高职院校信息化管理人事档案论文

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一、档案信息化管理的特点

高校档案建设是一项巨大的工程，建设周期较长，过程复杂，在前期需要投入大量的人力、物力来做好档案整理汇总以及输入数据工作，前期投入资本大且在人事档案调查与输入方面存在一定缺陷。目前，档案信息化建设依靠于稳定的计算机信息技术发展和相关科技产品设备，所以对于信息储存载体有一定的技术要求，对于相关管理人员的实际操作能力也有要求。通过信息化网络来储存的人事档案信息资源是永久的、易修改、利用的，尤其是对于某些公共信息可以实现资源共享，从而使得信息利用率得到提高。

二、高等职院人事档案管理现状及问题

（一）高等职院的人事档案同其他政府机关、企业的人事档案一样，记录着全体工作人员和学生的相关信息，人事档案无论是对个人还是对集体都十分重要，在高校的各项工作中具有凭证、依据、借鉴、参考作用，在日常生活教学管理和科研开发方面起到关键作用，随着社会主义市场经济的不断发展和改革开放的进一步深化，相信人事档案资源的信息利用率越来越高。

（二）目前，高等职院管理机构组成不科学，档案管理人员素质有待提高，有很大部分的工作人员是凭借各种各样的关系而获得的工作岗位，在开展相关工作存在一定困难，对于档案管理方面缺少实际操作的经验，也没有接受过专业的人事档案管理方面的培训，这样就直接导致档案管理人员结构不合理，政治素质、文化素质、科技运用水平不高，这也是高等职业院校人事档案信息化管理进程缓慢的主要原因。另外，档案管理人员对于计算机知识掌握水平有限，缺乏信息开发能力，不能很好的利用现代科学技术来进行相关人事档案信息化管理工作，导致高等职院档案信息化管理工作一直停滞不前，严重制约了人事档案工作的信息化建设进程。

（三）近几年，国家对于高等职院的整治力度加大，很多高等职业院校合并、解体、招生人员的扩张，学生数量的不断增加，随之带来的是相关人事档案的变动与调整，档案资源变得丰富，这就加大了高等职院人事档案的管理难度。同样，在进行人事档案管理的时候，由于时间和空间的限制以及管理人员工作的不到位，人事档案资源不能很好的被利用，从而给各个高等职院教学和科研带来了很大的困难。

（四）21世纪，科学技术已经融入到日常生活中来，但由于许多高院对于人事档案信息化管理不太重视，导致信息科学技术在档案管理过程中运用相对较少，信息化程度不高。此外，许多高等职院只注重于领导班子的建设而忽略了处于基层工作人员的职业操守建设，没有注重相关档案管理人员的培训，从而缺少了一支具有高素质、高技能的档案管理队伍，在实际生活中给开展相关人事档案工作带来了困难。

三、高职院校档案信息资源开发与利用应注意的问题

（一）数字化档案建设是档案工作环节中关键部分，首先，加快档案信息化建设步伐，必须加强对相关的档案管理人员的科技水平，使相关工作人员掌握在实际档案管理与运用过程中要掌握的信息操作能力；加强职业道德素质，档案管理人员除了遵守相关基本职业要求和掌握档案专业知识外，精通计算机知识、网络技术、多媒体运用能力也是十分重要的。

（二）人事档案的信息资源开发必须要实现现代化管理。在传统档案利用方式的基础上，依靠信息科学技术为学校的发展提供相关资源信息，各个高等职院必须要搞好计算机网络信息建设，构建完整的信息网络体系，然后运用相关信息网络使得人事档案趋向于数字化、规范化，最终实现人事档案管理自动化。

（三）高等职院要加大对档案信息化建设的投入。有投资就会有回报，在这方面，高等职院领导必须要给予足够的重视，只有领导重视了，相关工作才能够更好的展开，同时，相关部门也要对人事档案信息化建设给予资金资助，只有口头承诺而没有实际资金的帮助也是不可行的。相关资金的投入可以用来购买相关配套的信息化管理设备，这样无论是从硬件还是软件都会使人事档案管理更加信息化、专业化、规范化。

