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高级人才人事档案管理工作思考

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高级人才人事档案管理工作思考

摘要:为更好地适应社会发展,发挥高级人才的作用,我们应该认真做好高级人才人事档案工作。高级人才人事档案工作要创新模式,要改变单纯重管理的老办法,除了日常管理,还要在研究、利用上下功夫。做到在管理好的基础上加以研究,在取得研究成果的基础上加以利用。只有这样才能使档案管理落到实处,切实为个人、单位、社会更好地服务。

关键词:高级人才;人事档案;研究;利用

21世纪是人才竞争的时代,为了在竞争中占得先机,高级人才必然是用人单位竞争的重要对象。要想招揽高级人才,用好高级人才,留住高级人才,充分发挥他们的作用,我们在用人的各个环节都必须加以注意,前期调研和后期管理工作也必须同时跟上。这之中就涉及到高级人才的档案管理和利用等一系列问题,从某种意义上说,这实际上也是竞争的手段和内容之一,应该引起我们的高度重视,把这项工作做好,落实到实处。

一、加强对高级人才人事档案的管理

一般而言,高级人才主要是指取得高级职称、具有博士及以上学历、获得省级以上奖励或拥有特别奖励、或者拥有某种特殊技能的人才。高级人才人事档案作为其主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,为其工作、生活提供凭证、依据和参考,具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性等特点。从档案学的角度看,高级人才人事档案虽然具有普遍性的特点,但它又具有特殊性,这种特殊性的主要表现是,档案记载的内容比较丰富,反映出的知识结构比较突出,个人学习工作的时间较长,多具有体现高端知识群体特点的高学历、高学位。正因为如此,对这类档案的管理,必须创新模式,由重管理到重研究、重利用并举,进一步提高档案工作的水平。就目前的现状分析,很多单位在档案的管理上,仍然采用老办法,一直延用传统的档案管理模式,管理意识淡薄,管理更新滞后,在日常的人事档案管理当中实行“一碗水端平”,仅仅局限于“一般化”的管理,未对人事档案进行分类管理,未能通过相关手段对人员进行动态化的管理,使得人事档案难以发挥其最大作用。由于存在以上问题,具体到高级人才人事档案的管理上,我们就可以发现单位的重视程度明显不够,未能形成针对高级人才自身特点,专门收集相关资料,相应进行单独的分类管理工作,甚至采用较原始的登记归档方法进行简单管理,管理机制落后,管理手段不够,无论从什么角度看,都无法适应新形势的要求。为了让高级人才的管理落到实处,实现效果的最大化。我们必须在思想上引起重视,要根据自身的实际情况,有重点地对高级人才档案采用新的手段,进行系统化、专门化的管理。为了达到这一目的,在具体做法上,必须加强档案管理人员的培训,丰富他们的管理知识,提高它们的业务水平。一方面,加强纸质档案的管理,让他们熟练掌握档案材料收集、鉴别、归档、整理、提供、利用以及档案的保管保护知识和技能;另一方面,跟随着科学技术的不断发展,让他们学会利用先进的档案工具、先进的系统软件,掌握先进的技术和信息化的手段,运用多种方式,灵活的处理问题,努力做到资料准确、数据准确、实效性强,以确保高级人才人事档案的管理全部实行信息化和流程化,方便检索,方便查找,让信息最快最大化地反映出来。多措并举,切实做好高级人才的档案管理工作。

