企业人事档案管理问题及对策

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【摘要】人事档案管理工作是为企业人力资源的管理和开发服务的，主要目的是为了充分地调动企业干部、职工的积极性。本文简述了企业人事档案管理的现状，剖析了新时期企业人事档案管理存在的问题，提出了新时期人事档案管理的对策。

【关键词】企业人事档案；档案管理；管理模式

人事档案是国家档案的重要组成部分，企业人事档案则又是国家人事档案的重要内容之一。人事档案不仅是企业赢得市场竞争的核心竞争力，是企业人力资源管理的重要依据，是企业文化建设的重要内容，而且也是国家实施人才兴国战略的需要，有助于推动我国的人事制度改革、改善民生及完善社会保障体系。企业人事档案按照企业人事档案的记载对象，主要分为干部档案和职工档案两类，具体内容包括履历、自传、鉴定考察、政审、党派、奖励、处分、合同、薪资福利等方面的材料。企业人事档案的对象具有特定性，内容具有客观性，同时还是企业劳动管理和思想政治工作的一个重要工具。

一、企业人事档案管理的现状

我国的企业人事档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制，有一定规模、配备专职档案管理员、有专门档案室且经人事档案管理部门审批同意的企业，可以自行保管人事档案；不具备人事档案保管资格的企业，人事档案由劳动人事部门管理。随着市场经济的发展和外商企业的进入，我国企业人事档案也发生了一些变化，人事档案托管与自存相互并存的双轨制管理体制基本形成。从我国企业人事档案管理取得的成绩看，体现在：首先，人事档案管理系统初具规模。全国各级组织、人事部门都设有人事档案管理机构，地方各级组织、人事部门是档案管理的主要机构，专职或兼职的档案管理人员比较稳定。其次，完善了人事档案管理制度。《档案法》及其实施办法的颁布，干部档案工作条例、工作细则等的，《企业职工档案管理工作规定》的颁布等，为企业的人事档案管理提供了制度保障，推动了企业人事档案管理的科学化和规范化。再次，人事档案业务得到拓展，专职档案管理人员不断增多。一些人事档案管理业务已经达到规范化要求，人事档案材料的收集更加全面。专职人事档案管理员增多，兼职管理人员减少，档案管理员的业务水平和政治素质得到提高。

二、新时期企业人事档案管理存在的问题

在社会主义市场经济体制下，企业与职工的关系相比先前发生了变化，企业人事档案的政治色彩逐渐消退。但是，传统的企业人事档案管理模式与市场经济体制环境下企业发展对人才管理的需求不相适应的种种弊端也随之显露出来，传统的人事档案管理体制难以适应新的形势。

（一）人事档案的内容质量不高。

很多企业的人事档案是参照干部人事档案来管理的，企业自身的特色和实际没有显示出来。除了国家档案局的《企业职工档案管理工作规定》包括的人事档案工作内容外，企业的人事档案还应结合企业自身管理需求充实一些内容，例如企业人事信用内容等。否则，企业的人事档案将难以为企业提供更大价值。新形势下，许多企业的人事档案质量不高、利用价值较低：人事档案材料的内容形式化，缺乏详细的描述；有关员工学习、工作等经历的信息较多，而客观评价员工工作能力、职业道德、技术特长等方面的信息很少；定性的结论多，定量的结论几乎空白；人事档案信息造假现象因档案管理人员责任心不强而不同程度存在。人事档案质量不高，导致了新时期企业在人事管理方面遇到诸多麻烦，影响了人事档案对企业发挥的作用。

（二）人事档案管理体制与企业灵活的用人机制不适应。

市场经济体制下，人们的思想观念和就业环境都发生了很大变化。除了选择到企业工作外，人们可以自己创业；除了可以到国企工作外，人们可以选择到外企、民企工作；就业机会不断增多，用人机制也在革新。在这样的背景下，企业更多地是看重员工的工作能力和特长，而不再是员工的身份、政治面貌、工作经历等；企业依靠协议、合同等对员工进行约束，而不再是人事档案。人才的竞争性和流动性加强，而一些企业不愿意放弃本单位利益、不放走离职员工的人事档案，这就导致“弃档”“人档脱节”等现象增多，甚至出现了虚假档案。可见，新形势下，人事档案管理体制难以满足企业的用人机制要求，服务功能难以有效发挥。

（三）人事档案管理模式与企业职工层次的多样性不适应。

当前，企业人事档案管理的主要模式是：由政府部门认可的有专职档案管理能力的企业或企业的上级主管部门负责，实行封闭式管理。可见管理模式非常单一，不仅限制了人事档案的查找和利用，而且满足不了企业职工的发展需求，满足不了职工身份层次的多样性。企业的类型日渐增多，企业管理者的身份也较多，许多职工在不同部门或组织中担任职务，而任命往往都是企业自己任命的；企业职工的职位变动或职称变化也相对频繁，短期内可能由普通员工变为管理干部，也可能由管理干部变为普通员工，并非稳定不变。所以，企业人事档案“集中统一、分级管理”的单一管理模式，已经难以适应新时期企业的发展发展，分级过细阻碍了人事档案工作的健康发展。