（四）21世纪是法治时代，从制度层面上来说，相关政府部门和机构可以通过制定和完善有关人事档案管理的法律法规，这对于高等职院人事档案信息化建设也有很大的作用。一方面充分发挥了法律的权威性、规范了相关人事档案信息化管理过程；另一方面，一定程度上保证了人事档案信息的安全性和信息的完整性。

（五）日常生活中，在运用网络媒介来获取相关人事档案资料时，必须要保证其网络环境的安全，防止人事档案信息泄露。在日常档案信息管理过程中，要求工作人员定期对储藏人事档案信息的计算机进行检查，采用安全系数较高的杀毒软件定期杀毒，定期请计算机专业人员来对计算机进行安全维护，以便及时发现和消除潜在隐患，确保人事档案信息的保密性、安全性。

（六）做好相关人事档案信息的记录与保存工作，在人事档案信息化管理进程中，各高等职业院校都应采取以相关电子文档为载体的管理模式。电子文件保存系统是一个便于文件保存、检索、使用与处置的电子系统，人事档案在该系统内被收集、组织和编目，控制着文件的产生、管理和处置。就目前来看电子方式保存档案是最理想的方式，它不仅能保证档案的完整，而且还允许多个用户同时访问，而且要比纸质档案更易检索，并可以提供更有效的存储方式。更为重要的是，当文件保存系统自动升级时，保存在系统内的档案将随系统的更新自动更新和迁移，使用电子文档作为信息传播的载体，在一定程度上避免了人事档案清理汇总时耗费大量时间和精力，节约了人力资源成本。

四、高等职院人事档案信息化建设的意义

（一）人事档案信息化管理相对于传统档案管理而言有很大的优势所在，具体表现在以往传统的人事档案需要档案管理人员对相关信息进行整理、汇总，工作量大，费时费力。而人事档案实现信息化管理后，查询者可以不受时间和空间的限制，随时随地可以查询到相关人员的人事档案信息，很大程度上节约了人力、物力同时也提高了办事效率。

（二）档案查询更加快捷、迅速。传统档案检索方式是需要档案管理人员从书架上一本本查找，找到相关目录后再到库房寻找，过程繁琐。而人事档案信息化管理只需要查询者进入相关网站进行查询，省时省力，方便快捷，减轻了人事档案管理人员的负担。

（三）在实施人事档案信息化管理后，相关档案管理部门人员可以从繁重的工作中解放出来，从而将更多的时间与精力放在档案收集与整理工作，有利于提高部门的工作效率和技术水平。就目前教育事业发展的前景来看，信息化、数字化、网络化是发展的大方向，因此只有实现人事档案工作管理的信息化，才能跟上教育发展的主流方向，适应不断变化的教育环境。

（四）人事档案对于高等职院来说是一笔无形的财富，这些资料是经过档案管理人员细心整理、分类汇总而得到的智慧结晶，也是高等职院领导评估决策的重要依据，决策的及时正确、管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证，所以档案资源的合理配置直接影响到高等职院的教育事业发展，由此可见人事档案的信息化管理的重要性。总而言之，在现代科学技术迅猛发展的时代，信息科学运用的十分广泛，就国外人事档案信息化发展历程来看，未来高等职院信息化管理模式是档案工作发展的必然趋势。同时，人事档案管理的现代化建设是高校人事档案事业的发展趋势，也是社会发展的必然要求和必然选择，如何在当代信息化进程中充分发挥科技的作用来进行档案管理工作，就需要各高等职院审时度势，抓住机遇，向前发展。此外，由于我国加入互联网的时间只有短短十几年时间，信息科技还没有达到国际标准水平，在信息管理方面还存在一定的缺陷，现实中也没有关于人事档案信息化管理建设，缺乏现成的经验参考，只有在实践中总结经验、吸取教训、理论与实际相结合，才能不断推动高等职院人事档案信息化管理进程。

作者：占生富单位：宁德职业技术学院