企业的人事档案管理工作
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一、当前企业人事档案管理中存在的问题
1、人事档案材料的制作不规范
按照规范要求,档案材料必须统一使用16开规格的办公用纸。但近年来一些新形成的材料,如学历、职称材料等,都是A4纸规格,这些材料不仅加大了裁剪工作,造成人力、物力、财力的浪费,而且案卷也不美观。
2、档案管理人员素质偏低
由于受传统观念的影响,对档案管理的认识不足,重视程度不够,难以胜任档案工作更换频繁。究其原因,往往是一些单位分管人事档案工作的档案管理人员身兼多职,且一岗多职,造成档案工作兼而不顾。随着当前企业规模日益扩大,员工数量不断增多,档案数量逐渐增多,档案管理难度增大,有关的管理措施却未能及时跟进。
二、适应现代企业发展,加强人事档案管理工作的对策
在企业的人事档案管理工作中,对于不适应新形势、新情况的规章制度进行改革。按照《干部档案工作条例》和《关于干部人事档案材料收集归档规定》制定更为科学合理的人事档案管理制度,来保证人事档案的安全性和真实性。使人事档案管理工作走上制度化、规范化、科学化、标准化的轨道。严格遵循《收集制度》、《整理制度》、《鉴别归档制度》、《保管保密制度》、《查阅制度》等各项制度,对于不属于干部人事档案内容、错装、混装、重复多余的材料,退还本人或销毁,做到及时清理。对破损严重的档案材料,要采取裱糊、复制的方法,进行抢救。使人事档案更加完整、真实、精炼、实用,更好的为企业服务。
2、引进高素质人才,加强档案人员培训,提高档案人员素质
人才是企业前进、发展的动力。业务素质高、责任心强的优秀专业人才是提升档案管理工作的重要保证。在现代化程度不断提高的今天,引进高素质的档案人才是企业档案工作发展的必然要求。在引进高素质人才的同时,企业也应注重对现有档案人员的培训。人事档案管理,人员是关键。档案工作人员必须是具有较高的政治品德素质,责任心强和熟悉档案业务、热爱档案事业的中共正式党员。在日常的工作中才能体现出它的严肃性和原则性,人事档案人员必须严守纪律、遵守保密制度、保持高度的责任心,才能认真细致地去收集、归档、鉴别材料,将档案规范整理装订成卷。档案工作人员在加强自身专业水平的同时,通过自学、参加培训或到其他单位学习、进修,学习先进单位的好经验、好做法,不断充实新知识到人事档案工作的各个环节,从而全面提高档案人员的业务素质,更好地适应新形势下的新要求,使人事档案工作更科学、更实用,为创新转型、科学发展的企业提供有利的人事资源。
3、发挥好人事档案管理的服务工作
人事档案作为一种资源,不仅仅是单纯保管,而是有着一系列服务内容。《干部档案工作条例》明确规定:“干部工作调动或职务调动后,干部档案应及时转给新的主管单位。”应在工作调动或职务调动后2个月内,通过机要或派专人及时、安全、规范地转递档案。逾期一个月未接到接受单位档案转递单回执的,档案转出单位要及时进行催问索要,明确档案的去向,防止档案的丢失,对当事人负责。员工个人求职或服务的新单位需了解查阅其原单位的人事档案,经由本人书面授权,原单位应无偿提供。非经个人授权,任何单位和个人不得以任何理由扣留个人档案并公开、披露其信息。
4、利用信息化手段,实现人事档案信息化
信息化是当今社会发展的一大趋势,它对人事档案工作提出了新的要求,那就是尽可能地运用当代科技新成果和新手段,提高人事档案工作的效率和水平,以尽快实现人事档案信息化。而实现人事档案信息化,就是要在企业中建立一个以企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统。首先,就必须建立有效的档案管理计算机信息系统,使之适应档案信息管理的需要;其次,依据处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;最后要在信息系统中建立完善的内部控制制度,控制风险,确保档案的安全。人才是一个企业发展壮大不可或缺的重要因素,人力资源也已成为企业最重要的资源,而在人力资源管理中的基础工作就是人事档案管理,人事档案工作已经成为企业管理工作的重要组成部分,对于企业来讲,员工的人事档案不但可以使企业的管理者在一定程度上掌握所聘用人员的基本人事信息,而且可以为企业的人力资源管理工作提供相关的人事信息数据支持。譬如:制定员工招聘计划、培训计划、合理配置人力资源等等。因此,企业人事档案管理工作的好坏不但可以直接影响到企业的人力资源管理,而且会间接影响到企业的整体管理,在企业发展中具有重要的促进作用。
作者：邹建平单位：内蒙古满归林业局
