人事档案整理和原样维持

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一、现行人事档案整理工作有可能造成污损的工序

根据《细则》第二十一条：在材料左侧竖直打上统一的装订孔。把全卷材料理齐，材料条件好的应做到四面整齐，条件差的，以装订线一边和下边两面为齐。材料左侧三孔法，孔中心点距左页边1.5cm，孔间距8.3cm，最下面孔中心点距下页边5.4cm。实际工作中发现，各地各单位使用的打孔机型号各异，造成孔边距不一，尤其是部队的人事档案，到地方，都要重新打孔。一份材料最多可见六个孔。这不但重复劳动，更重要的是，严重影响材料的原始面貌，人为造成材料的损坏。装订，表面上看，人事档案非常整齐、有序、漂亮，可在使用时，极为不便。这与人事档案整理的宗旨———方便档案的保管与利用，是相违背的。人事档案材料进档要拆装，每年的职称评审、教师资格评审，要复印现职称资格及聘文、聘任当年和评审年的年度考核表；财产的继承与分配，要复印履历表，等等。每年多次拆装，不仅费时费力，影响工作效率，还会给人事档案代来极大的磨损。人事档案作为人事信息的重要载体，是组织人事等部门按照有关政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作表现、工作实绩等内容的文件材料；是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是维护干部合法权益的重要凭证，是国家档案的重要组成部分，是研究组织工作规律的重要资料，也是传承后世的宝贵财富。随着中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》的颁布，档案工作的重点，由重整理、保管转向强化收集、简化整理、细化检索、深化利用，转向整理保管与开放利用并重，提供更多更完善的信息服务上来。

二、用《规则》完善人事档案整理工序，保护档案原貌

人事档案整理是一项头绪众多、琐碎繁杂、单调重复、机械枯燥的工作，人事档案在归档和利用过程中，经常反复拆装，不但造成材料的磨损，还耗费了管理人员大量的时间和精力，人事档案的收集与开发利用必然受到影响。为改变现状，贯彻强化收集、保护原貌、简化整理、细化检索、深化利用的方针，必须对人事档案整理工作加以调整与简化。人事档案整理的最终目的，就是要方便档案的保管和开发利用，这是档案管理学最基础的理论，也是档案整理工作必须遵循的原则。人事档案整理必须充分保护人事档案材料的原始面貌。

1.取消归档章及编页，只编类号与顺序号

类号和顺序号可固定材料的位置，保持材料的稳定性与延续性，为后人插件、编目、查找利用提供方便，为今后提取利用后还原到档案里确定位置。顺序号以材料形成时间（或内容主次）为依据，直接在每件材料右上角空白处，铅笔写上类号与顺序号，取消归档章及编页，减少人为污损。建立以“件”为单位管理方法，界定“件”的概念时，从材料的产生与利用实际情况出发，合理确定。根据《细则》第十七条里“份”的概念：填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份（包括附件）。一份即为一“件”。

2.统一纸张规格，盒装

现代信息技术飞速发展，社会信息化步伐加快，办公自动化普及程度越来越高，计算机技术在档案管理中运用越来越普及，A4纸方便易取易行，统一规范。打孔装订，不便于档案保护与利用，不便于及时补充材料，而裁剪、裱寸，也损坏了人事档案材料的原始属性，削弱了人事档案的凭证价值。随着科技的发展，固体胶棒和不锈钢订书钉完全可以替代缝纫机，使人事档案材料完好地保持原貌，避免人为损坏。以件为单位，按类号按顺序号排列后，直接盒装。人事档案直接盒装后，材料归档或利用时，就可直接插件或取放，不需要再拆装。这样既可避免反复拆卷对档案材料造成的磨损，又有利于档案的原貌保护；直接盒装，不但减少简单、重复、低效的拆装劳动，提供方便快捷地利用，还有利于人事档案保密与控制使用；盒装可以节省档案管理人员大量的时间和精力，使其广泛深入地从事人事档案材料收集，再进行人事档案信息的深加工，从而提高服务内容、质量和效率。

3.建立计算机辅助整理，建立数据库

以常用的人事档案信息为字段，建立数据库，提供方便、快捷的检索与利用，或将人事档案扫描，电脑储存，利用时，直接在电脑中调取，尽可能地少翻用人事档案原件，从而充分保护人事档案原貌。

作者：李玉琴单位：南京医科大学第二附属医院