我国高校人事档案管理研究

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［摘要］人事档案管理是高校日常管理工作的重要内容，为高校管理、教学等优化提供了重要的信息依据。信息时代的发展，为高校人事档案管理工作带来了诸多机遇和挑战，信息化程度成为了高校人事档案管理工作考核的重要指标之一。本文以信息时代为研究背景，在对高校人事档案管理界定及功能作出论述的基础上，分析了我国高校人事档案管理的现状，并就我国高校人事档案管理的加强策略进行了研究。

［关键词］信息时代;高校;人事档案管理;现状;加强策略

引言

人事档案是对个人履历的一种展示，无不体现了思想意识及社会形态的变化。随着科技时代的发展，信息技术逐渐渗透到了人类工作与生活的方方面面，为人们创造了优质的信息服务环境。在这样的环境背景下，高校人事档案管理作为一项服务性工作，加强其信息化建设与管理显得尤为重要。纵观我国高校人事档案管理整体，其在信息化管理方面仍存在不少问题，严重影响了人事档案的保存与利用。因此，对信息时代背景下我国高校人事档案管理进行研究具有非常实在的作用和意义，并受到了社会各界的广泛关注和重视。

一、高校人事档案管理的界定及功能

人事档案管理是高校人事工作的重要内容，它是指人事管理部门或其他相关部门根据个人经历或素质表现，以个人为单位搜集和保存的便于日后查考的人事材料管理工作，主要包括人事材料的搜集、甄别、整理、保存、查询及传递等内容，是一种服务类工作。信息化时代背景下，高校人事档案管理工作性质和内容不变，只是通过对先进思想和技术的引用完善高校人事档案管理工作体系，从而提高人事档案管理工作的质量和效率，延长人事材料的使用寿命，以便于人事档案管理工作更好地服务于高校系列管理活动。人事档案管理将人事相关的信息资源整合在一起，记录了个人的工作历程、政治素养、工作业绩以及职务变化等情况，是个人品牌的重要标识，为高校人力资源管理工作提供了重要的信息依据，有利于指导高校系统化、科学化地开展师资队伍建设、教学活动安排等工作，严格意义上讲，人事档案管理是高校教育改革与优化重要的依据和基础，理应得到高度的重视。

二、信息时代背景下我国高校人事档案管理的现状

信息时代背景下，信息资源的搜集、整理及利用效率和质量更高。但是，信息时代背景下，反观我国高校人事档案管理工作实际，其中暴露出了不少问题，主要体现在以下几个方面。

(一)服务意识不强

信息时代背景下，高校人事档案管理作为一项服务性工作，其服务功能应该得到进一步的发挥和利用。但是，某些高校受传统人事档案管理模式的影响，信息服务意识不强，对档案信息资源的利用率不高，开发力度明显不足。长期以来，高校一直把人事档案馆藏数量及面积视为人事档案管理绩效考核的重要内容和指标，其工作的重点是人事档案整理与保存，轻视甚至忽视了人事档案应有的价值和功能发挥，人事档案管理工作过于形式化。在信息技术飞速发展的时代，人事档案管理的服务功能愈加强化，高校现有的人事档案管理模式显然不能满足广大教职工及社会其他人员的信息需求。高校人事档案服务意识不强，所引发的重要问题是，高校数字人事档案信息资源不足，由于受建设经费的影响，人事档案管理对信息处理技术的应用不足，这在一定程度上影响了人事档案的开发与利用。人事档案会随着个人经历、素质的增长发生变化，其管理工作应是一个持续不断的过程，但是高校人事档案管理由于缺少高效使用的信息化还软件支持，对人事档案的更新不及时，缺少动态分析与统计环节，不利于专业化师资队伍建设，最终影响了高校教育的发展。

(二)管理体制落后

高校人事档案管理是一项系统工程，需要完善的管理体制作保障。但是，目前高校人事档案管理普遍存在保存散乱、方式陈旧等问题。高校教育涉及到领导、教师以及学生等主体，他们都有着独特的履历，应该建立与之相符的档案，同时还要加强对这部分档案的利用，以指导开展相关管理工作。一些高校根据管理部门的划分，将人事档案分别归入到人事处、学生处、教务处以及财务处等地点存放，甚至还存有人事档案借阅不还的现象，不利于形成人事档案的规范化、标准化管理，为档案信息利用者带来了众多不便。另外，部分高校仍然沿用人工操作的落后人事档案管理方式，各职能部门之间各自为政，彼此缺少沟通与交流，管理工作安排存在交叉重复问题，造成了人力、物力和财力不同程度的浪费，使得高校管理资源显得更加捉襟见肘，违背了我国节约型社会的建设原则。信息时代背景下，要求我国高校人事档案管理逐渐实现信息共享。高校人事档案管理规划建设方面的匮乏，使得系统兼容性低，不利于这一目标的实现。

