高校人事档案管理探析(4篇)
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随着高校的改革以及人事制度的不断发展，高校人事档案的管理也随之发展，高级知识分子和高端人才都集于高校，并且教职员工人数不在少数，流动性频繁，所以做好高校的人事档案管理重要性不言而喻。档案的管理不仅仅是关系到在职人员，在某种程度而言可以更好的促进高校的发展和社会的进步。本文将着重分析高校人事档案所出现并面临的新问题，针对这些问题进行具体的分析，然后提出相应的改革措施。
一、高校人事档案管理所面临的新问题
1.高校人事档案管理系统未能升级导致管理系统过于繁琐。
目前的一些高校还在用传统的纸质人事档案进行分类整理，对于高校人事档案管理的相关检索、查阅，或者是调取极为不便。关于高校的人事变动及相关资料的变更还采用人工整理收集的方法，这种方式大大耗费了人力、物力以及财力，在保管相关的高校人事档案的时候也会耗费相当多的人力、物力、财力。所以未能及时的升级高校人事档案管理系统会给高校人事档案管理的使用以及保管带来不少的麻烦。
2.高校人事档案管理的观念薄弱。
新闻媒体曾报道过，某大学有24名研究生档案无缘无故失踪，而且两年内校方并未给学生任何通知，直至学生毕业才发现本应校方保管的档案失踪。经过某大学的档案部门的调查及翻找也未能找出学生的档案。档案的失踪成为了学生们的就业最大障碍。其实从这个例子上就可以看出，高校对于高校人事档案管理的管理观念相当薄弱。档案管理人员不能从本质上重视档案的整理与保存，从而导致档案的失踪及学生的不知情。其实为何档案管理问题频发，归根究底还是因为观念的薄弱，责任心不强。所以高校人事档案管理的档案观念薄弱也是高校人事档案管理所面临的重要问题。
3.未能有效对高校人事档案进行利用，导致资源浪费。
高校人事档案管理的普遍应用就是因为高校人事档案管理对于高校发展有着十分重要的意义，所以高校的人事档案应该在一定的范围内合理的利用资源，按照规定制度去使用档案资源，但往往许多高校的档案还处于一个形式化的层面上，未能真正的利用档案资源，从而造成了资源的浪费。
4.高校人事档案无相关备份，一经损毁无法修补。
许多的高校人事档案并无相关的备份，正常来讲，相对比较重要的高校人事档案应该有正本与副本，来保障人事档案的完整与安全。档案室是一个安全隐患比较多的地方，容易引发失火或是水灾。高校许多人事档案一经损毁便无办法修补，像一些活动经历和申请表都无法补办。这个问题在高校人事档案管理之中也比较常见。
5.有些高校数字化人事档案管理运维不当。
有部分高校采取数字化、信息化的方式管理人事档案，更新管理方式是个很好的范例，但同时也要注重人事档案的管理安全。例如某企业运用厂家东方飞扬数字化档案管理，由于使用不当导致了内网信息泄露等诸多问题，最后采取了更改所有客户信息密码加强信息存储技术的方法。数字化人事档案管理很好地方便了高校管理，但与此同时也存在了一定的安全隐患，所以在使用的过程中安全问题也是高校在人事档案信息化管理过程中所要注意的重要问题之一。
二、对于高校人事档案管理的新问题提出相关的改革措施
1.强调高校人事档案管理的规范化和流程性。
高校人事档案经常出现丢失的主要原因就是因为高校人事档案管理存在不够规范、随意化的档案管理模式，所以针对于此类问题我们要制定严格的高校人事档案的管理制度。相关的具体制度我们可以借鉴企业的人事档案管理模式，像《干部档案工作条例》中对于人事档案的调取有着严格的规定“如必须借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还。”所以严格的工作条例不仅仅能够提高这些人事档案的管理安全性，还能够通过严格的方式来保障人事档案的真实性及权威性，不允许随意篡改。档案的重要性也都源于此，所以强调高校人事档案的管理的规范化和流程性至关重要。
