信息化人力资源管理人事档案论文

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1.运用信息化手段为领导决策提供数据支撑

目前，江苏各高校人事档案基本上都已经实现了纸质档案的实体管理和信息化管理并重的管理模式。随着计算机科学技术的发展和人事档案信息化建设的推进，人事档案信息化程度越来越高，档案管理系统的功能日臻完善，以江苏经贸职业技术学院为例，我校2000年开始使用江苏省委组织部研发的干部人事档案管理系统软件，2008年11月开始使用省委组织部与益康信达软件技术有限公司联合研发的新版系统组织（人事）管理信息系统（高校网络版），该系统由四套组件构成，即干部信息系统、档案管理系统、干部档案原件管理系统，领导查询系统，并根据需要不断升级和完善。在组织人事部门内部通过局域网连接，可以多个用户在多台电脑上同时操作，数据实时共享。人事档案管理已由从前的以手工管理为主转化为以计算机管理为主，实现了干部档案日常工作计算机管理，可方便地完成档案基本信息录入、查询；档案的转进转出；档案目录的录入、打印及零散材料管理；档案“四统一”管理；各种规范登记簿生成及人员基本信息分项统计等相关工作。及时更新和维护，保证人事档案信息实时动态更新。统计信息实现与人员数据库及时联动，可以方便快捷地提供各种最新数据需求，可按性别构成、年龄结构、学历结构、职称结构等多角度进行统计分析；根据不同需求输出圆饼图、柱形图、折线图等多种格式统计图和二维统计表，一目了然，为领导决策提供翔实可靠的信息数据支撑。相关领导还可以通过领导查询系统全面了解全校所有机构和人员的详细情况，动态掌握各种综合统计信息。进而总结学校已有的人力资源整体状况，合理进行人才配置，凭借动态的人事档案信息数据资源结合人才流动的信息，预测人力资源的需求状况，从而制定出科学、合理、有效的人力资源发展规划，促进高职院校的繁荣和发展。

2.开发人事档案信息资源为师资队伍建设服务

我国职业教育的大发展即将到来。师资队伍是教育发展的基础条件，只有尽快培养一支业务熟练、技能精良的师资队伍，职业教育的跨越式发展才有可能实现。然而，与快速扩张的职业教育规模相比，师资力量不足问题日益突出。在学生数量迅速增长的同时，师资队伍却相对发展缓慢。数据显示，目前我国高职学校的生师比远未达到教育部规定的18∶1至15∶1的标准，而且还存在结构不合理、知识技能要求不达标等问题。按照职业教育发展规律，职业院校需要的主要是“双师型”教师。这是指既有良好的职业道德、较强的教育教学能力，又有丰富的实践经验、较强的专业示范技能和较强科研能力的教师。由此可见，如何培养出高水平和高技能、能适应高职教育的师资队伍，是高职院校人力资源管理需要重点思考的新战略。解决高职院校师资人才短缺、结构不合理问题的有效途径是培养与引进相结合。因此，要充分挖掘人事档案信息资源，应用人事档案信息系统的统计数据，分析各专业现有教师的类型结构、学历层次、职称级别、年龄结构等，制订出切实可行的人力资源培养计划，鼓励教师提升学历学位，有计划地轮流选派教师参加非学历学位进修培训，安排教师到企业挂职锻炼，做访问工程师等，促使教师尽快具备双师素质。另外，再引进一批急需的高层次人才，以优化师资队伍结构加快人才队伍建设，实施“人才强校”战略。还可以利用人档案信息资源了解教职工相关信息，根据不同人才的能力和特点的不同，因事择人，用人以治事，促进人才在各部门之间合理有序地流动，做到人尽其才，才尽其用。

