人事档案信息化管理浅谈

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摘要：人事档案的信息化管理和传统的人事档案管理工作存在着十分明显的优势，例如信息输入、查询速度更快，更加有利于重要档案的保存等等，主要分析了人事档案信息化管理，以供参考和借鉴。

关键词：人事档案；信息化管理；作用

当前，我国的人事档案管理信息化水平已经得到了非常显著的提升，但是这种信息化的程度还需要不断的加强，所以其在发展空间方面也是十分广阔，人事档案管理工作在实际的操作中存在着非常强的完整性、流动性以及机密性。传统的人事档案管理方式还是需要有非常大的人力和物力的投入，同时档案保存的载体通常是纸张，无法在较长的时间内完整保存。所以，人事档案的信息化管理也就成为了一个重要的发展趋势，人事档案信息化管理之后，就可以使得人事档案的利用效率得到显著的提升，从而也使得热人事档案的潜在价值得到全面的提升。

1人事档案管理工作的特点

1.1完整性。

人事档案通常就是人事部门的人员根据当前国家的相关政策，在人员的培养，任命上进行适当的分配和调整，其在人事管理当中发挥着不容忽视的作用，借助翻阅人事档案的记载，我们可以充分的了解到员工的个人经历、业务能力以及工作中具体表现等一些比较核心的也比较重要的内容。它能够更加具体的真实的反映出员工的个人信息。

1.2客观性。

这一特性人事档案利用的一个重要的基础和前提，人事档案的内容一定要具有完整性，只有这样，才能更好的展现出材料自身的客观性和真实性，从而为人事部门提供更加全面而优质的服务。

1.3流动性。

人事档案的管理和员工日常的人事管理应该保持高度统一的状态，只有这样，才能更加显著的发挥出人事档案的实际作用。当前，单位人员流动性明显增强，除了一些国家机关的公务员和事业单位的带编人员之外，企业尤其是私营企业人员的流动性更大，这样就使得人事档案的保管存在着非常大的难度，有时候会出现人档分离的问题，这样一来一方面会对单位工作人员的人事管理造成一定的问题，同时对员工日后工作的正常开展也会产生非常不利的影响，所以，在人事档案管理工作中，我们必须要紧随员工本人工作变动去对人事档案管理工作进行适当的调整。

1.4机密性。

人事档案当中的内容涉及到的范围相对比较广，其中也可能会客观的反映出一些比较重要的历史事件，一些是政审调查本人或者是其家庭成员的资料，所以从某个角度上来说，人事档案是一种机密性的文件，材料内容一般情况下是不能外泄的。个人也没有权利保存本人的人事档案。如果我们需要对其进行查阅，一定要出具正规的手续。人事档案的这些特征也就使其特殊性和重要性得到了非常明显的体现。在人事档案管理工作中，我们必须要做好以下几方面的工作。首先是要保证人事档案保管的科学性和有效性。其次是将员工的各类材料要进行全面的分类整理，同时还要在这一过程中做好存档工作。第三，要制定出一个完善的人事档案借阅和转递制度。第四，我们在实际的工作中一定要采取有效的措施做好纸质档案信息化处理工作。最后一点就是要在实际的工作中做好员工档案的安全保密以及保存等多项工作。

2人事档案信息化管理的必要性

第一，人事档案管理工作需要进行大量的数据统计，传统的数据统计几乎由人工来完成，效率非常低，而且即使能够及时的统计出数量，也无法对数据进行快捷全面的分析，因此必须应用先进的信息技术。信息技术中有很多统计软件，将相关数据信息输入其中，可以直接统计出相应的信息数据，非常方便，还有一些统计分析软件，将相关的信息数据输入其中，系统会自动给出分析结果，档案管理人员可以依据统计分析结果制定档案管理措施。信息化技术的应用，使得传统的封闭式的档案管理，转变为主动式管理，这对我国人事档案管理事业的发展奠定了良好的基础。第二，信息化技术应用在人事档案管理，不仅能够减少管理资金，也能够挖掘出人事档案更多的潜在价值。人事档案是一种特殊的文件资料，其主要记录了个人的实践活动。利用信息化技术能够及时地有效地更新人事档案，领导通过人事档案能够了解到员工的最新情况，这对人才的选拔起到了积极的作用。

3提高人事档案信息化管理水平的方法

3.1增强人事档案信息化基础设施建设的力度。

人事档案要想更好的保证其信息化建设的质量和水平就一定要拥有较为完善的信息化基础设施，其中最为关键的一个基础设施就是信息网络的建设，档案管理工作者在实际的工作中一方面要熟练的掌握一些档案管理方面的知识，同时还要掌握一些计算机网络的技能，对信息网络开展日常化的检查，如果在这一过程中发现了一些问题，我们需要对原来的系统进行更新处理，这样才能更好的保证无纸化办公的质量和水平，此外，其也是人事档案信息化管理得以实现的一个重要的条件。

3.2加大信息资源投入。

首先，档案管理工作人员，必须对人事档案进行有效的鉴定，将不符合归档要求的档案进行筛选，同时重点的人事档案要重点管理保护，这样才能提高信息化技术应用的价值；其次，提高信息数字化的投入力度，因为人事档案的信息数字化，直接反映出人事档案信息化水平，是人事档案信息化建设体系中重要一个环节，为此，人事档案管理部门要积极的应用信息数据库技术，最大程度的提高人事档案的服务质量；最后，重点对归档进行管理，同时对电子档案的各方面工作都要进行监督，将有价值的电子档案收藏起来，并且采取相应的保护手段，保证重点的电子人事档案信息真实，准确、完整，不会被泄露出去或者恶意窃取。

3.3加快实体管理向信息管理转变的速度。

尽管我国有很多档案管理部门，对于人事档案已经实现了信息化管理，但是并不彻底，绝大多数情况下，依然以实体管理为主，因此档案管理部门必须转变人事档案管理方式，由实体管理逐渐的实现信息化管理。比如信息化检索查询，同时将人事档案存储到统一的数据库软件中，制定规范的制度进行管理，并且按照使用权限来实现安全保密，这样人事档案中数据就能够在内部局域网中有效的发行，用户登录相关的网站就能够获得相关的数据信息。现代社会人事档案的重要性已经凸显出来，尤其是数据信息对各个行业发展都异常重要，因此人事档案的利用显得非常重要。人事档案信息化管理是档案事业法转过程中非常重要的一个内容，它也是当前档案工作发展的一个方向，如果档案管理部门在实际的工作中还在使用传统的档案管理方式，就无法满足社会发展的需要，所以我们必须要积极的发展人事档案信息化管理，为人们提供更加高效和优质的服务，加大人才培养力度，只有这样，才能更好的实现人事档案管理的信息化建设。

参考文献

[1]任飞.试论高校干部人事档案的建设与发展[J].赤子（上中旬），2014（13）：238.

[2]赵桢.浅析高校干部人事档案信息化建设[J].网友世界，2013（9）：

作者：安正信 单位：图们市旅游局信息中心