人事档案管理在企业发展中的作用

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人才的竞争，是市场经济的核心竞争。企业发展，必须拥有一支高素质和高技能的人才队伍。各类人才在企业经营管理活动中所形成的人事档案，可以体现目前企业的人才结构、人才数量及人才水平等信息资料，反映企业的人才需求，为企业的人力资源规划提供重要的决策依据。以人事档案为重要内容的人力资源管理，为促进企业发展，起到了重要作用。

1.为企业人才招聘提供了质量保障。

人事档案为单位领导掌握应聘者的基本情况，正确使用新的人才起到参考作用。一方面，通过人事档案材料的查阅与整理，能够较为全面地了解员工个人经历，从事过哪些工作，取得过哪些成绩，有何特长，道德品质如何，进取心和事业心是否较强等各方面的情况，有效保证企业能因才录用人才，提高人才招聘的质量。另一方面，人力资源部门能够从人事档案中详细了解个人以往的教育、技能、培训、经验、绩效等方面的信息，有助于企业人力资源部门为人才分配合适的补充岗位。通过出示个人的人事档案，就可以以此为凭证，增加聘用企业对聘员的信任程度和认可程度。因此，人事档案是全面了解人才、选拔人才的基础，是领导者用人的重要参考依据。

2.为企业制订长期人才培养计划提供依据。

人事档案真实记录了职工培训内容及培训成绩，全面、准确地反映人才各方面的情况。企业人事管理部门可以根据人才的不同特点，提出有针对性的培训教育方案，做到因材施教。同时可以依据人事档案了解本单位的人才数量、文化程度、专业素质等方面的数据，探索人才成长的规律，以更好地培养和使用人才。企业人力资源管理部门，可以通过掌握人事档案中的员工信息，如教育背景、技能经验、年龄等，以针对性地开展培训项目，更加有效地调动员工在培训上的积极性。人力资源管理部门通过对人事档案信息的分析，能详细了解员工的工作表现、工作业绩、工作薪酬等方面的内容，以此为员工设定更好的职业生涯规划，开展以有针对性的职业技术训练和实践交流等方面为主要内容的培养教育，使员工不断向着企业规划的职业生涯目标迈进，进一步强化员工对企业的认同感与忠诚度。同时，企业人力资源管理部门根据人事档案进行统计分析，结合企业发展的中长远发展规划，进而做出准确的人才预测，制订出长远的人才培养计划。

3.为企业人才需求预测提供参考。

企业人力资源管理部门通过人事档案信息的分析，可以总结企业单位整体的人才储备状况，全面掌握管理和技术人才队伍的总体状况，分析现有企业人力资源状况是否适应企业改革与发展的要求，人才培养计划的制订是否科学合理、实施是否顺利等。从有利于企业人才队伍建设为出发点，结合人事流动的档案信息，预测企业人才的需求状况，从而有效科学地制订人力资源计划，为企业单位领导的决策提供可靠的依据。因此，人事档案和人事档案的综合分析，在企业单位人力资源管理及人才需求等方面发挥重要作用。

4.为企业发展起到了促进作用。

现代企业的管理就是人力资源的管理。其宗旨是“以人为本”。人是关键要素，首先要服务好人，才能做好管理工作。“以人为本”是指管理的出发点和归宿点都是“人”，承认人是一种资源，一种特殊的和重要的资源，而且在现代市场经济和竞争中是决定性的资源。通过开发人的潜能使之发挥到最大限度，调动人的积极性、创造性，而加强企业人事档案的管理工作，恰恰是将静止的人事档案变化为动态的激励手段，让员工能够感觉到组织对他的关注、关心和承认，充分调动各类人才的积极性和创造性，使各类人才扬长避短，充分在企业发展建设中发挥聪明才智，贡献自己的力量。

5.为维护自身权益提供凭证和参考。

由于人事档案真实记载每个人学历、工龄、职务、职称、考核结果等方面完整的职工信息，是管理者确定职工所属薪酬级别、科学薪酬制订的重要依据，是我们每一个人享受各种社会待遇的凭证以及解决劳动纠纷的依据，在企业管理中，人事档案关系到每个人的切身利益与个人待遇、社会劳动保障、组织关系，不仅具有法律效用，而且还具有重要的凭证价值和参考价值。人事档案也是个人办理遗产继承、子女落户、出国出境、工资保险、离职退休等业务的材料依据。可见，人事档案为职工享受各项待遇及维护合法权益提供了凭证和参考。

作者：索雪艳 单位：白山市城区公路管理段