二、加强对高级人才档案的研究

对高级人才档案,目前明显存在着只顾管理轻视研究的倾向,二者出现了脱节的情况。人事档案归档完毕后,很多都是放在档案室存放,进行简单的管理,并未对人事档案进行深入研究。很多人认为人事档案没有多少研究的价值,对研究采取忽视的态度。实际上,管理与研究是并行不悖的,管理离不开研究,研究是为了更好地进行管理。关于高级人才档案的研究工作,要注意的是,起点要高,思维方式要新,要着眼于长远,从指导工作的意义上看,主要应集中在以下几个方面:一是要通过档案,摸清家底,掌握本单位人才的基本情况:目前本单位是什么样的专业结构层次,在这种专业结构层次中,还需要引进什么样的人才,哪些属于紧缺性人才,应该如何及时引进到位,引进后如何落实到实处。要做到心中有数,有针对性地找出不足。在此基础上,列出用人需求表,根据实际情况,有计划地进行实施,最终逐步加以落实。二是要通过档案,对本单位人才的结构加以了解和认识。事业的发展是长期的,而人才的梯队建设是事业发展的重要保证。专业结构不能出现断层,年龄结构同样不能出现断层。所以要进行分类排比,研究出本单位的合适的人才配比,从而制定出合乎实际的人才计划,为单位的良性发展提供高效的人才保证。三是要通过人事档案,开展动态的研究,分析人才的流动情况。当今社会,高级人才的流动是不可避免的,属于正常的现象。话虽如此,用人单位对此却不能睁一只眼闭一只眼,任由本单位的高级人才随意流动,我们必须要找出人才流动的真实原因,拿出好的对策,在吸引人才的同时更好地留住人才。

三、加强对高级人才档案的利用

高级人才的档案,除了管理、研究,利用也是一个非常重要的环节。只管理不研究不行,只研究不利用照样不行。我们说的利用,实际上是管理水平和研究水平的体现,应该注意到以下几点:一是借助档案管理、研究成果,让已有的高级人才得到进一步提升的空间。现在知识更新的速度飞快,高级人才的培养工作一刻不能放松,但培养工作不应一刀切。例如,我们发现,5年前博士的年龄段多集中在35岁~40岁,而现在则多集中在30岁~35岁这个年龄段,通过对其进一步的分析,我们可以发现,以前的博士多是有一定工作经验的人员,很多人都是在工作中发现到自己的不足,然后通过继续教育这一手段去不断提升自己。而现在的博士多是读书一直读到毕业,有的甚至是本硕博连读,博士年龄年轻化日益明显。通过对其年龄层的分析,我们可以了解到,5年前的博士可能实际经验更加丰富,而现在的博士可能理论知识更加厉害。因此,对不同博士的培训方式方法也应该区分开来。尽量使其发挥特长,实现自己的价值。二是借助档案管理、研究成果,为高级人才实行制度化的管理提供依据。例如,根据本单位的实际情况,在人才的引进上,对其所需花费、给予的待遇等,对人才的培训、继续教育等,对留住人才制定的各项政策等,做出明确规定,使之科学化、系统化、可操作化,使人才的发展得到强有力的支持和保证。三是借助档案管理、研究成果,统一布局,制定好人才引进方案,有效合理地引进人才。人才引进固然重要,但一定要做到心中有数,避免重复浪费。例如,因人设岗就不是好办法。人才要为我所用,要因岗位的需要而去选择,不能只看到人才二字,不考虑今后的发展,先招揽进来,然后成为摆设,这本身是档案工作做得不细的表现,也是对人才不负责任的表现,对单位和其个人事业的发展也非常不利。由上面的分析可知,高级人才的档案工作,绝不是可有可无的事,其重要性十分突出。对此,我们必须给予充分的认识。不仅要考虑管理,而且要考虑研究和利用。为了做好这三方面的工作,在管理上,我们要积极吸收国内外关于高级人才档案管理的方法和经验,制定一个可行的目标,朝着这个目标去努力。在研究上,我们要加大力度,通盘分析,综合分类,以取得最优化的成果。接下来是利用,让档案资料活起来,紧密联系实际“接地气”,为高级人才的引进提供积极帮助,同时为留住高级人才和培养高级人才提供科学有效的依据。切实为本单位本部门服务。总之,高级人才的档案工作,是一个系统工程。其中,管理、研究、利用一环套着一环,三者缺一不可。只有把各个环节都做好了,才能使这类档案资源最大限度地发挥作用。

参考文献:

[1]王英玮主著.信息时代的人事档案管理[M].北京:中国党史出版社,2005.

[2]朱玉媛主编.现代人事档案管理[M].北京:中国档案出版社,2002.

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[4]李明.如何提高人事人才档案管理水平[J].山东档案,2013,(4):37-38.

[5]黄伟新.论高校高层次人才业绩档案管理[J].云南档案,2009,(7):39-40.

作者:张东 单位:广东省中山市卫生系统人才交流服务中心