人事档案管理必要性和措施

前言：本站为你精心整理了人事档案管理必要性和措施范文，希望能为你的创作提供参考价值，我们的客服老师可以帮助你提供个性化的参考范文，欢迎咨询。

目前人事档案的重要作用被人们所忽视，人事档案成了“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”无足轻重的部分。对人事档案管理不重视、管理不到位是大多数企、事业的“短板”。如何在激烈的市场竞争中，让人力资源和社会保障系统档案发挥应有的作用至关重要。需要从档案管理工作的缺陷入手，根据有关问题提出解决措施，让人力资源和社会保障个人档案管理变得更加合理、科学，进而为社会经济发展做贡献。

一、人力资源和社会保障系统档案管理的问题

人力资源与社会保障部门要极力确保这一类民生档案的安全、完整，更好地保存劳动者的各类权益记录，切实维护和实现民众的各项权益。电子档案管理信息系统就是针对高效、安全、便捷地使用劳动者档案所开发的管理信息系统，以先进的技术手段促进劳动者的各类档案信息电子化，提高档案利用效率，减轻业务经办人员的工作量。

1.档案管理意识有待增强

目前，有很多部门和单位的人力资源管理部门、社会保障部门对档案工作不重视，甚至没有在工作中制定出完善、科学的管理制度和管理策略，形成了管理职责不明确、工作纪律不严谨、管理效率低下的现象，最终影响到档案工作质量。

2.服务意识有待提高

档案管理工作是目前企业管理中最为核心的内容，是为使用者提供科学、真实的档案材料，以方便管理人员进行企业管理，并对企业员工工作态度和内容进行全面掌握，进而服务社会大众，为社会和经济发展做贡献。但是，很多档案管理人员在工作中没有关注到这一点，也没有充分认识到有关工作的重要性，因此给管理者所提供的信息真实性无法得到保障，也很难为企业发展提供帮助。

3.管理方式有待完善

我国多数企业和机构在工作中都没有形成完善、科学的档案管理方式，给管理人员提供的管理资料不够全面、所提供的档案搜集空间不够广阔，因此很多管理人员都无法及时将档案资源进行整理收集、传递、归档，因此在档案管理中就需要进行规范，如果记载不真实、审核不准确等不良现象出现，会给整个档案管理造成严重的影响，甚至是影响到企业未来发展。

二、人力资源和社会保障系统的档案管理措施

1.加强档案管理意识和服务意识

思想对行为具有能动作用，要做好人力资源和社会保障系统的档案管理，首先就要加强对其重要性的认识，提高档案管理的意识和服务意识，小心、严谨的管理档案，对每一份档案材料都要做到及时收集、传递及归档，充分发挥档案的服务职能及服务相关领域的发展。

2.完善档案管理机制

配置专门的档案管理人员要求具有较高的政治素养和文化水平、工作勤勉、认真负责，做到档案材料及时归档，装档材料鉴别、分类无误，及时提供所需人事档案信息。

3.加强对档案管理人员的培训

人事档案记载的是历史的真实面貌，有其时代的特点。档案管理人员的新旧更迭，新人已经脱离了以往的时代，对当时的事情不了解，因此查阅档案难免会有困难，提供数据会有误差。要对档案的管理知识加以系统培训，提高档案管理人员的管理水平和工作能力。

4.大胆创新，开创全新的管理模式

创新是社会发展的永恒话题，只有创新，发展的步伐才能更稳、更快，档案管理也同样需要创新。档案管理的创新应该在以人为本的指导思想下，树立档案为人民服务的管理观念，积极努力开创全新的管理模式，做好人力资源和社会保障系统档案的管理工作，以促进相关领域发展，进而促进全人类社会的发展。

三、注重档案管理信息化建设

1.加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平

根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案进行数字化处理和转换，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制订电子档案管理办法。

2.稳定档案队伍，提高业务素质

提高整支队伍素质，创造条件有针对性适合不同工作岗位的学习进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作；建立竞争机制，克服人的惰性，充分发挥人的主观能动性，有每个人的用武之地和舒展才能的场所；建立激励机制，合理设置岗位。

3.从提高现代化管理手段，实行资源共享

档案工作要围绕部门的工作重点、热点来组织、提供信息。随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”，实现信息共享、共建的目的。对此，开展现代化管理工作，必须做到档案管理软件的选择，推广要慎重。选择的软件需具备规范化、通用化，并有很强的包容性。

四、结语

档案事业作为社会大系统中的一个子系统，必须与社会建立起共存、互助和协调的关系，因此，档案事业的可持续发展也必须走改革之路，改革是多方面、全方位的，如管理体制的改革、服务方式的改革、工作方法的改革、观念的更新等。

作者：闫伟 单位：承德市人力资源和社会保障局