2.细化整理类别，提高高校人事档案管理的专门性及集合性。
通常整理高校人事档案一旦档案过多，分类不够细就会给档案的翻找增添麻烦，所以细化整理的类别对于提高高校人事档案管理的专门性及集合性是十分必要的。可以从工作单位性质、职责专业、人员管理权限、职务级别及影响程度甚至是政治面貌、在岗情况及载体形式来进行收集分类。高校人事档案的分类被细化，其专门性以及专业性就会被凸显出来，从而促进高校人事档案管理的发展。
3.提高高校人事档案管理水平及人员配备。
当高校人事档案的管理不断细化的同时,也是高校人事档案的管理水平不断提高的过程。为了应对人事档案的管理不断升级，人员的配备应该更加完整。传统的高校人事档案管理中，大都是设立一个档案部，只配备一到两名管理人员，有些高校甚至并没有设立专业的档案部门与管理人员，仅仅以教职员工轮班的方式来进行管理。在此类管理方式的背后不仅仅体现了高校的档案意识的薄弱面，也体现了目前普遍高校在档案管理这方面的人员配备情况。提高人员配备不仅仅是增加相关管理人员的数量，并且阶段性地要对管理人员进行培训，确保管理人员的专业档案的管理水平。及时进行培训也有助于高校人事档案管理的进步性与时效性，从而提高其高校人事档案的管理水平。在进行人员配备的同时，要明确每一个管理人员的职责，防止档案管理出现问题互相推诿或是含糊其词的情况发生。所以做好工作划分及人员配备，是有利于高校人事档案管理水平的提高与发展的。
4.升级相关高校人事档案管理的硬件及软件设施。
高校人事档案管理上不仅仅要采取传统纸质档案的模式，也要适时引进数字化的档案管理模式，针对高校人事档案管理的硬件及软件上要做到实时性、高效性及安全性。不断进行更新与升级，不仅可以有效的为高校人事档案的管理规避一定的风险，并且大大减少了人物、物力、财力的耗损，提高高校人事档案使用过程中的效率。无论是从整理收集资料、查阅档案或者是调取档案来说，都是可以大大节约时间并且是十分便利的。也是一所高校紧跟时展的重要体现，更是可以从侧面推进校园整体性的数字化发展。
三、结语
在高校人事档案管理方面我们还有很长的一段路要走，要克服传统的人事档案管理的弊病，更新相关档案管理的观念，要不断地更新高校人事档案管理的制度以及硬件与软件等方面的信息设备，从而简化高校人事档案管理的整理、检索、查阅及调取等。跟上高校教育改革的步伐与时代社会发展的脚步。重视起高校人事档案管理，从而能够推动其高校的发展与进步
作者：朱琦 单位：包头医学院
第二篇：高校人事档案信息化建设问题研究
一、地方高校人事档案信息化建设中存在的问题及原因分析
当前，地方高校人事档案信息化建设水平参差不齐，存在的问题较多，影响了人事档案信息化建设积极作用的发挥。因此，有必要对存在的问题进行梳理，对产生问题的原因进行分析。具体问题主要体现在以下几个方面：
（一）地方高校对人事档案信息化建设的重视程度不够
人事档案工作非常重要，但在地方高校中的实际地位并不高，体现在地方高校对人事档案档案信息化建设的关注与认识明显不够。有的认为信息化就是简单的数字化，将人事档案扫描，转换成电子文件；有的认为就是将人事档案中的信息录入Excel文件或者录入人事档案信息管理软件即可。这些认识是不全面的，导致地方高校对人事档案信息化建设缺乏应有的重视。究其原因，第一，地方高校本科办学历史短，很多是最近十多年随着我国高等教育结构调整，由专科学校合并、升格而来的。学校办学层次低，发展任务重，发展经费不足及地域限制，严重影响了学校招生就业形势和高层次人才的引进。为了提升学校办学层次及学校长远发展，学校决策层的注意力大多集中在招生与就业、学科专业规划与建设、人才培养、师资队伍建设（尤其是高层次人才引进与培养）、科学研究、学生安全与稳定、校园基本建设、稳定民生等事关学校生存发展大局的工作上，有限的财力也主要集中在这些领域。学校领导很少有时间与精力去研究人事档案信息化建设的相关问题。第二，地方高校大多分布在省会城市、直辖市之外，多为三四线城市，具有明显的地域性。受地域限制，思想观念保守，眼界不够开阔。这些都导致人事档案信息化建设滞后。
