人事档案人力资源价值探究

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摘要:人事档案的真实性、安全性会对人力资源管理工作产生巨大影响，全面了解企业的人事档案管理的现状，并采取有效方法改善其工作中的不足，可使其在人力资源管理中发挥出更大的价值，进而提高其在企业人力资源管理中的基本地位。本文从健全人事档案、构建先进的档案平台和提高人事档案的安全性三个方面对人事档案的人力资源价值进行探究，以此加深企业人事档案管理工作的积极意义。

关键词:人事档案;人力资源;价值

人力资源管理的实质是使用科学合理的方法，对企业内部人力实施有效的组织、调配和培训，使企业内部的人力和物力达到最佳配置，进而优化企业资源，为综合考察和正确选拔人才、干部提供有效依据。同时企业的人力资源管理工作的顺利开展，需以人事档案所提供的正确信息为基础。因此，企业人事档案管理工作的价值高低，会对人力资源管理工作的效果产生直接影响。随着经济全球化步伐的加快，目前我国在人事档案管理方面取得较大进步，但是仍然存在部分问题，增加了人力资源管理工作的难度，故需采取有效方法，提高企业人事档案的价值，使企业的人力资源管理工作得以顺利进行。

一、我国人事档案管理的现状

随着我国经济的不断发展，人力资源逐渐升级为企业的核心资源，并成为提升企业综合竞争力的主要因素，同时人事档案也是企业招聘、使用和开发人力资源的基础。尽管我国的人事档案管理工作逐步取得较好发展，但是其人存在诸多不足，如其发展主要体现在企业规章制度的完善方面，对于企业人事资料的应用，改善却极其缓慢，造成人事档案管理的价值无法得到真正发挥，也致使企业的人事档案管理出现僵硬化和模式化等问题。人事档案管理的中心是人，而人力资源在人事档案管理工作中发挥着重要作用，造成现阶段人力资源管控凌乱、规范性较差等问题的原因，主要有两点：一是中小企业的工作人员流动性大，企业内部人员的稳定性差，导致其人力资源的管理工作难度剧增，并且在中小企业的人力资源管理工作中，存在以绩效考核或者考勤衡量等指标为主的现象。同时人员流动性大和单一的人力资源管理方式等，都会增加人事部门档案管理工作的难度；二是大型企业的人力资源管理僵化：大型企业尽管不存在人团流动大的问题，且其内部人员的结构比较稳定，但是大型企业的人力资源管理与中小型企业相比，其工作量更大，进而更难将“以人为本”的管理理念深入到人事档案的管理中[1]。

二、人事档案的人力资源价值分析

通过我国现阶段的人事档案管理现状可知，人事档案管理工作中存在的问题比较明显，且会影响到人力资源管理工作的顺利进行，因此，对企业人事档案管理工作进行优化、完善，可有效弥补人力资源管理中的不足，促使企业人力、物力得以优化配置，为企业的健康运营打下坚实基础。本文主要从以下三个方面入手，对人事档案的人力资源价值进行合理分析：

（一）健全人事档案，确立人力资源的基本地位

针对现阶段人事档案管理中记录范围较窄的问题，大部分中小企业可通过托管员工人事档案的方式，即将企业员工的人事资料直接委托给其他部门或单位管理，此种方式在一定程度上可增加企业人事档案管理的效率，达到节约管理成本的目的，但是会使人事档案管理更加分散，不利于企业的人力资源管理工作的顺利进行。因此，中小企业想要发挥出人事档案的应用价值，就需要确保其不被分散，并保证人事档案管理的内容得以定期更新，以便能忠实地反映出员工的现状，以此为企业的人力资源管理提供真实、客观的依据。在人事档案管理工作中，中小企业需秉持“以人为本”的思想，将员工的状态资料纳入其中，并允许图像、备注、附件等多种档案管理方式的存在，同时需将人事调整、人事培训等资料记录在案，进而为人力资源管理工作的进行提供依据[2]。

（二）构建先进的档案平台，实现人力资源信息的充分利用

随着我国科学技术的不断发展，人事档案管理也引入计算机技术，并实现了数字化管理，其产生的价值有两点：一是能实现纸质和电子档双重备份，使人事档案材料的保存更加妥善，同时与传统的管理方式相比，数字化的管理方式更加便捷，且在信息的更新和查看方面，也更加方便；二是数字化管理具备快速传输能力，可使人事档案信息流动于多个用户之间，方便更多的人阅览。但是人事档案数字化管理也存在一定的弊端，如档案信息被局限于较窄的范围内，信息共享的功能并未实现，不利于企业内部的人才培养，因此，构建先进的档案平台显得极其重要。企业人事档案管理中拥有比较先进的档案平台，可对人力资源信息进行分类管理，使更多的人具备阅读的权限，进而发挥出人事档案的价值，为企业的人力资源管理提供有效方法[3]。

（三）遵守相关的法律法规，确保人事档案的安全性

在人事档案的管理过程中，需遵循相关的法律法规，进而使管理工作得以顺利进行，并确保人事档案的完整性和安全性，使其能发挥出应有的价值，为人力资源管理部门提供真实、合理的管理依据。同时在使用数字化管理的过程中，需依据国家相关的法律法规，对保密性强或者敏感的信息进行加密处理，使数据共享更具安全性，以此提升人事档案信息的可靠性，进而促进人力资源管理工作顺利进行[4]。

三、结束语

人事档案的重要性体现在其是企业考察和合理使用人才的依据，因此，人事档案在企业人力资源的管理中具备重要作用，故完善和规范企业的人事档案管理，可对企业的人力资源开发和管理起到重要作用。尽管目前企业的人事档案管理工作存在诸多不足，但是其对人力资源管理工作的促进作用仍不可忽视，因此，企业需从健全人事档案、构建先进的档案平台和提高人事档案的安全性这三个方面出发，提升人事档案在人力资源中的价值，发挥出人事档案管理的重要作用，实现人力资源的长足发展。

参考文献:

[1]刘霞.人事档案的人力资源价值分析[J].卷宗,2013(6):5-6.

[2]刘海梅.浅谈人事档案在人力资源管理中的重要性[J].中国市场,2014(9):59-60.

[3]李文龙.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用[J].价值工程,2013(17):271-272.

作者：赵巧霞 单位：河北邯郸市复兴区人力资源和社会保障局