公路行业人事档案论文
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1注重规范化管理，改善人事档案的利用质量
规范化管理人事档案是保证档案得到充分利用及提高人事档案利用工作质量的关键，为了确保公路行业的人事档案得到规范化管理，则在实际工作中可以采用以下措施：
（1）在收集好档案材料后，应根据档案的内容及用途
严格筛选及鉴别相关材料，及时对材料进行归档处理。在对档案进行审核时要注意清理掉部分无用及重复的材料，及时补充缺少的档案材料，发现档案材料出现涂改或造假问题时应登记及上报。另一方面，要对各类档案资料进行准确分类，保证人事档案完整齐全。例如，党团材料应包括入党或入团志愿书、申请书及组织推荐信等；学历材料应包括入学通知、学生信息登记表、成绩表及毕业信息登记表等。
（2）为了方便查找及利用人事档案，则应做到严格排序及编目
在排序及编目时可以根据利用要求采用主次关系或时间顺序等排序法，排序后及时编写好目录，保证档案材料目录与具体内容相符。在整理人事档案时，如发现材料存在载体变质、文字不清及字迹模糊等问题，则应及时安排相关人员进行复制、抄写或打印；如材料规格不符合统一装裱标准，则采用加边、裱糊、折叠或剪切等方法统一规格，以便使档案材料变得整齐美观，方便于装订、保管及利用。如档案中有金属制品，则拆除金属制品后进行归档，以避免档案材料使用寿命受到影响。此外，在整理好档案材料后应装订成卷，将装订孔打在材料左侧，采用统一的卷盒及卷皮，在卷盒上填写相关信息，包括档案号、档案人姓名、出生年月及籍贯等，装订后进行审核校对，无质量问题后方可入库。
2做好信息化管理工作，提高人事档案利用效率
加快人事档案管理的信息化建设可以为档案资源的传递及共享提供有利条件，同时还能够使人事档案的利用效率得到有效提高。
（1）应积极强化公路行业人事档案专用数据库的研究及开发工作
可以根据公路管理部门对于人事档案的利用要求及国家对于人事档案所提出的具体要求，积极研发公路行业人事档案专用管理系统，并保证管理系统具有较强的可靠性、适用性、先进性及通用性，避免因各级单位单独设计而导致档案资源无法实现有效传递与共享。在建立专用管理系统时，要注意先将纸质或其他载体的档案材料输入计算机中，以便形成电子档案，电子档案信息应包括人员基本信息、诚信记录、学习与培训的基本情况、任免奖励、论文、专利及科研成果等，进而将档案材料信息库与人才资源信息库结合在一起，以便通过信息化管理为人才交流、档案材料的综合利用提供合理途径。此外，要注意对数据库中的档案数据进行更新与完善，保证管理系统具有良好的利用效能。
（2）在对公路行业的人事档案实行信息化管理的过程中要注意做好分级管理工作
在研发及建设好信息管理系统后要注意强化系统分级管理，以保障档案信息安全。应根据公路行业人事档案中各类信息的保密性与安全性要求，严格界定档案资料的保密等级，对于不同的档案利用人员、利用部门及利用单位应在管理系统中设置不同的访问权限，使人事档案利用人员仅能够在被授权范围内查看档案资料，从而保证人事档案可以在公路管理局中的各个部门、上下级管理部门、各个公路管理处之间实现共享。
3完善利用服务工作，充分发挥人事档案的作用
利用人事档案的目的在于对档案中信息资源进行开发，为了有效开发档案资源，则必须注重完善档案利用服务工作。
（1）应明确档案利用范围及方式
例如，对于公路行业中的干部档案，应按照相关规定，除各级组织调动、任免或考察干部及干部个人入党等特殊情况之外，一般不得擅自使用。在利用人事档案时必须严格遵循查阅及借阅规定，保证利用过程的规范性。为了优化人事档案的利用方式，可以将被动服务与主动服务结合在一起，不但要做好档案材料的查阅及使用工作，同时还应定期对人事档案的变动情况进行登记，在登记造册的基础上将变动信息及时录入系统，从而为档案使用人员提供准确的信息。
（2）要注重优化人事档案的利用环境
除了建立档案利用信息系统之外，如条件允许，则可以建立人事档案阅览室，让利用者可以在阅览室中查阅相关的档案资料。经实践证明，设置专门的人事档案资料阅览室不但能够保证公路行业人事档案处于安全状态及保密状态，避免出现损坏、丢失及泄密情况，同时还能够提高档案服务水平。例如，方便于管理人员有效监督与检查档案的使用情况，同时也可以直接指导档案利用人员查阅相关信息及答复咨询者的问题等。此外，要注意强化服务意识，主动为人力资源的开发及利用工作提供必要的信息。
二.结束语
综上所述，管理好公路行业的人事档案是提高公路部门内部人员管理水平的重要途径。为了有效管理及利用人事档案，则应重视积极转变旧有管理模式，根据新时期的档案管理要求建立新型档案管理模式，以便充分开发及利用档案资料，加快档案利用的规范化、科学化及法制化建设进程。
作者：何桂珍单位：广西壮族自治区邕宁公路管理局