（二）地方高校人事档案信息化建设经费投入不足，硬件设施不完备
地方高校人事档案信息化建设经费投入有限，硬件设施不完备，有的高校没有专门的人事档案室，不利于人事档案安全保管；有的高校保管条件不达标，库房简陋；有的高校仅配置计算机及扫描仪，将人事档案进行扫描，转换成PDF文件或JPG文件；有的高校采用Ex－cel软件进行人事档案信息录入与管理；少数高校购置人事档案信息管理软件，运用系统进行信息管理，实现单机管理，但没有考虑信息共享问题。在人事档案信息化建设上投入不足主要是由地方高校财务状况决定的。地方高校收入来源于上级财政拨款，数额有限，加上学校底子薄，办学经费严重不足，有的还负债累累。学校有限的资金主要投向于影响学校长远发展的重点工作，俗话说“好钢要使在刀刃上”，用于人事档案信息化建设的经费可想而知。比如，笔者所在的黄冈师范学院，差额拨款单位，省级财政投入有限，所在的黄冈市身处老区，经济欠发达，工业基础薄弱，市财政对于学校的经费投入也是爱莫能助。这一点比起部属院校或省属重点院校差距较大，部属院校或省属重点院校有国家相关部委或省级财政重点支持，经费充足，人事档案信息化建设有充足的资金保障，这是地方高校不可比拟的。
（三）地方高校人事档案信息化建设缺少信息化建设的复合型人才
地方高校办学层次不高，人事档案管理人员结构不合理，整体素质参差不齐，多以兼职为主，即使有专职人员，档案管理专业科班出身也极少，学历、职称层次较低，人事档案管理的专业理论储备不足，由于经费有限和受重视程度不高，接受档案专业培训的机会也不多。人事档案信息化工作得不到重视，难以吸引既懂人事档案管理业务又能熟练利用现代信息技术进行人事档案信息化处理的复合型人才，严重阻碍了地方高校人事档案信息化建设的推进。
二、加快推进地方高校人事档案信息化建设的必要性
加快推进地方高校人事档案信息化建设对于地方高校人事档案管理事业及人事管理工作都有着积极的促进作用，同时有利于人事档案当事人知情权的维护，有利于当事人对人事档案管理工作的监督。具体地来讲有以下几方面：
1．加快推进地方高校人事档案信息化建设
充分利用计算机、网络等现代技术，突破传统人事档案利用中的种种局限，对于无保密要求的人事档案信息资源进行整理、开发并提供利用服务，积极有序推进地方高校人事档案管理事业现代化。第一，更好地保护人事档案纸质载体。人事档案信息查阅一般通过信息管理系统进行，只有当所查阅信息对当事人、本单位有重大影响，或当事人对所查阅信息有异议时，才发挥纸质档案的原始凭证作用。这样就减少了不必要的翻阅，最大限度地保护人事档案纸质载体，尽量减少后期修复档案的各项投入。第二，更好地提高地方高校人事档案信息的安全性。作为信息化建设的配套项目，建立人事档案信息备份中心，通过对人事档案的电子档案和信息进行实时异质异地备份，从而最大限度保证人事档案信息安全。一旦发生本地人事档案或者信息损毁，可以在最短时间内恢复人事档案信息，避免了重新建设的投入。第三，提高工作效率，更好地提供人事档案信息利用与服务。人事档案信息一次录入可以无限次使用，避免了重复劳动，节约人力投入；同时大幅度提升人事档案信息检索与利用的效率和准确率，从根本上解决了传统检索、利用必须手工翻阅实体档案，既费时又费力的状况。
2．加快推进地方高校人事档案信息化建设
