人事档案管理探究

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一、充实档案管理队伍，提高工作人员综合素质，培养复合型人才刻不容缓

随着干部人事制度改革的不断深化，整个社会信息化进程的不断加快，干部档案管理的手段、内容也随之进行相应的调整和变化，这就需要不断提高干部档案管理队伍的综合素质，做到年轻化、知识化、专业化，使档案管理工作既能继承和发扬老档案工作者的优良作风，又能根据工作的需要，与时俱进，开拓创新。但在实际工作中，干部人事档案管理由于不能产生直接经济和社会效益，在单位工作中得不到足够的重视，导致用人随意、档案管理人员流动性大且没有专职管理人员等现象，因此，提高档案工作人员的素质，建设一支高素质的档案管理干部队伍，成为我们现阶段档案管理工作的关键。一是提高人事档案管理人员政治思想觉悟，加强政治责任感、敏锐性和鉴别力；二是提高专业技术水平，培养“创造型、复合型、协作型”多素质人才；三是引入竞争机制，择优录取优秀人事档案管理人员；四是随着科技发展，将计算机网络技术融入人事档案管理中，利用数码技术、影像技术、条形码技术等先进科技，进一步提高人事档案管理效率和管理水平。

二、完善人事档案设备，实施规范整理

人事档案工作在员工薪资调整、绩效考核、招聘录用、员工升降、背景调查等方面起着重要作用，更能有效的规避人事风险，同时，个人档案仅此一份，没有备份并不可再生，万一折损或缺失就无法补救，因此，保持人事档案的完整性和安全性就显得尤为重要。因此，在平时的工作时，要严格执行《人事档案工作条例》和《人事档案管理工作制度》等规章制度，并根据人事档案存放要求，管理好人事档案库房、阅档室和办公室，并做到三室分开。要加大人事档案资金投入，完善人事档案设备，配齐空调、去湿机、温湿度计等基础设备，保持库房内的温湿度，并每天监测并填写库房温湿度记录。配备铁质档案柜和档案夹、装订打孔机等保管、整理人事档案的有关器械和物品。对收集来的需要归档的材料，及时进行归档。归档时严格按照《人事档案管理规范》和《档案收集整理归档制度》的有关规定，进行档案材料的鉴定和筛选，并把人事档案材料按属性进行归类、排列次序、编写目录、剪裁，最终装订成卷。档案材料要做到归类准确、手续齐全。作为档案管理人员，整理装订档案要做到：

1.对属于入档的材料依据性质属性进行分类，分类清晰，便于以后工作的查找利用。

2.对纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料要进行修补、裱糊或压平。对于尺寸较大的材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的前提下，进行剪裁或折叠；对过窄的材料，要根据档案规定尺寸进行加边扩充；对时间较久、较软的材料要在背面加页固定；对填写的材料中墨迹不太清晰的或字迹为蓝色或红色的，要进行手工临描或加页复印；未入档的档案材料上存在的钉书订等金属物要进行拆除等，保证加工质量。

3.对每类材料除四类和九类外按时间顺序进行排序，对四类和九类材料要按照材料性质进行再次分类，分类后的材料再按时间顺序进行排序，对排好顺序的材料再进行编号和编页。

4.按照分类顺序进行编写目录，目录要完全与材料顺序相对应，准确核对材料形成时间，份数和页数填写无误。

5.目录中类与类间留一定空间，便于以后增加材料时添加目录。经过整理后的干部人事档案分类清晰，目录完整，外观整齐，利于查找。

三、健全制度，强化人事档案规范化管理

一定的法律环境和强效的法律保护是档案管理所必须的，在档案的收集、保管和利用的过程同样需要法律法规加以约束，因此组织档案管理人员学习《档案法》、《人事档案管理办法》等一系列法规文件，深入了解人事档案工作的全程序，使档案意识得到进一步提高是很有必要的。根据社会和单位的发展需求，完善档案管理所需的软件和硬件，建立健全各项规章制度，确保人事档案有章可循。同时要建立健全一整套人事制度，如《人事档案管理工作制度》、《人事档案保管制度》、《人事档案保密制度》、《人事档案查阅、借阅利用制度》、《人事档案鉴定销毁制度》、《人事档案统计制度》等，做到制度上墙，有章可循，有法可依。