3.创新人事档案管理理念，保障人事档案知情权

人事档案作为人才信息资源的载体，人事档案信息也归属于公共信息资源，属于信息公开的范畴，应取之于民，用之于民。但由于人事档案具有机密性这一特点，为了确保人事档案的保密和安全，现行的人事档案管理制度明确规定“，任何个人不得查阅和借阅本人及其直系亲属的档案”，人事档案的管理过程一直是完全保密的，人事档案对个人一直蒙着一层神秘的面纱。其实人事档案的很多材料都是由每个人自己填写和签字完成的，可以说每个人都是自己人事档案建立的参与者，可他们却对自己的档案知之甚少。现今人们对人事档案信息的需求不断增加，对人事档案知情权的诉求欲加强烈。作为人事档案的管理者要站在科学发展的高度，解放思想，更新观念，勇于创新，树立“以人为本，立档为民”的服务意识。在开发档案信息资源的同时，适度公开人事档案信息，允许本人及其他需要者通过一定的程序利用人事档案，让档案信息流动起来，变死档案为活信息，提高档案利用效率，保障人事档案知情权的实现。如何在保证人事档案机密性和安全性的前提下，向教职工本人和有关部门合理适度公开人事档案信息，这是每一个档案工作者面临的一道难题。难就难在“合理”二字，哪些内容可以开放，把握好这个度是关键。既要维护人事档案的完整与安全，保护国家组织机密和个人的隐私权，又要尽量满足个人和相关部门的知情权,保持知情权和隐私权的统一。“三龄二历”（年龄、工龄、党龄、学历、简历）是人事档案的核心内容，也是利用最多、最频繁的。每卷人事档案都要进行“三龄二历”的审核，并打印出基本信息审核表，本人签字确认，组织盖章。笔者认为这些基本信息对本人无密可保，可以向本人和有关部门适度公开，但是关于个人考察评价、处分及有关身心健康等隐私材料是要绝对保密和限制利用的，既要保障人事档案知情权，又要保护个人的隐私权，维护当事人的合法权益。

4.创新服务方式，构建利用平台，实现资源共享

虽然江苏各高校都使用了组织人事信息管理系统，人事档案实现了信息化管理，但由于人事档案信息管理系统是不允许接入公共网络的，只是在组织人事部门内部进行数据共享，其他人员和部门是无法登录也不允许访问的。人事档案信息管理系统没有和学校其他职能部门的相关系统进行对接，使人事档案信息管理系统成为信息“孤岛”，提供人事档案信息利用的方式基本上还是“你查我找，你需要我提供”单一的服务方式。为推进人事档案工作向资源建设型、服务网络型、开发利用型转变，必须加快人事档案信息网络化步伐，以实现网络化为切入点，创新服务方式，彻底改变人事档案利用现状，利用网络平台使利用者能够足不出户方便快捷地查找到所需要的人事档案信息，实现人事档案信息资源有效共享，为人力资源管理提供真正所需的全面的服务。我校于2013年构建了人力资源管理系统与培养平台（以下简称平台），平台的基础是数据库，没有数据，平台便成为无米之炊。在平台的构建过程中，工作量最大、最难的是信息数据的采集和录入，信息的数量和质量对系统功能的发挥具有直接影响。为快速准确地获取信息，首先，我们把人事信息管理系统中的相关数据导出，再导入到平台中加以锁定，这样既节省了大量的人力物力和时间，又保证人员基本信息的真实、准确。二是让教职工用自己的工号登录平台系统，完成已有信息的核对，对其他信息如本人的教学、科研、家庭成员变化等情况进行补充录入，并用扫描仪或高拍仪等上传相应支撑材料原件。对学历学位、职称等信息的历次变化情况进行逐条添加并上传相应的证书原件，所有信息录入完毕便可提交。对原有信息有异议的可以提出申请，由人事档案部门进行核查，确实有误的予以更正。无误的告知当事人并解释清楚。平台设置为二级管理模式，先由各部门（院系）的人事秘书审核本部门（院系）人员提交的信息和支撑材料。再由人事部门汇同组织部、教务处、科技处等相关部门，按照业务权限的分配分解任务，审核教职工提交的相关信息，保证信息全面、真实、准确，实时动态更新，实现人事信息数据和平台有效对接。全校教职工和相关部门等授权用户可通过该平台方便快捷地查询到所需要的人事档案信息，提高了人事档案利用服务效率，实现了人事档案信息资源的有效共享，为人力资源管理提供便捷高效的服务。

作者：李淑艳单位：江苏经贸职业技术学院人事处