（四）人事档案管理机制落后。

企业人事档案管理的单一、封闭的管理模式，也导致了人事档案管理在人力、物力和财力上难以到位，管理理念和管理方法落后。一些企业人事档案管理重复浪费比较严重，管理制度存在缺陷，监管不严；有的企业人事档案管理软硬件设施差，档案保管条件落后，手工操作仍然较多；有的企业没有专职的人事档案管理员，兼职的管理员也不稳定，队伍不稳定经常临时更换，素质参差不齐。总体来说，企业人事档案管理过于看重收藏和保存功能，而忽视了档案的利用，因此在管理上重视不足，配套的人事档案管理资金、设备和人员跟不上，管理机制落后。

三、新时期企业人事档案管理的对策

（一）完善企业人事档案的内容。

新时期企业人力资源管理要求人事档案能全面记录和反映员工的成长信息，把员工的业务能力、工作业绩、职业道德、奖惩和信用等情况客观保存在人事档案中，提高人事档案的质量和利用价值。要满足这些要求，企业人事档案管理的内容需要不断完善和充实，并有所侧重。首先，充实个性化的内容。传统的人事档案，可以说千篇一律，很难看到不同人事档案的差异，企业决策者很难了解员工的个性和特长，自然影响了员工的聘任、晋升等发展。为此，新时期的人事档案在内容记录方面要有所创新，尽量根据不同员工的特征记录个性化的内容，重点记录员工工作实绩、业务专长、学术和科研成果、重大活动中的表现、优缺点等，提高人事档案的辨识度，为企业人才培养、岗位聘任等提供可靠信息。其次，增加客观内容的描述。经历记录和情况写实、所在单位的评语鉴定，成了企业人事档案的描述模板。主观性的评语、侧重描述员工长处，难以客观反映员工在企业的真实表现，能提供的参考作用不言而喻。为此，企业应通过客观的考评方式，来量化对员工人事档案的描述。例如，通过各项指标及权重的设计，明确规定员工在业绩评价、综合表现等方面的记录办法，根据员工得分进行客观的描述，避免领导一言堂的局限，增强人事档案的客观性和可信度。最后，扩充新内容。新时期下的企业人事档案管理应与时俱进，扩充管理内涵。除了传统的人事档案反映的个人履历等材料外，还应结合企业的实际增加一些新的内容。例如，员工特长、员工信用、员工社会保险等等。只有扩充企业人事档案的内容，才能使人事档案适应社会政治经济变化，更好地为企业的竞争发展服务。

（二）实现企业人事档案的社会化管理。

市场经济体制下，企业用人机制越来越灵活，员工的流动性也越来越大，流动人员的档案管理成了很多企业共同面临的难题之一。在新时期，企业人事档案管理应不断突破封闭的束缚，建立社会化的、开放式的管理模式。社会化的企业人事档案管理模式，包括人事档案文件寄存中心、人事事务所、人才交流中心等社会第三方机构和相应的户籍制度、人事制度。也就是把人事档案工作中的各个环节从单位档案室移动到第三方机构，实现人事和人事档案的公共管理。要实现企业人事档案管理社会化，就要建立健全人才流动服务机构，加强企业流动人员人事档案管理。首先，明确企业人事档案的政府管理职能，规范收费标准，严格按照地方物价部门的规定执行，不得擅自提高收费标准。其次，明确企业人事档案管理的资格和权限。企业人事档案管理应遵循人事管理权限，只有县级以上党委组织部门和人才流动服务机构才能保管企业流动人员档案，克服流动人员档案管理中的混乱现象。最后，增强整个社会特别是流动人员的档案意识。人才交流中心的人事档案管理者要树立新的档案管理理念，紧跟形势变化，切实为企业人事档案工作服务。对流动人员要加强档案材料重要性的宣传和教育，结合国家人事制度、社保制度等及时开展各类宣传活动。

（三）完善企业人事档案保管和移交制度。

企业员工的外部流动以及内部层次变动的频繁，要求企业档案管理部门要不断完善人事档案的保管和移交制度，及时应对人事档案信息的变化。当企业内部员工的职务变动时，企业人事档案管理者要及时报告人事档案管理部门，及时反馈相关信息；当员工单位变动时，员工本人也要及时向企业索要人事档案，补充到新的单位中；档案管理部门要对变更的员工人事档案信息进行核对和检查，避免人事档案的错误和失真。对待无头档案，档案管理员一方面要认真鉴别档案的保存价值，决定是否继续保存；一方面，要通过各种途径仔细跟踪档案人下落，通过员工的社会关系进行查询，确实查询不到的可转当事人原籍档案馆保存。

（四）加强重视，推动企业人事档案工作与时俱进。

首先，不断健全档案管理机构，提高企业档案工作人员素质。有条件的人才服务中心应下设档案管理机构，在经费、人员配备等方面给予保障，做好人事档案业务指导和安全保密等工作。对人事档案管理人员，要按照政治素质高、业务能力强等要求，推行档案管理员上岗制，明确岗位职责，强化企业人事档案的常态化。其次，适时调整档案内容，提高档案使用价值。加强对企业职工动态资料的收集、记载和鉴定，及时对企业流动人员的年度考核、职务变动等材料进行归档。最后，全面推进人事档案的计算机管理，提升人事档案管理的现代化水平。企业人事档案相关信息应储存在计算机中，并建立人才数据库，通过人才信息管理系统提高人事档案管理效率。

【参考文献】

[1]李慧玲.网络环境下企业人事档案管理现代化浅析[J].城建档案，2013（09）.

[2]雷丽园.现阶段企业人事档案管理现状与建议分析[J].办公室业务，2013（05）.

作者：修云洁 单位：云南省公路开发投资有限责任公司