重视新时期人事档案论文

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一、人事档案的用途

人事档案不光是工作变动时，单位需要的文件。事实上它与我们每个人的日常生活关系正越来越密切。比如在办理房屋继承手续时，需要公证机关提供父子关系证明，那么公证处如何证明父子关系呢？最直接的就是户口簿了，但如果父子不在一个户口簿上，则体现不出相互关系。这时一个有效的办法就是查阅本人（父亲或子女）的人事档案，如果上面填写过家庭关系，就可以作为公证依据了。这其实只是人事档案与我们生活密切相关的事例中的一个。而人事档案对于个人、社会及国家都有更重要的价值和作用，归纳起来有以下几个方面：

1.人事档案是历史地、全面地考察了解干部和人才的重要依据。在干部及人才选拔工作中，查阅人事档案是了解一个人状况的重要途径，可以全面地了解这个人的经历、做过哪些工作、取得哪些成绩、有何特长、有何个性、道德品质如何以及缺点是怎样的等方面情况。现代企业需要广纳贤才，人力资源部门从人事档案中可以了解到求职者以往在教育、培训、技能、绩效等方面的信息，是对求职者本人提供信息的重要补充和印证。

2.人事档案是人员流动过程中的必备手续。国家机关、事业单位、国有企业在招聘、录用人才及干部调动时，必须有组织人事部门审批手续，有本人档案随转才能办理调出、调入及录用手续。

3.人事档案是确定工资薪酬、福利待遇、办理社会保险等的主要凭证。个人在机关、事业单位流动时，档案中的工资级别是新单位确定个人工资薪酬的直接依据，国有企业一般也会参照使用。企业职工在缴纳社会保险及退休后保险金发放时，个人档案所记载的年龄、工龄、工资、专业技术职务等都是最主要的凭证。

4.人事档案是个人社会活动的权益保障。没有人事档案，个人无法报考研究生；出国政审、办理准生证时，需要存档机关开具相关证明材料，才能办理。因此，缺少人事档案或存在“断档”的，将直接影响个人权益。

二、人事档案里有什么内容

人事档案里到底都装了什么材料？根据《干部档案工作条例》及《企业职工档案管理工作规定》的内容分类，人事档案一般应该存有10大类材料：1.履历材料，2.自传材料，3.鉴定、考核、考察材料，4.学历、学位，培训和评聘专业技术职务材料，5.政治历史情况的审查材料，6.参加中共共产党、共青团及组织上为了解专门情况而专门布置填写的。

三、人事档案是怎么管理的

目前的人事档案管理体制是新中国成立后逐步建立完善起来的，具有强烈的中国特色。通过几十年管理实践，已经形成比较规范的人事档案管理规范，对于档案收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用与传递等各个环节，均有明确的标准和严格的要求。我国规定，人事档案是国家档案的组成部分，其所有权属于国家。人事档案管理的原则是集中统一、分级负责。“集中统一”是指人事档案按照人员的管理权限，集中由组织、人事及劳动部门统一管理，具体业务由直属的人事档案部门负责，不具备管理资格和条件的，由其上级相应部门管理，其他任何部门或个人不得私自保存人事档案，严禁任何个人保存本人及他人人事档案材料。“分级管理”是指全国人事档案工作，由各级组织人事部门根据其管理权限负责某一级人员的人事档案。流动到非国有单位或自谋职业者，档案由人才交流中心等机构保管。维护人事档案的真实、完整与规范，是档案管理具体工作中坚持的一个基本原则。“真实”是指不允许不真实和虚假的材料存入人事档案。“完整”是指档案材料要保证内容上、数量上完整齐备，一是要记载个人德能勤绩廉等各个方面的材料；二是收集到的每份材料要齐全，系列材料要系统成套，单份材料不缺页、无损坏。“规范”是归档材料必须是规定的范围内材料，不能随意扩大或缩小收集范围，否则会造成档案庞杂增加工作量或缺失材料，影响完整性，降低实用性。归档材料必须是办理完毕的正式材料，归档时要手续完备，凡规定由组织审查盖章的材料，须有组织印章，审查结论、处分决定等材料应当与本人见面并由本人签字。

四、人事档案问题与展望

随着我国社会主义市场经济体制的建立及国家人事制度的改革，传统的人事档案管理体系已经不适应现代社会发展需要，许多弊端显现出来。

一是人事档案内容中存在片面、空泛、短缺、重复、不真实等问题。档案中反映个人人才类型、派的有关材料，7.奖励材料，8.处分材料，9.录用、任免、聘任、转业、工资、待遇、出国、退休、离职材料，10.其他可供组织上参考的材料。其中最为核心、也最为常用的是出生日期、加入中国共产党时间、参加工作时间、学历、经历、身份，简称“三龄二历一身份”。从人事档案的内容分析可以看出，人事档案是能力、技术专长、工作实绩等个性特点少，鉴定材料的评述形式雷同，抽象性语言成分多，具体的、定量的、动态的内容少，空话套话多，不能全面真实地反映本人情况。

二是目前我国从业人员流动成为常态，对应的人事档案管理体系还不够清晰。在机关、企事业、国有企业的人事档案管理相对规范，但其它性质的单位中，人档分离、死档、弃档的情况很多。此外存档机构复杂，有些由人才交流中心、职业介绍机构、街道居委会等管理的档案管理问题较多，存档机构只是一个保管存放档案的地方，没有按照人事档案材料收集的规范要求进行收集，档案里往往是“一片空白”。

三是人事档案利用率有待提高，尚未发挥出应有的作用。目前档案管理大多是被动服务。也由于人事档案的机密性，档案查阅审批手续比较严格，因此利用不充分。未来人事档案的管理必须与时俱进、顺势而为，适应时展的脚步。

首先要在提高人事档案的使用价值上下功夫。档案的使用价值是由档案的内容决定的，要树立全民的人事档案意识，所有从业人员及全体公民都应该认识到人事档案的重要价值与作用，主动将个人成长过程中有价值的材料送交档案管理部门。组织人事部门特别是档案管理部门更需要树立人事档案意识，按照规范要求，主动收集、整理好人事档案。内容上，在坚持现有规范要求基础上，还应该根据现实需要，不断拓展、充实和完善，如个人业绩材料、缴纳养老金、公积金记录、签订劳动合同记录、健康状况等，突出个性化，动态化信息。

其次是要以服务性为核心，提高人事档案的利用率。人事档案既然已经定性为国家档案的组成部分，就不能只属于某个单位或某个部门，应增加档案的透明度，强化其公益性。既要使档案当事人有知情权，也要逐步让人事档案向社会开放，允许有使用权限的用人单位和个人通过合法途径查询。妥善处理好人事档案的所有权、知情权与隐私权关系。第三是应加快人事档案信息化建设。改变现有人事档案的管理手段和技术方法，使个人基本信息、常用信息电子化，方便查询使用。

作者：陆文江单位：中核集团人力资源部