根本目的在于更好地服务于人事管理工作，提供第一手准确信息，更好地发挥人力资源潜力。第一，提高人事档案信息的准确性、权威性。依据人事档案信息化业务标准，对存在异议的人事档案信息进行认定并录入，尽量消除人事档案信息不统一、不准确现象，避免因为查阅人不同对信息认定的结果造成影响，减少人为因素干扰。第二，提高人事档案信息实时性和全面性。及时更新信息管理系统，实时反映教职工在学历进修、科研成果、社会服务、荣誉、获奖等方面的新变化，全面、准确、动态地了解每个教职工最新状况。第三，更好地推进人事管理工作。近十余年，国家人事制度改革稳步推进，尤其近年来，高校岗位设置工作不断深入，教职工管理由原来的“身份管理”变为“岗位管理”。高校里高级知识分子、高级专门人才、高级专家云集，如何积极贯彻落实国家人事制度各项改革，成为高校人事管理工作的重要部分。地方高校要通过人事档案信息化建设，充分挖掘有限的人力资源的巨大潜力，更好地调动各类高级专家、高级专门人才的积极性，实现岗位和人力资源的优化配置，发挥他们在人才培养、科学研究、服务社会方面的积极作用。
3．加快推进地方高校人事档案信息化建设
对于维护当事人知情权和对人事档案管理工作的监督有着非常重要的作用。第一，有利于维护人事档案当事人知情权。通过在人事档案信息管理系统中设置相应权限，使得当事人在一定范围和限度内可以查阅本人人事档案信息。这些信息源于人事档案，但公开这些信息又不等同于公开人事档案本身，这样既保证了信息公开，循序渐进地实现了知情权，又可以避免公开人事档案本身带来的隐患，相对来说更容易实现。第二，有利于当事人对人事档案管理工作的监督。当事人最熟悉自身实际情况，一旦当事人发现人事档案信息与自身实际情况不一致，可以向人事档案管理部门反映情况，提供材料，配合信息核实，提高信息准确性，也实现对人事档案管理工作的监督。
三、加快地方高校人事档案信息化建设的对策
（一）加强宣传，切实提高地方高校各级领导、人事档案管理员、校内各部门及广大教职工人事档案信息化建设的意识
第一，要加大宣传力度，使地方高校各级领导切实转变观念，认识到人事档案信息化建设对于地方高校人力资源的开发与优化配置的重要性，充分重视人事档案信息化建设，提上议事日程，加大力度推进人事档案信息化建设。第二，人事档案管理员也要提高对人事档案信息化建设的认识，增强责任感与使命感，积极参加相关业务培训，主动提高业务水平，成为推动人事档案信息化建设的主力军。第三，校内各职能部门也应积极参与其中，充分利用人事档案信息化建设成果，减少重复劳动，避免人事档案部门形成“信息孤岛”，最大限度实现信息共享。同时，根据各职能部门业务范围，主动向人事档案管理部门提供教职工教学、科研、社会服务等相关权威信息，帮助人事档案管理部门完善相关信息。第四，广大教职工也要认识到人事档案信息化建设并非只是人事部门、人事档案管理员的事情，是和每位教职工息息相关的，要积极主动地参与到人事档案信息化建设中来。根据访问权限，主动查看本人人事档案信息，如有异议信息，应联系人事档案管理人员核实更改；如有不完整信息或最新信息变动，提供相关材料，以便将信息录入系统，切实提高人事档案信息的准确性、全面性、实时性。
（二）争取资金，切实保障地方高校人事档案信息化建设的经费投入和硬件设施改善
第一，地方高校要积极争取上级主管部门和地方政府专项资金，多渠道筹措资金，保证人事档案信息化建设的资金来源。第二，在学校总体经费有限的情况下，将人事档案信息化建设所需的资金列入预算之中，设立专项经费，切实保证资金投入。第三，按照档案保管相关达标条件建设人事档案库房，配备密集架存放人事档案，根据档案库房管理的“八防”要求，配备防火、防盗、除湿、空调等设备，切实保证保管人事档案的基础设施达标。第四，根据信息化建设要求，添置硬件设施，如高配置的计算机、服务器、大容量的存储设备、打印机、刻录机、扫描仪、数码相机等，以及人事档案信息管理软件，不断改善信息化建设的物质条件，为人事档案信息化建设的开展提供必要的物质保障。
