企业干部档案监管不足及策略

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本文作者：吕泽萍作者单位：山西省电力公司

干部人事档案管理不到位。一方面，新从事干部人事档案专兼职人员越来越多，档案管理水平参差不齐，亟待提高；另一方面，干部管理工作中主动查阅人事档案的意识淡漠，干部信息报送与查阅档案环节严重脱离干部人事档案记载的客观事实，责任意识较低，往往依赖于档案管理员或干部本人单方提供所需信息，尤其是后备干部的基本信息失真情况较多存在，干部管理工作亟需加强对人事档案信息真实准确性核查的力度。

对于这些问题，原因是多方面的。

制度落实不到位，管理不严格。干部管理基本信息核查制度在实际操作中执行性较差，填报干部信息时，一些填报人员不按要求查阅人事档案、不登记信息填报审核手续等。

思想认识不到位。在干部管理工作中，对待干部人事档案管理不同程度地存在着“用起来重要，抓起来次要，忙起来不要”的错误认识，思想认识不够到位。一方面领导重视不够，对干部档案管理工作的业务建设、机构设置、人员配备、库房建设、资金投入不重视、不研究、不解决，当作可有可无的工作。另一方面人员配备不到位。据调查，从事干部人事档案管理工作的一般都是兼职人员，配备专职人员的很少。这些兼职人员素质参差不齐，档案管理业务不精通，处理日常杂事比较多，无法集中精力做好档案管理工作，档案材料收集不齐全、不按时归档，甚至将干部交给的归档材料弄丢了等现象时有发生。

档案管理人员和干部本人责任感不强。责任心是做好干部档案管理工作的本质要求，也是对填报信息的干部本人的基本要求。有些档案管理人员既不注重档案材料的收集归档，也不按照业务规范整理档案，工作中怕麻烦，图简省，不严格执行规章制度，个别人思想素质较差，利用干部转业、调动等机会，为干部提供涂改档案的机会。有的干部在填写年龄时态度轻率，随意性较大。有的为了参军、招工、招干、农转非等，根据当时的需要，更改出生年月；有的到了中老年，为了推迟离退休时间，在填表时有意降低年龄，故而出现出生年月前后矛盾，档案年龄与实际年龄不相符合的情况。还有的出生年月的填写不规范，时而按公历填写，时而按农历填写，人为地造成出生年月不真实的情况。

坚决杜绝和查纠涂改现象，强化干部档案年龄管理，维护干部档案管理工作严肃性。干部组织部门要进一步加强自身管理，强化责任意识，严把“入口关”。严格执行上级组织部门关于档案管理的有关规定，把好最初建立干部档案的关键环节，对调入党群机关和新提拔的领导干部档案，进行严格的审查核对。同时要加强对信息填报人员、档案管理人员和干部本人的监督管理，坚决禁止涂改档案的现象发生。深入贯彻《档案法》、《干部档案工作条例》等法律法规，强化责任意识。发现干部档案管理中有涂改造假等情节严重的，有关责任人按《档案法》和干部档案管理的有关规定，给予相应处分。

加强干部档案的动态管理。从学校转递到企业的干部档案，是干部档案内容不断增长的起点和开端，从单纯地记录学习、社会实践、品德等方面的情况，到记录学历、职级、专技、工作岗位、收入、奖惩、政治面貌等方面的不断变化，干部档案将随着企业活动和人生经历的增多而逐渐加厚，干部档案内容也随着本人的阅历增加而不断丰富。要及时记录这每一点变化，定期更新干部履历表，及时搜集整理任免审批表、奖惩登记表、绩效考核表、岗位变动审批表、重大发明创造、重要管理成果等情况，凡是影响干部本人全貌并有保持价值的正式文件均应该收集整理进入干部档案。

提高思想认识，进一步建立干部人事档案及材料审核把关、材料接转、干部人事档案质量通报登记等档案管理机制。各级领导干部要自觉增强遵守干部人事档案工作纪律的自觉性，做维护和执行干部人事政策法规的模范。人事管理部门加强检查监督，对干部档案信息资源的信息化、规范化管理，严把“出口关”。抓住查阅和借阅干部档案是两个容易出现问题的环节，严格完善查借阅档案审批程序，除填写“查借阅干部档案审批表”外，还应制定“借阅干部档案登记表”，说明查借阅理由，由档案管理人员认真核对并填写档案卷数及“三龄二历”等重要信息，严格执行收集、转递、查档借档等制度，严禁私自或者允许他人涂改、抽取、伪造或销毁档案材料；对擅自涂改的不真实信息不予承认，并予以纠正。凡有涂改现象的干部档案，要进行彻底清查，尽快予以确认，特别混乱难以认定的，可以通过司法鉴定进行确认。严把材料归档关，材料归档必须履行严格的审查手续，及时发现和纠正干部人事档案内容失真的问题，确保档案内容真实可靠，维护干部人事档案工作的严肃性，建立起内容详实、准确可靠的人员信息库，并对干部信息适时更新，使干部信息及时得到维护，随时为人事管理工作提供最新最实的信息，提高服务质量和服务水平。

进一步建立健全制度，防止“假档案年龄”问题的发生。一是完善干部任前档案审核办法、干部档案接收标准、干部档案借阅制度等制度，逐步完善管理机制，充分发挥干部人事档案在坚持公道正派地选人用人方面的重要作用。把好干部档案材料入档关、鉴别归档关、干部档案查、借阅关。二是档案管理人员要严格执行干部人事档案管理规定，坚持原则，依法办事，维护干部人事档案的严肃性和真实性。三是定期对各单位档案管理人员及分管领导进行档案管理培训，传达档案管理的规章制度，解答档案管理中出现的各类问题。