教育系统人事档案管理问题及对策

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摘要：人事档案对教育系统了解、考察和选拔人才有着重要的作用。但是，目前教育系统人事档案管理工作中还有着诸多问题，例如管理人员专业能力不强、档案管理意识薄弱、管理方法落后、档案内容不完整等。因此，本文针对目前教育系统人事档案管理中的问题，提出了可行的解决对策，旨在促进教育系统人事档案管理工作的发展与创新，从而更好地服务于教育系统的教学与管理体制改革。

关键词：教育系统；人事档案；管理

教育系统人事档案准确真实地记录了教育系统干部、教师和员工的品德作风、政治思想、个人经历和业务能力等，能够为教育系统掌握人才信息提供可靠的信息资料，让教育系统人事工作及组织工作的决策提供有效的信息参考。人事档案在教育系统了解、考核和选拔人才上作用重大，必须加大对教育系统人事档案管理力度，确保人事档案更加准确、完整和安全。只有这样，才能将教育系统人事档案的作用发挥出来。

一、教育系统人事档案管理存在的问题

（一）对人事档案管理重视不足

教育系统人事档案管理工作比较枯燥、单调和繁琐，是一项基础性工作。但是现阶段教育系统内很多主管档案管理工作的领导，缺少正确的思想认识，忽视了人事档案管理工作，在具体的人事安排中，没有配备足够的工作人员，并且配备的工作人员政治素质偏低、责任意识不强、积极性不高、缺乏熟练的业务技能。人事档案管理工作对人员的政策性、技术性和专业性要求很高，如果工作人员综合素质不高，将导致大量档案材料被积压，无法及时有效地收集整理档案资源。此外，由于不重视人事档案管理工作，导致投入到人事档案管理工作的财力、物力和人力十分有限，加之人员流动频繁，造成人事档案管理工作很难顺利开展下去。

（二）管理模式不完善

一方面，在管理内容上，教育系统人事档案有着归类标准不统一、内容简单、材料不完整等问题，并且人事档案的收集、鉴别、归类于整理制度也不符合实际需求，更新十分缓慢。从以前的人事档案内容来看，主要是为政治服务，关注工作人员的思想政治表现[1]。但是现在，随着教育改革的深入推进，人事档案管理的重点是服务于教学科研和人才的使用，重视工作人员的科研成果、道德品德和业务能力等。另一方面，在管理方式上，现行的人事档案管理方式远远滞后于人事制度的改革，人事档案管理有着准确性不高、工作量巨大的问题，重管理、轻利用情况仍然存在。此外，档案管理工作科技含量不高，不利于人事档案管理工作的稳定发展。

(三)工作人员素质不高

教育系统人事档案管理对档案管理人员的政策性、专业性和技术性要求很高，需要档案管理人员始终坚持保密性和原则性，必须具备较高的政治素质与专业素养。但是从长期的工作实践来看，很多档案管理人员工作积极性不强，很难主动去收集教职工的档案材料，并且在完成各项教学活动、工作任务后，很少及时去收集整理需要建档的材料，而是被动地接受其他部门送来的档案材料。此外，个别档案人员原则性不强，在档案资料的查阅与传递中，泄露了机密，甚至出现改动案卷的情况，导致档案失真，这些都反映出档案管理人员整体政治素质和业务素养有待进一步提升。

二、加强教育系统人事档案管理的对策

（一）抓建设，核心工作到位

一直以来，教育系统人事档案管理工作有着较强的保密性、内部性。由于很多教职工对自己的档案材料漠不关心，部分领导也未能充分认识到档案的重要性，没有严格按照要求填写档案材料，应付了事，很少主动送交档案材料。甚至个别教职工也不配合催交档案材料，这无疑极大地增加了档案管理工作的难度[2]。因此，为加强人事档案管理工作，需要组织开展有关人员学习相关档案法律法规知识，加大人事档案工作建设重要性的宣传力度，切实加强督促检查，让各单位领导和教职工了解人事档案法律法规，帮助他们树立起牢固的档案意识。只有这样，才能真正提高人事档案管理效果，确保发挥出档案应有的作用。