（三）引进专业人才，切实加强地方高校人事档案信息化工作的人才队伍建设
第一，通过多种渠道，引进人事档案信息化建设所需的高素质复合型人才，同时加大对在职人事档案管理员的培训力度，提高人事档案管理员的信息化业务水平。第二，树立“人才资源是第一资源”的意识，重视信息化建设人才队伍的培养与使用，“培养、留住、用好”具有综合职业能力和全面素质的专业人才，做到“人尽其才”。第三，引入竞争机制，实行绩效考核，优胜劣汰，保证在人事档案信息化建设一线的管理人员具有相当的业务工作能力。第四，创造条件，鼓励从事信息化建设的管理人员在本专业领域内积极进取，从事学术研究，不断提高自身业务与理论水平，打通职业上升通道，提高自身待遇，从内心愿意将地方高校人事档案信息化建设工作作为自己毕生的事业奋斗一生。
（四）建立安全保障体系，切实增强地方高校人事档案信息化建设的安全性
第一，积极推进地方高校人事档案信息数字化、网络化建设，设置访问权限，在实现人事档案信息资源共享的同时，务必确保人事档案信息安全，防止个人信息泄露。第二，加强地方高校人事档案信息化网络及服务器的安保设施与安保体系建设，防止黑客攻击，保证人事档案信息管理系统的信息安全。第三，建立人事档案信息备份中心，实现人事档案信息的实时异质异地备份，做到即便出现服务器损毁或系统崩溃，也能即时恢复人事档案信息系统的全部信息。通过这些措施，千方百计确保地方高校人事档案信息的安全性。加快推进地方高校人事档案信息化建设，全面提升人事档案信息资源开发利用水平，实现人力资源开发与优化配置，促进“人才强校”、“人才强市”战略的顺利推进，全面服务地方经济社会发展，也是地方高校人事档案事业实现可持续发展的必然选择。
作者：张丽娜 单位：黄冈师范学院人事处
第三篇：高校大学毕业生人事档案管理
大学毕业生的人事档案是由其学籍档案转化而来，记录着其求学期间（包括中学阶段）生活、学习、参与社会实践的主要经历及政治面貌、品德作风等情况，具有全面性、真实性和现实性，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，也是大学生就业及今后的单位选拔的重要依据。
一、大学毕业生的人事档案构成及内容
一份完整的人事档案，按个人经历划分，应包含三个阶段的内容，即中学时期、大学时期和工作时期。中学时期的材料就是学籍表；大学时期的材料包括学员登记表、学习成绩表、毕业登记表、授学位的材料、学历证明书、培训结业成绩登记表、学习鉴定材料等；工作时期的材料有履历、自传、组织鉴定、自我鉴定、专业技术职务任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业职务的审批表和晋升专业职务(职称)审批表、录用和聘用干部职工工作中形成的录用和聘用审批表、聘用干部职工合同书、政审(考核)材料、续聘审批表、解聘辞退材料、组织材料等。
二、大学毕业生人事档案的流转程序及过程
档案从中学进入大学，学校有专人统一办理。大学毕业后，档案去向有二，一是离校时已与用人单位签订劳动合同，其要在规定时间内将档案与报到证交与用人单位的人事部门。如有迁户需要，入职后，经单位批准（需要从档案室借出报到证和合同原件），可将户口迁入单位集体户。二是离校时未与用人单位签订劳动合同，由于学校无责继续保管档案（毕业后个人档案由学校免费保管两年），个人要按照学校建议，把档案转到指定的人才交流中心，尔后人才中心会按期为个人办理转正定级等手续。当个人解除合同、辞职或调离原单位时，切记要及时把自己的档案转入新单位或户口所在地的人才服务中心。档案转入新单位后，人事部会严格审验档案，要求本人填写履历表，并与劳动合同书一并装入本人档中，交由档案室妥善保管，待到见习期满了，转正定级表、技术资格认定、专业技术职称认定表及有些人的继续教育材料会被人力资源部交档案室，装入本人档案。
