人事档案信息管理研究

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一、建立人事档案科学管理业务系统

1.建立人事档案工作管理系统。我们可根据所管理档案的情况、采用科学的分类与编号方法，建立人事档案管理信息库，实现编号、查找和批阅的计算机管理，并相应的查询通知单等，以减少档案工作人员的手工操作。

2.建立工资管理系统。工资变动涉及的面广，调资时依据的条件较多，如：任职文件、立功受奖、享受待遇文件资格证、正常升档表格等，我们可以编写通用工资管理系统，实现工资管理自动化，调资时只要我们输入待定的条件，便可迅速地查询出符合调资条件的人员，并逐个地计算出每个人的工资，并且自动作一些数字处理，如工龄工资随年份自动正常升档，效益补贴等自动增加等。

3.建立组织工作管理系统。利用此系统可掌握本系统、本单位内党员和党组的整体情况，包括党员的教育培训，党组织的建设、机构设置等，党费管理方面可打印出统计报表、党费清单和党费收缴单等。

4.建立人才交流信息系统。建立本系统、本单位人才信息库，用以掌握本系统、本单位内各类人才的供给需求情况，及时按要求向外提供人才和从外部引证所需人才等。

5.建立人员考察报告综合系统。一名员工的表现如何，主要是从他的德、能、勤、绩、廉等方面加以考察，并划分为若干个具体内容，并将具体内容分解成秘度不同的各种类型，针对具休内容的各个方面标以代码，只要提供准确的代码，计算机便可自动生成符合条件的资料，供干部人事部门的参考。

6.建立为领导提供计划性档案信息。人事档案工作人员要有超前意识，提供档案信息要站在领导的角度和高度来观察问题、分析问题，根据领导工作实际、现有人才资源信息，拿出相应的措施，有计划、有步骤地挖掘人才，使人才得到充分的利用。

7.建立工作文档管理系统。在日常人事工作中可以根据一定的分类标准，建立一个文件管理系统，包括文稿的产生时间、主要内容、保管期限等、需要时能快速地按要求提供不同时期、不同内容的文件资料。

二、建立人事档案网络的对策

人力资源信息是一个国家、地区、行业经济高速发展的必要前提，是社会进步的必要条件。针对我国人事档案网络滞后，计算机管理人事档案不成熟，缺乏一支既熟悉人事档案工作又精通计算机业务的专业队伍，人事档案部门网络意识淡漠的现状，应采取如下对策：

1.立足国情，从实际出发。作为信息社会的主要工具，计算机必须普及到每一个人事部门，更广泛具体地使用于人事信息管理与利用工作，取代大量重复性的手工操作。现代人力资源信息网络的建设需要大量投资，人事档案信息高速公路“在我国还不具备开通的条件”。网络建设要从实际出发，因地制宜，循序渐进，做到逐步扩大，逐步完善。

2.搞好建设，抓基础工作。人事档案整理、档号编制的规范化、人事档案数据库的建立，都是建网的条件。准备工作做得充分、细致、精湛，信息网的建设才能搞好。

3.必须实现人事档案标准化。在标准化方面要有各种严格的技术标准，要求做到各种数据库的设计一致或兼容，同时要求人事档案整理的标准化、著录的标准化、分类的标准化和档号编制的规范化。

4.搞好数据库的建设，实现网络化。数据在人事档案业务建设中是一项最费时、费工的工作。数据库的建立从一开始就要标准化。目前必须依照档案著录表、档案分类法、档案标引等标准来做。

5.加强队伍建设。现代人力资源信息网的建设需要有高素质、懂技术的人才来做，除档案学、计算机知识外，最起码应该懂得一些信息利用知识和信息经济学知识．不然的话，就会因为从业人员的素质不高而影响人事档案资源的有效利用。随着计算机技术的不断进步，计算机在人事信息管理中的应用也将不断发展、提高，它将越来越多地代替人工在人事信息管理中的工作，形成良好的发展趋势。

作者：奚亚娟单位：齐齐哈尔市铁锋区档案局