大学人事档案功能意义思索
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本文作者：郭怀珍作者单位：西安科技大学档案馆
高校人事档案作为党和国家人事干部工作中不可缺少的一部分，是贯彻党的干部路线、方针、政策，做好人事干部动作的基本条件之一，它有如下重要作用:
1、人事档案是组织、人事管理部门任免的重要工具
在我们党和国家的建设事业中，需要千千万万具有各种各样专业特长的人才，而这些人才的产生，要靠组织人事部门推荐，在选拔推荐时不是凭主观想象，而要进行全面考察，人事档案便是组织、人事部门对干部进行全面考察不可缺少的重要工具。
2、人事档案是“选贤举能”的重要依据
在选拔担负一定领导责任的各级领导干部时，不仅要考察所选干部人员的现实表现，还要考察他们的一贯表现。不仅要看他们的一时一事，更要看他们的全部历史和全部工作。这就不外乎要看干部的人事档案，借助于人事档案了解干部在各个时期的表现，如实填写“干部任免审批表”，经党委会研究讨论，依据个人档案记载而做出正确的决定。
3、人事档案是解决个人有关问题的直接信证
人事档案材料在形成过程中，都是经组织认可的，这些材料是解决它本人有关问题的证据。比如落实政策、解决工资待遇、职称评定、上报军衔、入党、以及离退休待遇问题、核实年龄、工龄、学历等，都要考察本人的人事档案，所以说人事档案是解决个人问题的直接信证。
4、人事档案是研究历史的宝贵材料
人事档案内容丰富，范围广泛，在政治、经济、文化、军事等方面，具有很高的史料价值。有不少人事档案是在战争年代极其艰苦的条件下形成并保存下来的，极其宝贵。这些史料，是研究和撰写历史传记的重要素材。这些材料为有关单位的组织史、党史、地方志、校史的研究和撰写提供了可靠的资料，充分显示了人事档案的利用价值。
目前影响高校人事档案建设与作用发挥的主要因素
1、思想观念僵化，创新意识较差
高校人事档案管理人员存在着僵化的思想观念，缺乏创新意识。
2、社会档案意识薄弱，依法治档力度还不够
由于高校长期受计划经济的束缚和生产力水平低下的影响，高校领导和教职员工没有档案意识，使人事档案工作得不到应有的支持、理解和重视。
3、高校人事档案管理人员专业水平和素质需要提高，队伍结构亟待调整
长期以来，有的高校档案馆(室)往往是老、弱、病、残的养尊处优之地，缺乏专业符合型研究人才。档案管理人员多是“半路出家”，大多数档案管理人员缺乏专业理论知识，学术研究、史料研究更是无从谈起，也缺乏计算机管理的基本能力。
4、机构设施和信息化管理落后
学校在人力，物力，财力上投入不足，目前，为数不少的高校档案馆(室)库房，办公室建筑简陋，办公条件差，空气污浊，“八防”设施不能到位，办公、阅档、库房未实现三分开，档案信息化建设及档案保护设备不全。
5、缺乏可以开发和利用的档案信息资源，缺乏档案学术研究成果
高校档案工作人员中难见著书立说者，档案理论研究成果及档案史料研究成果的数量甚少。
充分发挥高校人事档案作用的几点思考
要做好高校人事档案工作，充分发挥高校人事档案的作用，为高校的建设与发展服务，应该做好以下几个方面的工作。
1、建立健全档案管理工作制度
高校人事档案管理工作制度化是使人事档案信息完整的根本保证。由于领导和教职员工档案意识淡薄，对重要的档案材料没有足够的认识，致使一些重要的档案材料难以收集，这就需要建立人事档案管理工作制度，加强个人档案意识，使收集由被动转为主动，使人事档案更加充实、完善、健全。
2、增强档案管理意识，充分发挥人事档案的作用
人事档案作用发挥得怎样，首先取决于硬件条件和周围环境。其次，还取决于社会的档案意识。各级组织、人事或其他主管人事档案的领导干部及其管理人员，一定要增强档案意识，充分认识人事档案工作。1999年锦涛同志在全国档案工作暨表彰先进会议的讲话中指出:“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”
3、提高档案管理人员的素质和水平
人事档案工作具有重要性和保密性，所以在选拔人事档案管理人员时，一定要十分重视，要选贤举能，建设一支高素质的档案干部队伍。管理档案的目的是为了更好地利用档案，充分发挥它的作用。
4、加强和改进档案的信息收集
收集信息是档案工作的基础，只有先将记录档案人在各个时期形成的有关经历以及德、才、能、绩的材料完整准确的收集归档，人事档案信息资源才能得到充分的开发和利用，因此在收集人事档案信息时，不仅要主动上门，还应扩大收集范围，而且要对每一份材料进行鉴别、筛选，整理加工。
5、实现人事档案工作的现代化
随着我国高校教职工人员结构的多样化，传统的手工人事管理，已经不适应快速发展的高校规模，因此，高校人事管理的现代化、高效率已经事在必求。人事档案工作现代化是指:档案工作技术现代化;即是档案工作计算机化和档案存储微缩化;档案管理现代化，即是档案管理思想现代化;管理干部知识化，即建设一支具有现代化科学技术知识和业务知识的专业干部队伍。为此，高校应高起点、高速度地全面实施档案现代化管理，逐步实现人事档案社会化开放式管理模式。
总之，在高校人事档案管理工作中，只要做好以上几个方面，高校人事档案就会在我国高等教育事业的建设和发展中起到其应有的作用。
