更新、缴费等）。企业组织、个人与人才交流中心都要顺应时展潮流，及时更新观念，建立良好的联系，互通有无，以维护人事档案的完整性、真实性、动态性及内容的丰富性。

技术、服务创新

多数人才交流服务机构以保管档案实体为主，对流动人员人事档案信息资源的开发利用甚少。尤其是流动人员人事档案的补充与完善工作基本还是零起点。[3]因此,要加强专业技术和服务创新,将效益与服务统筹结合。

（一）要加快网络化、电子化、信息化建设，建立和完善信息管理体制。成立专门负责信息收集、处理、、管理的信息部门，使档案信息能够及时、准确的得到全面收集处理和充分提供利用,提高人事档案服务的社会效益。

（二）建立合理的收费制度，包括档案转移或移交手续费、保管费及咨询服务费等。建立定期鉴定和催缴制度，派专人负责。可参照某些部门的收费方法，对流动人员档案保管费可采用由公司定期缴纳或公司代为收取的方式。对于那些待业或失业人员的档案，保管费可凭其待业或失业证明，适当给予减免。而对于有支付能力却没有按时缴纳的可先通过邮件或电话方式及时催缴，逾期不缴者可视具体情况收取一定的滞纳金，科学、合理地挖掘档案的经济效益。

（三）国家及地方政府部门应加大对流动人员人事档案管理的投入，加强基础设施建设和专业、技术人才培养，减轻人才交流中心的经济压力，使人才交流中心由商业性向社会公共服务性转变。

（四）对流动人员人事档案定期进行检查，确认并及时对档案进行补充、完善，防止档案中断，为档案委托者提供良好的、全面的、优质的社会化服务。

档案教育创新

《流动人员人事档案管理暂行规定》要求：流动人员人事档案管理应由专人负责,应具备专业知识。[4]但事实上多数人才交流机构流动人员的人事档案多由行政人员兼职/专职管理，个别的专业人员也是术而不精，缺乏扎实的档案专业基础和管理、操作技能等知识，档案工作人员的综合素质普遍较低。在人才流动加剧的今天，面对不断进步、日益开放和日趋透明的社会，必须提高档案人员的综合素质，以适应信息社会发展的需要。[5]因此，除对档案工作人员进行必要的专业知识、管理技巧、手段等方面的专门教育与培训外，还可汲取西方档案教育的先进经验，以培养档案实用型人才为出发点，结合实践，开设档案专业技能培训班、技术知识讲座，开展经验交流座谈会或实地调研等活动，提高档案管理人员的专业综合素质和管理技术水平，保证档案材料及时更新，维护档案的完整、准确与安全，促进人事档案管理的全面、规范发展，使我国流动人员人事档案建设队伍朝着更加完备、更加规范、更加专业、更加创新、更加民主的领域持续发展。

总之，现代信息技术在不断更新和发展，未来社会将是一个不断开放、日益规范和持续发展的社会，流动人员人事档案管理也必将朝着规范化、创新化、信息化轨道持续发展。因此，要改变流动人员人事档案被遗弃或变成“死档案”的命运，就必须立足于“以人为本”,不断创新，与时俱进，使流动人员人事档案服务机构与档案管理人员从传统保管员的角色中脱离出来，向现代化服务型主体转变。以“服务社会公众”为宗旨，利用现代先进信息技术，努力开发档案信息资源，树立良好服务形象，积极主动为社会、为公众提供优质的服务，提高人事档案的准确度、诚信度、被重视度与利用效率，促进流动人员人事档案管理规范、稳定、持续发展。