医学大学档案监管讨论

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本文作者：孙洲作者单位：江苏省南通大学

人事档案管理制度存在但不健全，难落实到位。由于部分高校，在准入机制上就存在底线的降低，在重视程度上大打折扣，在管理人员的岗位职责的制定上模棱两可，显得很不明确。在档案管理的规章制度上，制定得不系统，一些院校在人事档案管理上，只存在相关的借阅制。部分高校制定了人事档案管理制度，也没有教学科研的规章制度完善和规范。没有规范的制定作保障，人事档案管理在工作中就会出现很难开展落实的境地，就会制约高校档案管理工作的长远、有序发展。

管理队伍需要充斥，人员配备急需解决。高校生源的扩招，这样高校的师资队伍也相应地在壮大，使得高校人事档案数量随着教职工人员的增多而增加，教职工的进档剧增，增大了高校档案管理工作量。由于重视度欠缺，专职人员配备不足，该具备的档案专业知识和技能不够，高校专项培训资金投入疲软。多数的高校还是存在人事档案管理人员兼职的现象，这就造成没有充足的时间和饱满的精力从事人事档案管理。最后的结果就出现高校人事档案滞后性，管理水平低下。对高校的长远发展产生不利影响。

档案保管硬件设施的安全性不达标。高校档案管理库房多与普通办公室无差别。安排的环境给档案在保管的安全性上带来很大的危险性，因为档案需要长期保留的，在这样的环境下容易受到高温和潮湿的损坏，给档案造成不必要的麻烦。门窗防盗措施欠缺，即使安置了防盗门，在光照和库房湿度上的注意也很欠缺，没有按照教育部2003-2007年下发的《教育振兴行动计划》规定配置档案安全保管的“八防”，使得档案保管安全性上无保障。

管理缺乏现代信息化。据调查，高校人事档案管理对象普遍还是纸质档案的实体管理。人员的增加带来工作上压力大。没用随着信息化发展，启用高校电子化人事档案。按照上级的要求，每所高校都为人事档案室配备了电脑，但是并没有很好地加以利用和用于工作上的改进。多数院校用来打印文档和目录使用较多。如果要进行本校人事信息检索查询，很繁琐，需要多人，翻阅大量的纸档案查询。在人事上出现信息排序筛选、汇总分类上，多数靠人工动笔动手地逐个查对，造成人力的浪费和时间上的浪费。可见在高校人事档案管理方面实施信息化管理，势在必行。具有高效的信息化管理，才能保证高校人事制度改革朝着纵深方向发展。

加强宣传力度，从上到下提高档案意识。从高校的主要负责人就要重视本校的人事档案管理工作，加强宣传的力度，在思想上，从上到下提高教职工的人事档案意识。赢得广大教职工在工作上给予支持和搞好协助工作。主管领导要切实率先垂范，对本校的档案管理的工作开展情况不定期进行询问，及时了解现实中存在的问题，并积极与学校主动沟通，求得最佳解决方案。在人员队伍的组织上，在制度上的建立和健全上给工作的开展以确实的保证。高校在人员配备上，在档案管理的专业度上给予保证，在档案管理的物力和财力上给予一定的倾斜，确保人事档案管理工作的正常运转和发展。加深档案管理意识，在高校的人才引进和晋升的制度改革中，积极协助学校提出决策意见，为学校的改革和发展提出可参考的、富具前瞻性的建议，增强高校人事档案管理的综合信息服务职能。为高校的稳步发展做出相应的贡献。

建立健全人事档案管理制度，贯彻落实到位。高校建立本校特色的人事档案管理制度，力争将本校的人事档案管理工作，发展为制度化和规范化。已经建立的制度，由于时展高校的扩招导致人数增多，在管理上难免出现新问题，这就需要认真研究《干部档案工作条例》，以人事档案管理略助力高校稳步发展为出发点，对已经形成的各项人事档案管理制度进行完善和修订。比如在教职工档案的接收上，对教师调动档案的传递上，对在校职工档案的安全保管上，在相关部门对高校职工人事档案的查阅与档案材料的收集上，在上级部门联查对人事档案管理的审核上等，分环节分步骤地做出详细的规定，使高校的档案管理工作有章可循，在真正地贯彻和落实中做到有章可依，使高校在管理上实现规范化。

保证人事档案管理人员素质，提高准入门槛。高校人事档案案管理人员专人化，确保归档、建档工作人员在时间和精力上的全身心地投入。由于人事档案管理具有较强的专业性和技术性。在人员准入上提高标准，确保工作人员素养到位并做好培训和考核。

充分利用现代化科技手段，实施人事档案信息化。精选适合本校档案信息管理的软件，更新系统，设置访问权限，使人事档案信息公开网络化。为提升高校发展服务。

医学高校人事档案管理急需人力资源信息系统的开发。由于医学高校与其附属医院联系紧密，一些学校编制的教师在医院上班，而这些教师平时的管理考核也在医院，这就需要我们在人事档案管理时要加强与附属医院人事科的联系和合作。随着医学高校的不断发展，学校人员编制类型也进一步细化，有教师编制、科研编制、党政管理编制和实验教学编制等。复杂的人员构成给人事档案管理带来挑战，急需开发医学高校人力资源信息系统来增强实践性。总之，高校人事档案管理意义深远，需要在管理层面上迅速转型，变实体档案为虚拟档案进行信息化和网络化管理，将档案管理者发展为高校信息管理员，助力高校健康稳步发展。