人事档案在事业单位人力资源中的作用
前言：本站为你精心整理了人事档案在事业单位人力资源中的作用范文，希望能为你的创作提供参考价值，我们的客服老师可以帮助你提供个性化的参考范文，欢迎咨询。
【摘要】机关事业单位人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用机关事业单位职工的重要依据。在我国经济体制不断变革的今天，人们对机关事业单位的职能改变的需求越来越强烈，而人力资源又是机关事业单位的核心，人力资源管理的好坏将直接影响机关事业单位职能的发挥效果，所以人事档案在人力资源管理中起着不可忽视的作用，但在实际工作中,人事档案却在逐渐被淡化。本文就人事档案在机关事业单位人力资源管理中如何发挥更好地作用进行浅要分析。
【关键词】人事档案；机关事业单位；人力资源管理；作用
机关事业单位人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用机关事业单位职工的重要依据。在我国经济体制不断变革的今天，人们对机关事业单位的职能改变的需求越来越强烈，而人力资源又是机关事业单位的核心，人力资源管理的好坏将直接影响机关事业单位职能的发挥效果,人力资源管理是把人视为机关事业单位发展的关键性的特殊资源,采用“以人为本”的思想对人力资源进行管理的方法。它的核心是以人为中心,强调对人的管理。而反映个人经历、德才能绩、工作表现,真实记录一个人客观面貌的人事档案在人力资源管理中起着不可忽视的作用，但在实际工作中,人事档案却在逐渐被淡化。本文就人事档案在机关事业单位人力资源管理中如何发挥更好地作用进行浅要分析。
一、人事档案在人力资源管理中利用情况
虽然人事档案在人力资源管理中有着不可忽视的作用，但在现实的工作中，许多机关事业单位轻视对人事档案的管理。表现在以下几点。
（一）人事档案反映的的内容不全面。
我们目前的人事档案管理基本上是套用以往的干部档案管理模式，人事档案包括当事人履历材料、自传材料、组织鉴定、考察材料、考核情况；学历、学位、培训和专业技术职务情况的材料；同时也包括政审、职务任免、加入党团组织的材料；奖励及违纪材料；工资级别调整等等。而反映一个人的工作能力、工作业绩、培训方面的材料却是十分缺乏。当用人单位希望通过人事档案了解和掌握一个人全部信息时，无法得到满足。人事档案没有给用人单位带来具体的识人标准。长此以往，使得人事档案遭受冷落。人事档案内容失真多有发生。由于个人及社会的原因，人们为找到一份好工作，会将自己的档案材料擅自改动，如将工作时间提前，学历提高，通过篡改、造假产生的人事档案如果档案管理者不进行认真的核实，只能将错就错地接受档案。而虚假的信息导致人力资源部门无法对职工做出正确评价，使得人力资源管理在用人单位的作用发挥受阻。
（二）人事档案反映的材料过时。
人事档案材料的收集往往需要一个很长的过程，很多单位档案部门不是随时随地收集材料，有的即使随时收集材料，但归档的时间也相当的长，一般年底进行一次归档，使得一些最新的档案材料如石沉大海，而人力资源部门要了解某个人的材料时只能看到一些历史材料，对该人最新材料的缺乏了解，从而贻误人力资源对人才的分配。而有的人事档案部门只有对人员进行变动、调整时，才会对其档案进行整理，补充其缺少的材料，而这些材料的取得的真实性与时效性受限，使得人力资源管理部门无法从人事档案获取到真正有价值的信息。
（三）人事档案管理者素质有待提高。
人事档案管理者往往由单位年纪偏大者或单位不受重视的人员担任，而这部分人员对工作往往处于应对付对的心理，对该工作的重视程度不够，加之单位领导重视程度不高，使得档案管理形同虚设，直接影响了人事档案作用的的发挥。
（一）人事档案可为人力资源管理提供真实可靠的信息。
人事档案管理得好，在档案中即可了解到一个人的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等信息，这些信息的提供可使用人单位做到知人善任、人尽其才,能挖掘每个职工的潜力,发挥他们在各个岗位上的最大效力,能最大程度上发挥人力资源的作用。
（二）人事档案能为人力资源管理提供依据
人事档案管理得好，可为用人单位在用人等决策中提供重要依据。人力资源管理部门通过对单位职工作的考核，如人事考核、绩效评估、职工考核等等来决定职工的晋升和奖惩以及对职工的培训与学习。而这些记录都要通过人事档案来进行反映。人力资源管理者通过人事档案即可对职工的业绩、素质、能力等进行综合分析,作出相应的决策,从而保证用人单位决策的科学化、合理化。
三、如何发挥人事档案在人力资源管理中重要作用
（一）丰富人事档案的内容。
人事档案应为人事资源管理部门提供有价值的信息和数据，所以人事档案内容要更加丰富，不仅仅只有履历、自传、学历、奖励以及工资级别调整材料。还应能反映个人的兴趣爱好，专业能力，个性特征等等，通过这些材料的丰富，人力资源部门可以从人事档案中提炼适合该人的工作岗位，职业素养，使人事档案成为人力资源管理的得力助手。
（二）增强人事档案的真实性。
人事档案的真实性可为人力资源部门提供有价值的信息，因此人事档案管理者要充分发挥其作用，对投递的档案材料要认真的进行甄别，对发现失真的材料要进行实地核实，以确保材料的真实性，对弄虚作假的递交材料者要给予相应的处罚，以惩戒后人。同时要加强相关法律法规的建设，把好人事档案收集、传递、存档关，对不真实的材料坚决不予存档，从而为人力资源管理的决策提供可靠依据。
（三）加强人事档案最新材料的充实。
人事档案材料的收集往往需要一个很长的过程，很多单位不是随时随地收集材料，有的即使随时收集材料，但归档的时间也相当的长，而人力资源部门要了解某个人的材料时只能看到一些历史材料，对该人最新材料的缺乏了解，以贻误对人力资源的分配。因此人事档案要形成动态管理，及时更新档案材料，方便人力资源管理部门了解和认识一个人的全部实际情况。
（四）提高人事档案管理者素质。
建立人事档案管理制度，提高档案管理人员的待遇，积极组织档案管理人员学习培训，提高他们的从业道德素质，工资福利待遇，增强他们的责任心，从而发挥其在人事档案管理中的重要作用。
（五）加强人事档案的现代化管理。
当今时代是信息和网络飞速发展的时代，传统的人事档案管理已不能满足档案利用者的需求，加快开发人事档案的现代化管理,加快人事档案信息联网的速度，实现个人信息的联网查询，使得人力资源管理者足不出户，即可掌握该人的全方位信息，更加方便人力资源管理者发现人才，使用人才。而求职者也无需奔走各个城市投档寻找工作，只需在互联网上应聘即可，为求职者节省了时间和费用。
四、结语
总之，要树立创新观念，人才信息观念和效益观念，推动人事档案工作制度化、规范化和科学化，充分发挥人事档案在人力资源管理中的重要性。使之成为人力资源部门重要工具，以为储备人才，发现人才做好充分的准备工作。
作者：张金良 单位：黑龙江省齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区人力资源和社会保障局
