略谈大学人事档案信息化

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业务流程分析与功能需求调研

（一）业务流程分析

1、信息的数字化：信息的数字化主要包括两个方面，一是现有馆藏档案信息的数字化，包括档案整理、扫描、图文信息编辑和目录信息录入等；二是现有业务执行的信息化，包括办公自动化，如通过扫描仪等形成数字文档，以及按照格式规范通过信息平台直接上传、录入档案信息。2、信息的规范整合：信息的规范整合首先需要有规范的格式规定；根据规范格式，各部门业务人员上传、录入档案信息后，平台自动将档案信息进行归类存档，形成方便查询、统计的信息库；专门的档案管理人员可对档案信息进行查询、浏览，对部分不符合规范的信息进行整理。3、信息的存储：档案处理人员在档案管理人员进行信息的初审和整理后，进一步进行信息的审核和修改，在确认无误后，添加入库信息，如存放地址等。4、信息的管理：档案库信息的管理包括基本信息修改、借阅、转档、销毁等内容，这些管理业务是交叉进行的，没有特定的流程，操作的对象也是统一存储格式的档案数据，但对于不同门类的档案数据而言，其档案数据的元数据格式和属性有所区别，平台需考虑各档案门类数据库之间的信息集成，以及本阶段与档案服务利用阶段档案信息的一致性。5、信息的利用：档案利用的操作对象是部分可以提取出来使用的档案材料，其目的是面向各业务部门和各干部，方便各部门和干部的档案信息借阅、查询，档案管理的相关信息，共享部分档案信息内容，档案信息消除等等。

（二）功能需求调研

对平台功能需求进行调研，调研对象包括以上五个阶段中涉及的用户：1、在信息的数字化阶段：主要是各业务部门管理人员，其主要需求依次为：提供简洁、友好的用户操作界面，清晰的图文格式规范，详细的操作说明，方便快捷的查询功能，用户的系统操作记录功能。2、在信息的规范整理阶段：主要面向专兼职档案管理人员，其需求依次为：提供自动化的档案信息归类（根据需求确定类别）功能，提供自动化的档案信息格式检查功能，档案管理公告功能，用户的系统操作记录功能。3、在信息的存储阶段：主要面向档案馆专职人员，其需求依次为：档案信息批量审核功能，方便快捷的查询、修改和统计功能，用户的系统操作记录功能。4、在信息的管理阶段：主要面向档案馆专职人员，其需求依次为：方便快捷的查询、修改和统计功能，部分类别档案信息的开放共享设置功能，档案信息的借阅记录与时间统计功能（类似图书馆借阅），用户的系统操作记录功能。5、在信息的利用阶段：主要面向各业务部门和各类干部，其需求依次为：档案管理公告与查看功能，可借阅档案查询功能，在线续借功能等。从以上五个环节的功能需求调研不难看出，档案的数字化上传，档案的自动归类与格式检查，档案的查询、修改与统计，档案的开放设置与共享，档案的借阅是最为核心的五类功能。

系统设计与实现

（一）系统设计理念

其一，是要实现信息的数字化。通过原有信息的数字化转换，办公自动化，信息化平台录入等来实现。其二，是要实现信息的规范化。通过平台的格式检查，信息的流程审核与修改，最终实现信息的规范化。其三，是要实现信息的集成化。通过平台的固定类别信息上传，自动归类，最终实现不同类别档案信息的集成。集成有两条主线：一是不同类别信息的集成，如干部信息根据行政类进行集成，供查询和统计；二是根据各个干部进行信息的集成。其四，是要实现信息资源共享与利用的最大化。通过干部人事档案信息化管理系统，实现公开的个人信息跨部门、跨类别的查询或借阅，实现最大范围的数字化共享，提高档案信息的利用率。

（二）系统功能架构设想

干部人事档案信息化管理系统可分为三个部分：前台门户、后台管理系统和数据库。1、前台门户。前台门户针对各个业务部门和干部，其功能模块有信息录入模块和信息利用模块。信息录入模块针对业务流程中的信息数字化，业务部门管理员可以通过前台门户上传和录入干部人事档案信息；同时，业务部门管理员和干部可通过门户查看人事档案管理公告、查询可借阅档案信息、在线借阅和续借等等。2、后台管理。后台管理系统包括3个主要模块：信息的规范整合模块、信息存储模块和信息管理模块，分别对应于业务流程中的信息规范整合、存储和管理。在信息规范整合模块中，平台可根据预设的文件格式规范，对前台门户中业务部门管理员上传的档案信息进行格式检查，若不符合则无法成功上传或录入；其次，档案管理员可对部分信息做灵活处理，审核、修改；信息审核通过后，平台将对档案信息进行自动归类。在信息存储模块中，档案管理员进一步对档案信息进行入库审核和入库信息的录入。在信息管理模块中，档案管理员将根据应用进一步对档案信息进行管理，可对档案信息进行修改、鉴定和统计，设置开放的档案资源、可借阅的档案资源，管理档案借阅记录。3、数据库。数据库信息包括两部分，一部分是档案信息，根据上文八类进行分类存储；其二是用户平台的访问日志信息，通过访问跟踪记录，方便用户查看个人操作记录，尤其是档案管理员对信息进行修改、编辑的跟踪记录，方便日后追索。干部人事档案信息化管理系统为干部人事档案管理提供了一个数字化、规范化、集成化和跨部门共享的信息平台，有利于保证信息的真实性、完整性、安全性和信息更新的及时性。平台只是工具，信息化的应用与实施、管理体制的建立、制定规范化的流程、专业化的干部人事档案管理队伍等同样重要。

本文作者：李妍作者单位：茂名职业技术学院