信息化视野下高校人事档案管理浅议

前言：本站为你精心整理了信息化视野下高校人事档案管理浅议范文，希望能为你的创作提供参考价值，我们的客服老师可以帮助你提供个性化的参考范文，欢迎咨询。

摘要：随着现代科学技术的不断发展，高校的人事管理工作逐渐步入了信息化建设的轨道，并且获得了一定的成效。本文对信息化视野下的高校人事档案管理工作进行了分析和探讨。

关键词：信息化建设；高校管理；人事档案管理；思路

作为高校人才信息的重要载体，人事档案的管理工作一直是高校内部管理工作的重要内容。随着科学技术的不断发展，信息技术的出现对于档案管理工作赋予了更多的发展方向和途径。在现代社会信息化的趋势影响下，高校人事档案管理工作的开展应当与时俱进地进行提高，适应信息时代的变革需求，构建一套科学、完善的信息化管理系统，更好地适应新时期高校的发展需求。随着我国高等教育工作水平的提高，人事档案的管理水平必须要适时进行调整，为高校开展教学管理工作提供更加坚实的保障。

一、现阶段高校人事档案管理工作中的不足

（一）认识方面的缺失。

部分高校对于人事档案管理工作的重视程度不足，认为人事档案管理工作仅仅是日常辅助类管理工作之一，与高校的正常教学管理工作的开展不具有足够的联系。由于认识上的缺失，导致了高校人事档案管理工作的开展上存在多头管理的问题，管理过程中相关资金投入不足，基础设施建设受到很大的影响，从而使信息化建设工作的开展难以得到一个有效的保障。

（二）管理水平有待提高。

受限于高校管理机制的影响，其人事档案管理水平较为落后，很难适应现阶段的发展需求。纵观现阶段部分高校的人事档案管理工作，实体档案管理依然占据了档案管理工作的主体，虽然其具有较为广泛的管理范围和适应性，但是档案资源的利用效率却难以得到保证，并且在工作过程中由于工作量大，导致了工作效率和质量都不能得到很好地保障。而部分高校虽然对于电脑、打印机、复印机以及扫描仪等硬件设施进行了配置，但是档案管理工作的开展并没有对这些硬件资源进行充分的利用。信息化技术应用水平有限是当前人事档案管理工作中的一个重要特点，也是制约档案管理水平提高的一个关键因素。部分高校所应用的人事档案管理系统的功能不够完善，管理机制存在一定的重复，整体信息技术应用的理念没有得到深入的贯彻，信息的共享与利用效率十分有限。

（三）管理人员的素质水平有待提高。

现阶段高校人事档案管理队伍中，很多管理人员都身兼数职，整体的档案管理水平相对较低，很多人都没有经过专业的档案管理培训，相关知识和实践技能缺乏。因此，管理工作的开展受到很多的限制。而一部分档案管理人员，在信息化管理模式应用的过程中，对于信息技术的掌握水平十分有限，对一些新技术和新系统平台的应用能力有待进一步提升。

二、高校人事档案管理工作信息化建设的重要性

（一）档案信息化管理工作的开展，可以提高档案信息的完整性与准确性。

在传统档案管理过程中，因为档案材料转移不及时加之信息沟通渠道不畅，使档案信息数据库不能及时更新，造成信息的延迟，而通过档案信息网络化建设，可以及时更新各类档案信息，确保了档案信息更加准确、完整和及时。同时，人事档案管理信息系统可以使档案信息保持一致，确保档案信息的完整性，实现信息资源共享。

（二）档案信息化管理工作的开展，可以为高校提供科学的用人参考。

信息化人事档案管理工作的开展，可以以电子化、数字化的方式对档案信息资料进行管理，让档案资料的利用效率得到大幅提升。高校在进行相关决策和内部管理工作中，可以直接对档案信息资源进行调用和分析，从而可以实时地了解和掌握现阶段高校教师队伍的动态，后续决策工作的准确性与可行性可以得到保证。