(三)基础工作薄弱

信息时代对高校人事档案管理基础工作提出了更多、更高的要求。新的技术发展时期，高校应该加大人事档案管理方面的资金、资源投入，包括技术投入、人才投入以及环境投入等。然而，很多高校在这方面做得不足。某些高校尚未意识到信息时代背景下，人事档案管理面临的机遇和挑战，对人事档案管理建设的认知存在不足，致使相关投入不足，限制了本校人事档案管理的信息化建设程度。一般情况下，高校人事档案管理信息化需要软件及硬件方面的双向投入才能实现，应该根据人事档案的数量决定服务器的类型及其容量，但是部分高校为了节约成本，以普通微机代替专用服务器，其他相关设备老化，导致数据库系统功能满足不了需求。即使，部分高校引入了一些信息技术软件或手段，却由于不重视人才培训，导致先进技术设备利用率低，仍然阻碍了高校的信息化建设。

三、信息时代背景下我国高校人事档案管理加强策略

作者基于对高校人事档案管理内涵及功能的认识，结合上文对高校人事档案管理现状的认识，有针对性地提出了以下几种信息背景下我国高校人事档案管理加强策略，以供参考。

(一)加大信息建设投入

信息时代背景下，高校人事档案管理应该面向更高层级的发展，努力实现信息化、智能化。新时期，高校领导层及相关工作人员应该重新认识人事档案管理价值与功能，强化本项工作的服务性，认真分析人事档案信息化管理的特征，从本校人事档案管理实际出发，采取一系列的改革与优化措施。高校应该建立完善的人事档案管理信息化建设体系，真正将之纳入到校园基础建设当中，整合一切可以利用资源，适度加大信息化建设方面的投入，积极引进先进管理思想、技术设备以及技术手段，打造校园内部网络体系，尽快实现人事档案管理信息共享目标。在此过程中，高校可以请专业公司对本校人事档案管理工作进行评估，并以此为依据，制定科学、有效的信息系统建设计划，根据其技术要求，采购适用的硬件和软件。针对高校信息化建设资源有限的情况，高校应该积极寻求政府及企业的支持，与意向企业建立长期合作关系，结合企业发展需求，明确人才培训目标，满足企业人力资源需求的同时，调动企业的教育参与积极性，实现资源的优势互补。

(二)加强专业人才建设

高校系列管理工作的开展，始终离不开人才的支持。信息时代对高校人事档案管理工作人员，提出了更多的要求。高校应该分层制定专业人才建设规划，从战略的高度，去审视人力资源管理这项工作，以人才推动教育事业的发展。具体而言，高校应该普及人事档案管理重要性，在校领导层开展信息化建设培训活动，使其充分了解信息时代的特性与要求，提高他们对信息时代背景下对人事档案管理工作的认知，保证相关决策的有效性。在高校领导层的引导下，高校还应该加强人事档案管理工作人员的培训，包括知识培训和技能培训，明确信息时代对人才提出的挑战和要求，针对本校认识档案管理工作人员综合素质和能力中存在的不足，有针对地制定培训计划，请专业领域内的人才担任讲师，提高从业人员的服务意识和专业技能。与此同时，高校还应该建立与之匹配的考核机制和激励机制，对受训人员的受训结果进行评估，以此为依据改进培训计划，给予表现优良的职工精神奖励和物质奖励，激励他们向更高层次努力。

(三)健全档案管理体制

信息时代背景下，高校健全人事档案管理机制是重点。高校健全的人事档案管理工作机制，应该包括管理机制、考核机制、监督机制以及奖惩机制等等。具体而言，高校应该成立独立的人事档案管理部门，一改传统人事档案管理模式存在的弊端，有效地把人事档案信息整合在一起，利用先进的技术设备和手段，实现档案信息共享，给予各部门对等的信息查询权，尽量避免人事档案原件的流动，减少人事档案信息资源的损坏或丢失。同时，高校还应该加强对各管理部门的监管，促进他们之间的交流与合作，最大限度地提高档案信息的利用率。除此之外，信息时代背景下，高校还应该重新定位人事档案管理，拓展其功能，进一步细化其考核标准，对整个人事档案管理工作体系进行考核，在明确各相关部门及其工作人员职责的基础上，给予工作表现优异的人员奖励，给予存在工作失误的员工适度处罚，保证人事档案管理工作的顺利实施。

结语

总之，信息时代背景下，高校必须要加强人事档案管理改革与优化。由于个人能力有限，加之各高校的人事档案管理实际有所差异，作者有关信息时代背景下我国高校人事档案管理的研究可能存在不足，因此，希望各高校加入研究行列，认真甚至信息时代背景下自身人事档案管理中存在的缺陷或不足，可在本文论点的基础上进行延伸，并制定一系列行之有效的改进优化策略，注重付诸实践，从而推进本校的人事档案管理信息化建设。

参考文献:

［1］冯素晓．高校人事档案的信息化建设探究———索引的选择与应用［J］．软件导刊，2011(10)．

［2］韩淑华．人事档案信息数字化管理面临的问题与对策［J］．兰台世界，2010(24)．

作者：许红婷 单位：晋中师范高等专科学校