三、档案流转产生的问题及注意事项
笔者从事档案管理工作多年，依据个人实践经验，大学生毕业生从离校到入职，档案形成和转接过程中最易发生的一个突出问题就是没有及时做到“档案随人走”，很多大学生在毕业时忙于找工作，都会忽视档案的保管和转接，从而造成档案丢失、材料缺项，给个人今后的工作、社保、升职等各方面造成了不利影响。“档案没有随人走”多发生在离校时没有签订用工合同，或用人单位无人事管理部门而是由人才服务中心统一管理的情况下。档案一定要跟着本人走，要及时托管在用人单位所在地区的人才服务中心，这样便于和人才中心及时联络，完善各种资料。档案从学校转出后应及时交于用人单位，切记自己不要私人保管。学生档案内容不全或者丢失，工作后用人单位就无法办理给个人办理各项社会保险，补办手续极为繁琐，会给个人造成很大损失。个人工作发生变动，应及时要把档案转入新单位，在原单位办手续时，需认真核对个人信息，谨防同名同姓，提取错误。常见的问题是人事材料没按时装入档案，档案里没有认定表，待到评职称时，即使有证书，新单位也会不予认可，再返回原单位寻找便会徒添难度。所以，在离职时，一定要留下有效、准确的联系方式及相关个人信息，便于人事材料后续移交。档案转出后，原单位档案室人员会给新单位开具档案转递通知单，新单位档案室接收人员会仔细核对档案内容，在回执单（此回执上面录有档案转入时间、地点，以备以后万一出现档案丢失等情况时，可以追究新旧两个单位之间的责任，确保自己的档案管理有据可查）上盖章、签字，此回执应由本人务必要交回原单位。
作者：孟青春 单位：陕西建工第三建设集团有限公司
第四篇：高校干部序列人事档案管理研究
1干部人事档案管理出现的问题
1.1意识薄弱
大部分高校对干部人事档案管理工作重视不够，对干部人事档案管理工作在选拔干部、任用人才，晋职晋级中的作用认识不足。对档案工作所需的基础设施、人员、经费投入不够，档案工作所需的基本设备、工作环境不能达到国家要求。教职工缺乏档案意识，归档材料不用规定的笔填写，材料项目填写不全，年度考核等材料内容抄袭，套话、空话较多。新参加工作人员对于档案是否已到工作单位，不闻不问，有的已工作几年了但档案还没有到工作单位。这些问题直接影响到干部人事档案管理工作水平。
1.2素质较低
高校干部人事档案管理人员配备的数量少，未能达到1000卷档案室1个人的标准。且大部分人员学历层次较低、年龄偏大、知识结构不合理，大部分管理人员主要是从教学一线淘汰下来的，对干部人事档案材料的收集、分类、排序、整理、归档立卷、档案转递等业务不了解，基本上未经过相关专业培训就直接上岗工作，档案专业毕业的或具有相关学历的人员甚少，这些人的素质较低，很难适应高校干部人事档案管理工作的需要。近几年，虽有新分配的大学生充实到管理队伍中平，但专业对口的较少，他们认为在高校搞档案工作发展前景不好，没有人重视，工作很难干出成绩，不安心档案工作，总是伺机跳槽，也就谈不上提高档案业务能力了。
1.3归档渠道较窄，材料不规范
现阶段，高校干部人事档案的归档材料主要是来自组织、人事、工会、纪检等部门形成的干部任免、工资、职称、年度考核、入党、奖惩等材料。而对于新规定的党委、人大、政协委员的简历材料，报告个人有关事项材料，反映个人有科研学术水平的材料等收集较为困难。归档材料中项目填写不全，不按规定用笔，基本信息填写与档案有出入，缺少像片等现象经常发生。由于国家对于硕士研究生、博士生的学历材料没有统一的规定，各培养学校形成的相关材料内容不规范，用纸规格不统一，常常不能达到干部人事档案材料归档要求，这些问题给干部人事档案管理工作带来了很多困难，影响了档案质量。
1.4制度执行不力