（三）档案信息化管理工作的开展，可以提高档案管理工作的整体水平。

以往的档案管理工作以人工管理方式为主，整体工作的效率和水平十分有限。通过信息化档案系统平台的建设，档案信息数据存入到系统数据库当中，通过信息化网络的平台，人事档案信息资源可以得到更加便利的共享，信息数据的使用效率可以得到更大范围的共享和应用，档案管理人员的工作压力大幅降低。因此，可以更好地将工作精力集中在改进工作策略和业务知识学习上，整个档案管理工作的水平也就可以随之提高。

三、信息化视野下的高校人事档案管理思路

（一）提高对档案管理工作信息化建设的重视，加强投入和管理。

高校人事档案管理工作的开展，需要与时俱进的发展，对于管理的方法和模式进行不断地创新，从而真正取得良好的成效。高校的管理者要对自身的思想观念进行转变，将信息化建设纳入到战略发展层面，将相关信息化建设工作作为一项重要议题进行研究。针对档案信息化管理工作的相关需求，高校内部也要加强相关的宣传工作，提高多个部门之间的协作意识，确保整个信息化建设活动能够得到多方面的支持和配合。针对高校人事档案信息化管理工作所需的相关软硬件资源，高校要加强相关投入，并且将信息化建设的相关资金纳入整体预算当中。与此同时，针对信息化建设的有关需求，要给予档案管理部门一定的管理权限，配备相关的专用办公场所，安置有关的档案信息化管理设备和软件系统。只有从多层次、多角度入手，才能让信息化管理工作迈入正轨。

（二）提高档案信息化管理水平。

针对档案管理工作的相关需求，高校要进行科学的规划和统筹安排管理。相关软件系统的开发和设计，要结合本校的实际情况，以保障档案信息资料的安全性、可利用性、稳定性与实用性为基本原则，提高档案管理系统的可用性。档案管理信息化建设活动中，要构建一个强大的档案信息管理平台，结合网络技术，让档案信息资源的共享水平和利用效率得到提高。高校也要定期组织技术人员对高校自身的档案信息管理系统进行升级和维护，通过不断调整相关的系统功能，更好地适应当前高校的各项工作需求。

（三）提高档案管理人员的自身素质。

在档案管理工作信息化发展建设的形势下，档案管理人员自身也要与时俱进地进行学习，提高自身的专业知识水平和档案管理水平，为档案管理工作的开展提供更加全面的保障。针对信息化技术的应用需求，档案管理人员也要积极参与各项培训和训练，以更好地掌握档案信息化管理技术，适应新的管理系统平台。与此同时，档案管理人员本身也要保持先进的思想觉悟和良好的职业素养，对档案管理工作保持足够的重视程度，兢兢业业地做好相关工作，保障档案信息的安全。另外，高校针对档案信息化建设工作的需求，可以引入相关的专业人才进行负责和对接，从而打造一只具有较强战斗力和适应力的专业人事档案管理队伍。

四、结语

总而言之，随着信息技术的不断发展与应用，高校的人事档案管理工作也需要进行进一步的发展和提高，并且关注信息化的应用。本文对现阶段高校人事档案管理工作中的不足进行了分析，探讨了信息化发展的重要性和思路，以期更好地推进高校人事档案管理工作水平的提高。

参考文献：

[1]纪朝彬.高校人事档案管理的深化与发展[J].山西青年.2013(08)

[2]陈小红.信息化视野下的高校人事档案管理对策[J].北京档案.2010(10)

[3]谭云秀.人事档案管理信息化的必要性与策略[J].现代经济信息.2014(08)

[4]季瑶娴.新建高职院校人事档案管理信息化研究——以温州科技职业学院为例[J].文教资料.2011(20)

[5]史丽波,于连美,赵迎东.浅谈高校人事档案管理信息化[J].中国管理信息化.2011(15)

作者：付煜 单位：海南医学院