人事档案管理浅谈

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【摘要】随着新时代的到来，经济飞速发展，社会不断进步，人们的生活水平也日益提高，企业对人事档案的管理要求也越来越高。人事档案作为企业存在的基本条件之一，囊括了包括职工的基本情况，家庭条件，个人工作学习经历，知识水平，技能水平，在工作中的贡献和受到的惩罚等等。可以说，人事档案是一个企业的主管评定工作人员的考核标准，人事档案在在人力资源的开发预测和管理等方面都起着至关重要的作用。然而，人事档案虽然作用重大，但随着社会的发展，企业的人事档案管理仍出现了这样那样的问题，这些问题若不加以解决，势必会影响企业的人事管理，人事调动，甚至会影响企业的经济效益流入，所以，在新的时代，如何解决人事档案管理中出现的问题，使人事档案更好为企业单位事业单位工作，这值得我们去思考和讨论。

【关键词】人事档案管理存在的问题和解决方法

随着新时代的到来，经济的发展带动了人才的广泛流动，人才流动性的增大必然使企业的人事档案管理更复杂化多样化，人事档案的管理变成了复杂的工作，这使得许多单位的人事档案工作出现了各种问题。导致问题的出现的因素不乏有这几个，首先可能是档案管理人员的专业素质，再者是档案管理不受单位领导人员的重视，其次也有可能是档案管理技术和管理设备不过关，影响了档案的管理工作。这些都有可能使档案管理工作受到很大影响，虽然我国目前企业的人事档案管理工作发展前景是好的，但是还是要解决现存的各种问题，相关的研究人员应该为此付出更大努力。

1人事档案的具体涵义及特点

1．1人事档案的具体涵义

人事档案是企业正常大小的基础之一，它是记载企业职工各种情况的工具，没有人事档案，企业必然会发展混乱。人事档案诞生于企业的日常人事管理活动，一般都是记录包括职工的基本情况，家庭情况，工作学习的经历，工作的能力，掌握的知识水平和技能水平，对知识技能的运用程度，受到过的奖励和因工作原因等受到的惩罚等。虽然这些记载内容看似琐碎，其实对企业却起着大作用，人事档案管理人员可以根据职工的各方面素质以及工作经验，把适合的工作安排给他，把工作能力强的与工作能力稍微差一点的职工安排在一起，让他们能够互补。换种说法，人事档案的管理工作影响着企业的人力资源分配，影响着上级对员工的评定，甚至影响着企业未来的经济利益。所以人事档案管理在企业日常运行中是十分重要的。

1．2人事档案的特点

人事档案既影响着企业人力资源的分配，开发和预测，也影响着企业对优秀员工的褒奖和能力不足员工的批评，甚至于影响企业的经济利益。所以，人事档案要做到几大点。首先是确保人事档案的真实性，人事档案最重要的特征可以说就是真实性，前文已经提及人事档案的重要性，如果不能保证其真实性，那么把有虚假能力的员工提拔上来有什么好处呢，只会让影响企业的整体工作能力，所以，人事档案要确保其真实性，让企业的领导能够根据员工的真实能力进行赏罚，让真正有能力的员工得到任用。再者，人事档案要确保其全面性。因为企业的员工数量众多，所以，领导了解员工的渠道就是通过人事档案，所以，人事档案一定要做到全面，把企业的员工的各种情况一一填入档案，既要包括员工的基本情况，更要包括员工的学习工作能力，让领导对每一个员工都做到了解，了解他们真正的能力和水平，只有这样，才能让更优秀的人才为企业服务。

2人事档案管理中存在的问题

2．1企业员工和领导对人事档案管理缺少充分的重视

人事档案对事业单位的重要性值得被我们关注，但是现如今许多企业中的员工和领导却缺少对档案管理的重视。如我们所知，人事档案想要达到详尽且整齐的地步需要长时间的积累，想要短时间整理好档案往往结果是不尽如人意的。但是，正是这长时间的积累成为了人事档案管理的障碍，许多人事档案管理部门缺少对这点的重视，只想短时间达到预期效果，那么整理出来的档案必然会是漏洞百出的，人事档案的不完备会成为企业发展的阻碍。同时还有许多企业领导认为人事档案的管理只是简单的对信息进行抄录和保管，没有把这项工作列为企业的主要工作，这种错误的认识只会将企业带入错误的道路，所谓的人事档案管理部门只是一个空壳部门，只处于表面的人事档案管理不会起到任何作用，所以，想让人事档案真正发挥自己的作用，从员工到领导都要对档案管理给予足够重视。

2．2人事档案管理人员专业素质不够

人事档案管理是一项复杂的工作，它需要细致的抄录，也需要整理和分析能力。所以，这项工作对人事档案管理人员也提出了很高的要求。但是，现在我国的许多企业都缺少这样具备专业素质的人事档案管理人员。首先，专业素质包括的有对工作的热爱，但是我国许多企业的档案管理人员缺少对档案管理工作的热爱，认为这只是自己的工作，丝毫没意识到这项工作的服务性质，没有意识到自己是为企业服务而存在的。这样长久下去，只会更不严格的去完成这项工作。其次，专业素质包括的是专业的进行人事档案管理的能力，能快速高效的将各类信息整合，让有工作能力的员工和工作能力较差的员工名单能一目了然。可现在，许多企业档案管理人员缺少专业素质，只把档案录入方向偏向于过去受到的奖励，现在的能力技术水平反应的普遍较少。人事档案管理人员的素质水平不够成为了影响人事档案管理的重要因素。

3人事档案管理的有效措施

3．1建立统一人事档案管理模式

细观我国的人事档案管理模式，普遍都是采用分散式多头管理模式，这种模式既浪费了人力物力，也降低了人事档案管理工作的效率，是不应该继续采用的管理模式。现在，新的时代到来，人事档案想要有效管理，需要建立一套统一的人事档案管理模式，打破各级部门条条框框管理人事档案的体制，对各部门的人事档案进行统一管理，建立统一的管理体制，对于同一区域能力差不多的人员要迅速归位一类，并且将能力强与能力差的人员交替分工。在新时代，建立统一的人事档案管理模式是十分必要的。

3．2对人事档案的内容进行严格要求

人事档案存在的意义就是能真正反应各个员工的职业技能和素质水平，让企业高层能合理利用企业的人力资源。所以，企业要让人事档案管理部门干实事，对人事档案的具体内容要严格要求。首先确保其真实性，要严格依照员工的工作能力和工作经验进行记录，不能对人事档案进行造假，这是对企业的不负责任。再者，要确保其内容的全面性，把员工的工作经历尽可能完整的记录在档，让企业高层更多的了解有能力的员工。让人事档案真正起到作用。

4结语

人事档案的管理工作是漫长而复杂的，虽然在我国，人事档案的管理工作前景很好，但是还存在许多问题，所以，在新的时代，为了企业更好的发展，应该及时解决这些问题，让人事档案更好的为企业服务。

参考文献:

［1］王晓梅．我国人事档案管理研究［J］．企业研究，2012(01)．

［2］徐静．人事档案管理研究的现状［J］．科技展望，2014(02)．

作者：郭娜娜 单位：黑龙江省人才服务局