（二）抓规范，改善办公条件

在教育系统人事档案管理中，必须保证档案资料的准确、完整和安全。因此，要进一步规范人事档案管理工作，建立完善的人事档案材料归档制度，尤其是对工资调整、人事变动等材料，要第一时间督促教育局相关部门和学校进行收集。此外，对收集到的档案材料，要仔细鉴别并整理加工，剔除不应归档的材料[3]。同时还要加快设备的标准化建设，根据档案管理建设要求，配备标准的档案用品、微机等设备，提高人事档案管理的现代化水平。要提高对现有资金的利用率，根据人事档案整理和信息审核的需要，添置整理、装订档案所需的裁纸刀、打纸机、宣纸、档案皮等辅助材料，配备空调，改善档案室办公条件。

（三）抓基础，确保工作质量

第一，全面清理库存档案，分类整理，按照管理权限进行移交；组织工作人员参加人事档案工作培训会，全面掌握档案整理和档案信息审核标准；制定工作人员、档案运行、整理和档案信息审核管理等工作流程，建立了严密的工作责任制；采取初审和复审交叉进行、审核人员签名、分管领导抽查的方式，形成层层负责的监督机制。第二，在整理和信息审核过程中，根据人事档案总量和工作人员情况确定整理和档案信息审核进度，明确每天的整理和档案信息审核量，定期公布审核整理的数量和质量，营造了比、学、赶、超的良好氛围。材料收集中，各学校按照规定的时限要求，将收集到的材料统一递交审核组，审核组对材料的真伪进行鉴别。催交材料中，采取定人、定时、定责的方法，及时、准确和全面收集材料。同时，采取通知追补、电话催补和专人查补三种途径，能够解决档案缺失材料追补慢的难题，提高档案整理和信息审核整理的工作效率。第三，对档案中的原有材料和新补充材料，逐份审查，准确鉴别。对整档过程中遇到的人事信息不符，材料不全的各种现象进行分析，要与组织部、公务员局的相关领导及业务人员沟通商讨，最后确定最准确的确认方法。按照最终的确认方法对“三龄二历”等基本信息不实的，认真查阅原始资料，进行甄别，确保归档材料的准确性。

（四）抓素质，加快队伍建设

为做好教育系统人事档案管理工作，还要抓好人才队伍建设工作，只有这样才能促进档案管理效率的提升。一方面要明确目标。在人事档案整理和信息审核工作开始之初，应及时召开人事档案整理和信息审核工作的动员大会，确保所有人员充分认识到人事档案整理和信息审核工作的重要性，并就如何整理档案和信息审核标准、程序、要求等进行培训。同时组织所有工作人员到档案室现场跟班学习，让人事档案整理和信息审核工作一开始就进入一个标准化、规范化的轨道。另一方面要加大培训。要定期开展各种类型和层次的档案人员培训班，及时更新观念和知识，实现业务水平的提升。此外，还要鼓励档案管理人员加强学习，提高自身的政治素质和业务素质，从而更好地胜任教育系统人事档案管理工作。

三、结语

总之，人事档案是教育系统人事管理中的重要组成部分，在教育系统人才管理以及建立科学完善的用人机制上有着积极重要的意义。人事档案在为人事工作服务的同时，也推动着人事工作的发展，加之现阶段社会人才流动频繁，人事档案在记录人才信息上有着越来越重要的作用。因此，要不断加强教育系统人事档案管理工作，从而为教育系统的教学与管理体制改革提供更好的服务。

参考文献

[1]潘廷将，陈艳宁，黄凤妮.人事档案管理需要党员思想教育的配合[J].梧州学院学报，2013，（03）:51-53.

[2]黄晓娥.人事档案管理信息系统设计与实现[J].黑龙江科技信息，2015，（13）:163.

[3]马艳.人事档案管理系统的设计与实现探究[J].才智，2013，（02）:175.

作者：黄昭眉 单位：福建省宁德市古田县教育局