四、加强人事档案保管的保密工作

做好档案保密是档案管理中的一项重要工作，贯穿了各个环节，是维护档案安全的重要手段，是档案事业持续科学发展的重要保障。人事档案管理部门保管着大量人事档案材料，涉及个人资料，有很多涉密内容。一旦出现泄密，不但造成个人隐私的泄露，还影响了管理部门的公信力。因此，保密工作始终都是人事档案管理部门的重要职责。但现在个别单位在人事档案管理中存在着：转递接收档案时没有密封，收集整理材料没有专人负责，档案传递不走机要渠道，档案由个人或非单位持有、管理等不负责的情况，破坏了人事档案的完整、有效，严重影响了人事档案的安全，这样会造成不必要的后果。因此，人事档案保管和查阅使用方面都有严格的保密要求。

五、加强干部人事档案管理，有效利用人才资源

干部人事档案是单位了解个人的重要工具，也是记录个人成长和工作业绩的重要依据，是单位考察领导干部、选人用人的重要保证，所以干部人事档案至关重要。因此加强人事档案管理工作，实行开放式管理，使人事档案社会化，才能更充分的利用人才资源。随着社会进步，人才资源将越来越占优势，人才流动也会越来越活跃，而伴随政治体制改革的不断深入，人才将成为一种无政府色彩产业，人事档案开放式社会化模式将成为一种常见的管理模式。因此，现阶段大多数城市将偏重于大中专毕业生实施人事，人才服务中心将托管大中专毕业生的人事档案，这种方式促进了人才流动，促进了人事档案社会化、现代化、规范化管理。

六、做好信息化管理人事档案

随着人事档案的深化改革和计算机互联网在实际工作中的广泛应用，原有的人事档案管理方式已跟不上时代的脚步，主要表现在：一是现有人事资料只注重纸制的收集和整理，使每个干部的信息和工作动向不能及时进行更新和查询；二是传统人事档案重收集轻分析的管理方式落后；三是人事档案管理人员对档案的利用只满足于平时工作需要，缺乏对人事档案工作的开发和利用。因此，要使人事档案更好地为经济建设服务，就必须使传统的管理方式有所改变，发挥计算机易于更新和统计的优势，健全干部档案数据库。以最快速度为领导和相关部门提供快速、全方位、准确的干部人事信息，获取个人各方面的综合信息，大大提高工作人员的工作质量和劳动效率。

七、大力宣传人事档案管理工作

做为档案管理人员，如何让领导和群众支持工作，首先要宣传档案工作的重要性，那么就需要加大宣传力度，形成人人懂档案，人人重档案的良好格局。使各级领导充分认识到档案的重要性，牢固树立档案意识，关心工作人员的政治、生活待遇，注重管档人员和理论和业务水平，重视干部人事档案的基础工作，从而从整体上提高干部人事档案管理工作的水平。人事档案管理岗位要竞争上岗，层层挑选，要选出有党性意识，具有强烈的事业心和责任心，有保密意识，勤勤恳恳，忠于职守的优秀人才从事管理工作，注意保护和调动他们的积极性，帮助解决具体人事档案管理工作中的困难，促进人事档案管理水平的不断提高。作为一名新时代档案管理人员需改变以往传统的管理理念，更新观念，勇于创新，关注改革开放的新形势、新问题，把日常管理工作与社会活动紧密结合，使档案工作适应新形势的要求。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识。以充分开发和利用人力资源信息为基础，带动一个单位的经济效益发展。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值。总之，人事档案管理是一项复杂而艰巨的工程，加强人事档案档案管理工作，不仅是当前经济建设的需要，更是造福子孙后代的需要，只有提高对人事档案管理工作的认识，在日常工作中不断进行研究和探索，不断向前迈进，才能更好地服务于单位，更好的为经济建设和社会服务。

作者：王丽丽单位：临沂市人民医院