人事档案管理问题思考

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摘要：近些年国家人事管理部门逐渐意识到人事档案管理的重要性，也做了相应的努力，但人事档案管理中还是存在一些不足，影响人事管理工作效率和质量。文章对人事档案管理中存在的问题进行思考，探讨如何做好人事档案管理工作。

关键词：人事档案管理问题策略

人事档案是社会公共信息的重要组成部分，企业单位借助人事档案查询就职人员学历、工作经验、技术职称、社会关系等信息。从人力资源管理、开发、利用角度来看，人事档案在丰富求职者信息的同时，为企事业单位人才招聘提供参考；从档案查阅利用来看，人事档案利用率较高，因此加强人事档案的管理十分必要。

一、人事档案管理中存在的问题

1．人事档案管理意识淡薄。

从我国人事档案管理现状来看，很多企事业单位领导对人事档案管理不够重视，认为人事档案管理工作就是保管性事务，没有列入企事业单位日常管理工作范畴，认为人事档案只要不丢失、不泄露，能够应付上级检查就够了。一些领导甚至直接把人事档案人交由企业档案部门管理，而企业档案管理工作也不够健全、完善，而且不具备人事档案管理的条件、场所、设备、经费、人员等，人事档案管理自然做不好。2．管理水平低下，管理手段落后。我国企事业单位档案管理人员多是兼职，导致档案管理人员流动性大。档案交接制度不完善，难以保证人事档案的完整性。就档案管理人员素质来说，专业知识水平低，企事业单位没有进行针对性的业务培训，管理人员工作热情不高、精力投入少，档案管理工作仅停留于档案收集、整理、归档等工作上。此外，人事档案管理手段相对落后，档案借阅过程中反复调用原始材料，对档案造成了不可避免的损毁。档案室室内温度、湿度、采光等不符合标准，导致纸张发黄、字迹变暗，严重影响档案的安全性和有效性。

3．人事档案收集力度不够。

由于人事档案收集、归档制度不健全、不合理，导致工作人员对档案工作执行不严格，档案收集不完整、档案归档不及时。此外，收集和归档的档案材料在形式和内容上千篇一律，没有任何实用价值，不能准确反映个人信息，对企事业单位的人力资源管理非常不利，从而影响人事档案管理工作效率和质量，降低档案实用价值。

4．人事档案管理信息化程度不高。

在社会经济和科技的进步推动下信息处理技术的发展，人事档案管理信息化管理系统逐渐完善。尽管计算机水平在不断更新，但有很多先进技术手段没有被挖掘和利用，计算机技术在人事档案管理中应用不够广泛，这不仅不利于人事档案管理效率的提高，也造成了一定的资源浪费，增加企事业单位档案管理成本。

二、人事档案管理策略

1．加强对人事档案管理工作的重视。

领导阶层和管理人员加强对人事档案管理工作的重视，是做好人事档案管理工作的重要保证。企事业单位领导积极关注人事档案管理工作，将其纳入日常工作范畴，成立档案管理领导组，定期检查人事档案收集、归档工作进度，加强监督，及时发现管理中的不足并加以指导纠正，把档案管理工作纳入年度考核，与单位其他考核挂钩，提高对档案管理工作的重视。企事业单位领导要加强对档案法律知识学习，明白人事档案管理工作的重要性，明确档案管理人员职责、职权，努力做好人事档案管理工作。

2．增加资金投入，构建良好环境。

各企事业单位要加大档案工作财政投入，尤其是档案维护、档案抢救、档案信息化建设的资金投入。档案管理经费要做到年初预算、年终总结，做好档案收集、归档、管理等环节的专项预算。各单位需严格按照国家档案管理建设标准完善本单位档案室建设，采购一定数量和规格的档案柜、档案袋，做好采光、通风、防潮、防尘、防虫等工作，在条件允许的情况下，争取资金开展人事档案数字化建设工作，提高档案利用效率；根据各单位工作实际档案室应配置空调、扫描仪、监视器等设备，为企事业单位档案信息化管理提供保障，确保档案利用安全、完整。

3．提高人事档案管理人员素质。

各单位人事部门要加强档案管理人员队伍建设，保证工作人员人生观、世界观、价值观积极向上。企事业单位领导加强对员工的教育培养，积极深入一线，关心员工生活、工作，充分调动员工工作积极性。提高档案人员管理素质，一方面提高本单位档案人员录用标准，不仅要具备专业知识，工作经验也很重要；另一方面积极开展业务培训，为员工提供一个交流学习的机会，进而提高人事档案管理水平。

4．加强人事档案材料的收集。

加强人事档案材料的收集是提高人事档案管理的重要基础。随着社会政治、经济体制改革的不断深化，干部任职、企业招聘、学生就业、职称评选等对人事材料需求的不断增加，对人事档案管理提出了新的要求。档案人员必须及时收集一切与人事有关的档案材料，认真整理、仔细鉴别，提高档案实用价值。工作中对不符合归档要求的材料要立即处理，确保归档材料齐全、完整，提高人事档案材料的准确性、实用性和权威性。认真登记档案转入、转出、接受等情况，严格档案借阅手续，避免档案丢失、泄密、涂改、损毁等现象的发生，实行责任制，保证档案完整，提高人事档案利用效率。

三、结语

总之，人事档案是国家决策、企业发展的重要依据，加强人事档案管理至关重要。目前我国人事档案管理意识薄弱、工作人员素质不高、管理制度不健全、信息化建设不够完善等问题突出。企事业单位领导应将人事档案管理纳入日常工作，加强对档案收集、归档工作的重视，保证人事档案完整性和实用性；积极开展业务培训，提高档案管理人员水平，确保档案管理工作质量；完善档案管理制度，规范档案管理流程，提升人事档案利用率。

参考文献

[1]于淼.关于人事档案管理若干问题的探讨[J].黑龙江省松花江航运枢纽建设,2013(11)

[2]王英玮.信息时代的人事档案管理——理论、实践、方法、技术[M].北京：中共党史出社，2004

作者：关莉 单位：云南省丽江市永胜县档案馆