现行的干部人事档案管理制度较为规范，但是具体执行时得不到应有的贯彻落实。档案材料形成部门积压或滞留档案材料，不符合归档要求限期补办的材料超期；《查阅干部档案审批表》填写不规范，查阅档案材料与复制材料混淆，有的审批不签名；个别工作人员责任心不强，造成借阅的档案材料丢失；外借档案超期不还，不办理续借手续，至使干部人事档案长期在外；档案转递过程中，未能将回执及时邮寄回档案发出单位等现象时有发生，不能严格地按干部人事档案管理制度办事，影响到了档案管理部门的工作，威胁到了干部人事档案安全。
1.5人档分离、弃档现象时有发生
近几年，随着国家高等教育的快速发展，各高校为了提升师资队伍水平，不断加大人才引进力度，高学历人员在单位之间“跳槽”频繁，有的单位为了留住人才，采用了扣留人事档案的办法，造成了人档分离。而有的人干脆放弃自己的档案，使档案长期滞留在原单位无人问津。大部分高校不同程度地存在这些现象，导致干部人事档案材料不完整，更谈不到档案材料的准确真实了。
1.6信息化程度较低
由于投入较少，高校的干部人事档案管理大部分还停留在以手工操作为主的工作模式上，虽然配备了计算机等设备，但大部分仅仅是利用计算机编一些姓名索引、个人档案目录，与数字化、信息化管理的要求相差甚远，工作效率较低，一定程度上影响了档案的利用。
2对高校干部人事档案管理工作的建议
2.1普及干部人事档案知识，增强档案意识
绝大部分高校已经建立了校园网络，干部人事档案部门应充分利用校园网络阵地，宣传普及干部人事档案管理的收集范围、分类、排序、提供利用、档案转递、保密等基本知识。定期深入到各二级学院、部处对教职工、学生进行干部人事档案相关知识的讲座、培训。经常举办一定范围的干部人事档案知识竞赛，从而普及档案基本知识，增强教职工、学生的档案意识，提高干部人事档案管理工作水平。
2.2建立责任制，完善管理制度建设，加强执行力度
应建立以单位主要领导为组长的干部人事档案工作领导小组，切实发挥作用，加强对干部人事档案工作的检查、督促、指导。应依据干部人事档案管理制度，制定适合本校实际情况的各项管理制度、办法，特别是干部人事档案材料的收集办法，拓宽收集渠道，确保材料质量，从源头上提高干部人事档案的质量。应建立相应责任制，明确各级各类人员、干部档案管理人员的责任，奖惩分明，从而确保干部人事档案的各项管理制度得到落实。
2.3培训管理队伍，提高业务能力
管理人员的业务能力，直接影响干部人事档案的管理水平。应保证经费，参加业务培训，学校应加大投入力度，使档案管理人员能经常参加业务主管部门举办的培训。应提倡自主学习，档案管理人员应充分利用互联网进行自主学习，学习档案管理的制度、法规，学习干部人事档案管理的最新动态，发展方向等。同时应学习国家的干部政策、人事、劳资等相关知识，从而更好地对收集的档案材料进行鉴别，提高干部人事档案质量。应建立干部人事档案上级主管部门、各高校之间的网络工作群，利用网络上下沟通、交流工作经验、取长补短，提高业务能力。学校应注意保持管理人员的相对队伍稳定，使他们安心工作，定期对管理人员进行业务考核，促使他们提高业务能力。
2.4加快高校人事制度改革
高层次人才在高校之间、各单位之间经常性地流动已经成为一种趋势，现行的人事制度已经不适应形势发展的需要，国家应制定相应的人才管理与干部人事档案管理办法，避免“人档分离”、“弃档”现象的出现，允许人才的合理流动。
2.5增加投入，加快信息化、数字化建设
干部人事档案的信息化、数字化建设是发展方向，学校应加大投入力度，配备必要设备，研究开发相应管理软件，利用现代办公手段管理干部人事档案，力争早日实现干部人事档案管理的信息化、数字化。总之，如何解决现存问题，提高干部人事档案管理水平，加快信息建设，以适应高校快速发展的需要，是干部人事档案工作者需认真研究的课题。
作者：张翀 单位：西北政法大学劳资科
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