事业单位人事档案管理信息化建设路径

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【摘要】人事档案管理信息化已随着我多信息化的全面发展而成为一种趋势。本文分析事业单位人事档案信息化管理的必要性，我国事业单位人事档案管理中存在的问题及应对措施。

【关键词】人事档案；事业单位；管理信息化；问题

1.加强事业单位人事档案信息化管理的必要性

1.1加强事业单位人事档案信息化管理体现了人力资源管理的社会价值。

事业单位人事档案管理工作是根据国家法律履行社会基本职能的一项重要工作，其社会属性决定了它的价值。这项工作所包含的内容呈现多元化特征，包括事业单位工作人员的身份、自理、工作表现等基本情况，这些情况与员工的待遇、组织关系及社会保证等密切相关，所以科学的关系显得至关重要。

1.2加强事业单位人事档案信息化管理是深化人力资源改革的重要保证。

目前我国事业单位人事档案管理因受多种历史原因的影响而存在一定的问题，如事业单位工作人员配置不合理，人员冗杂，且因为许多社会职能较弱的机构的设置导致机构精简不合理。要实现人力资源的改革提高工作效率，必须加强事业单位人事档案信息化管理。

2.我国事业单位人事档案管理中存在的问题

2.1软硬件基础参差不齐。

我国各地、各级、各部门对人事档案信息化的需求不同，但是事业单位人事档案管理开发软件不能互通各自为政，这就造成了通用、规范的管理软件的开发落后。不少单位计算机、扫面议、网络等人事人事管理的基础配备尚不齐全，而主要采用手动模式，计算机只起到辅助作用，这就在一定程度上阻碍了人事管理的信息化发展。

2.2缺少统一的信息化管理标准。

科学统一的管理标准是实现事业单位人事档案管理信息化的基础。在实际档案管理过程中，各个单位只从自身利益出发，无法形成统一的管理标准，不能实现数据共享，从而阻碍了人事档案管理的信息化进程。

2.3管理方式落后。

目前仍有许多单位人事管理工作仍处于传统的手工、半手工阶段，缺乏系统的信息化操作，即便有电子档案，也只是局限在基本信息的记录上。当前的档案整理、分类方法及著录标准相对落后，已不能满足事业单位人事档案数字化的要求。

2.4档案管理缺乏信息化人才。

当前，各大高校纷纷开展信息技术相关课程，培养现代信息人才。但是，其发展速度仍赶不上社会信息化需求。在事业单位档案管理上，人才短缺尤其严重。由于该行业突出，档案管理单位多为国家性事业单位，工资待遇不高，所以在人才竞争中缺乏优势。且认识管理者受年龄局限，信息知识接受较慢。这些综合因素的影响，导致了档案管理人才的缺乏和管理信息化发展较慢。

2.5人事档案利用水平低。

人事档案管理的目的在于利用，当前我国人事档案管理存在着重保密、轻利用的问题，人事档案开发利用度不够。人事档案中可供公开查阅的内容极少，且处于被动服务的状态，只有需要者上门才予提供查阅。这种相对保守的管理方式无法充分发挥人事档案的利用价值，并使档案管理更加落后。

3.事业单位人事档案信息化管理的途径

3.1加强管理，实现档案管理系统的信息化。

要实现人事档案管理的信息化，就要建立健全的管理软件技术。在档案管理过程中，要结合事业单位人事管理的特征，逐步建立方便快捷。技术含量高的管理系统，做好档案的手机、分类、鉴定、保管及调用等各项工作，并逐步实现自动化、信息化、数字化。只有不断极强事业单位人事档案管理与社会生产经营活动之间的关系，才能实现档案管理与单位生产经营活动的相统一，从而实现资源共享。

3.2做好人事档案信息入档及修复工作。

做好人事档案管理工作，必须高度重视档案生成、收集、验证、归档及利用等每一个环节。另外，管理人员要对档案进行核查和修复，出现问题时及时更正或修复，必要时与纸质档案进行对比，以加强档案的真实性、准确性和权威性。

3.3重视认识档案管理信息化的数据路建设。

建立数据库要严格遵守相关规定，建立科学、规范的企事业单位档案内容数据库。档案入库前要注意鉴别，确保档案方便利用，同时减低入库成本。还要重视数据库的权限管理工作，确保档案的有效安全利用。

3.4加强人事档案信管理的安全性。

首先在制度上，要建立相应的安全标准与制度法规，不断完善信息安全的保障体系。要不断规范档案借阅机制，建立起档案数据的备份和恢复机制，使档案信息的存储和使用安全得以保证。其次是在人员上，要加强事业单位人事档案管理人员的信息安全教育和技术培训，增强其信息保密意识，提高其信息安全使用技能。再次在档案信息储备上，纸质档案要与信息档案分开存储。

3.5重视培养人事档案信息化管理的人才。

人事档案的信息化是一个不断优化的过程，要逐步实现信息化管理，必须重视培养高素质的档案管理人才，增强管理人员的档案管理知识与信息技术知识。同时加强管理人员的继续教育与再教育，以适应不断发展的人事档案管理信息化需求。

结束语

事业单位的稳定发展关系着国民经济的发展与人民生活水平的提高，关系着社会稳定与和谐，人事档案管理信息化管理是当前信息化发展的要求，对人事档案服务于社会体制改革与创新中标重要意义。目前我国事业单位管理步伐不断加快，人事档案的数量和复杂度也逐渐增高，这就要求事业单位采用现代科学的管理方式和信息技术，加强管理人才的培养，建立科学的人事档案管理体系，逐步实现单位人事档案管理的信息化。

参考文献：

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[4]蒋荣蓉.对加强事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].办公室业务,2013,19:182.

作者：何赟 单位：海南省高级体育运动技术学校