人事档案收集归档工作研究

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摘要：人事档案关乎我们每个人的切身利益。因此，对档案管理工作的要求也更为严格。人事档案的有效管理能够充分发挥我国人才资源的优势，它能高效快速地选拔一批优秀的人才为社会作出贡献。新时期我们要更加注重人事档案的收集归档工作。

关键词：人事档案；收集归档；档案管理

人事档案作为信息资源的重要组成部分，在当前社会中发挥着重要的作用，其主要表现在行政、教育、法律、经济、政治等方面，它集中管理我国的各项优秀人才，成为一个庞大的人才资料库。社会的运作离不开人才，对人才资源库有效的利用，能够充分发挥我国人才资源的优势，推进社会进步。

一、人事档案管理概述

人事档案是主要记录一个人主要的人生经历、政治面貌和品行作风等个人情况的文件材料。它随着个人的工作学习而发生迁移，主要发挥着证明、依据和参考的作用。每个人都有各自的人事档案，它将伴随着我们的一生，而我国重要的档案管理机构是人才市场以及街道办事处等。按照我国档案法规定，毕业生的人事档案不得由个人截留或者销毁。因此，人事档案的管理收集归档工作尤为重要。人事档案的收集范围主要涉及七大类：第一，履历材料，主要涉及个人的基本信息情况，例如：出生地、家庭状况、社会关系等。不同类别的人员在提交履历表时要按照表中规定的说明进行严格的填写。第二，自传材料。主要包括个人思想、历史、反省等反应自身情况的自传性材料。它包括：自传内容的入团或者入党申请书、自传的简历表和一些自传的经历等。第三，鉴定、考核、考察材料。这一部分材料主要是由专门机构审查的材料，主要有考核登记表、民主评议和组织考核综合素质表、干部等级表等各种鉴定和登记表。起到证明和鉴定专业技能的作用。第四，学历和评聘专业技术职务材料。这一部分的材料专业性强，主要涉及个人的学历、专业技术、科研成果等内容。第五，政治历史情况的审查材料。反应个人政治面貌和家庭背景的材料，它涉及个人工作的升迁、入党和出国等。第六，参加党团材料。包括入党、入团志愿书，党员登记表等材料。第七，工资、任免、出国、代表大会等材料。

二、新时期人事档案收集归档工作中出现的问题

（一）对人事档案管理的重要性认识程度不够

大多数人并不重视人事档案的管理，大学生毕业后，人事档案随之寄回本人所在地方的人才交流市场，很多大学生在调档案的时候才会关注自己的档案归属，而当地的人才交流市场分为地方、区和县。因此，会出现找不到自己档案的现象出现。而人才交流中心只免费为应届毕业生提供两年的存放期限，需要毕业生及时去报到，因为这关系到个人工作的调动等问题。而在企业中，很多人对于人事档案管理工作也存在误解，认为人事档案的工作十分简单，只需要记录和保存，因而得不到有效的重视。他们忽略人事档案管理的重要作用，不安排或者少安排人去管理档案工作，导致很多员工的人事档案得不到及时更新，影响了他们工作关系的调动、升职等问题。

（二）人事档案管理方法落后

由于人事档案管理工作得不到有效的重视，因而对于管理的支持力度下降。而作为信息化普及的今天，计算机技术的广泛应用为档案管理提供了一个强大的技术支撑。但是手工操作人事档案的现象仍然存在，这就导致一些地方的人事档案管理方法落后，人事档案得不到及时更新，影响大批优秀的人才投入市场。

（三）人事档案管理员素质普遍不高

人事档案管理人员的素质普遍不高，它们只负责简单的操作和做好预防工作，它们对于自己的工作也不够重视，所以很多情况下，他们始终处于单调的工作中，搜集的资料有时会出现不全的现象，资料更新慢，而在办事的时候繁琐的程序也影响了办事效率。

三、新时期人事档案收集归档工作的具体要求

（一）重视人事档案的管理工作

第一，加强毕业生对人事档案的重视，大学生毕业后面临找工作的问题，而人事档案在找工作中发挥着至关重要的作用。大学生应该在平时的学习中关注人事档案的问题，对其进行了解，便于在以后的工作中充分发挥人事档案的作用。第二，企业和管理机构应该重视对人事档案的了解，集中学习人事档案管理的方针和政策，给与人事管理部门以足够的重视，提拔优秀的档案管理人才，投入资金，完善管理设备和资源，加大力度对人事档案的管理进行有效的规划，使之正常发挥作用。

（二）健全人事档案收集归档的管理制度

很多情况下，有效的管理制度是一个部门工作的基础，只有设置一个良好的管理制度才能从根本上解决管理中存在的诸多问题，将档案的管理有效地进行下去。繁琐的管理规定影响了人事档案有效的收集和归档，应该简化管理规定，提高办事效率。

（三）充分利用计算机对人事档案进行管理

计算机技术能够有效地提高人事档案的收集和整理工作，简化工作流程和提高办事效率。当前是信息化时代，要充分发挥计算机网络的优势，将人事档案通过网络方式，及时更新数据、提高档案传输的速度，从而有效地完成人事档案的管理工作。

（四）提高管理人员素质

引进人事管理人才，这样可以有效地提高管理人员的综合素质，培养他们办事的效率，配合管理制度，从而提高整体的办事效率。企业或单位应该制定相关的人才管理制度，制定奖惩机制，鼓励员工积极投入到工作中去，提高他们的办事效率和工作热情，另外，派一些人去专门的机构进行学习，学习新的档案操作系统，引进新的管理软件，及时更新管理工具，提高他们的管理素质。

（五）加强档案安全的管理

人事档案记录了个人的出生地、家庭地址、上学经历、工作经历等重要的信息，因此必须加强对档案的安全管理。一方面，要加强对工作人员素质的培养，提高他们对人事档案的安全意识，让他们充分关注人事档案安全的问题。另一方面，企业或单位提供一个安全的档案管理环境，不随意将个人信息进行泄露，对必要的人事档案进行加密处理，对存放人事档案的办公室加强监管，实行负责制，避免因档案遗失给个人造成的影响。人事档案发展的今天，我们更多的关注它存在的价值，我国人口基数大，随着大学生的扩招，毕业生逐年增长，人事档案的数量也在不断的扩大。因此，对人事档案的管理势必会造成影响，任务量的增大会给管理人员带来了许多挑战，而单位需要做的就是制定合理的管理制度，利用网络方便快捷的特点，积极更新人事档案管理的系统软件，简化办事程序，提高工作人员的整体素质，为高校快速的管理实施提供技术、人员、制度的支撑。另外，最重要的是对人事档案信息的安全进行管理，一方面要加强工作人员对安全的重视程度，另一方面要加强对人事档案的安全管理，这样做有利于充分发挥我国人才资源的优势，对我国人才市场的发展起到了促进作用。

参考文献：

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作者：李淑诗 单位：广东省乐昌峡水利枢纽管理处