信息技术下干部人事档案管理探讨

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干部人事档案工作是干部管理和干部队伍建设的主要组成部分，其工作效率和质量，直接影响着干部队伍建设和人才培养使用效果，也是组织人事部门进行干部队伍建设决策和干部使用的重要依据之一。新形势下，干部人事工作发展中出现的新情况、新问题、新特点尤其复杂，传统档案管理模式若不转型，则不能适应干部人事档案管理的需要。尽管，近些年来计算机的应用对管理功能发挥有了很大提升，但以适应新形势，将其传统管理型态转型为时代信息化管理规范化型态的实现势在必行。就此笔者论证如下：

一、信息技术是保证转型的必然要求

新形势下，时代生活的快节奏，社会生产、生活中的新事物井喷般地溢流，新文化形态多元化的因素，多方位、多层次、立体性地影响着现行的干部队伍建设和人才成长发展趋势，其与干部队伍建设和人才档案管理有着联动影响的效应。因而，传统档案管理模式已不能适应干部人事管理需要。所以，利用信息化技术手段，寓之于干部人事档案管理工作中，实现管理模式的转型，是服务干部队伍建设加强、服务干部成长进步的必然性要求。而问题是，有的组织人事机构和领导同志，对此还尚未认识到转型的必然性、迫切性，认为：这只是档案部门和分管人员的职内工作，与其无关，或者是关系不大；这一管理工作只是服务性、配合性的工作，晚些、迟点儿无碍大局。甚至有的组织人事部门的领导也认为这不是主要工作，起码不是中心工作。岂不知，转型直接影响着对干部队伍建设的决策，对干部考察、培训、选拔、使用的直接关系。也正是因此，引起一些分管这些工作的领导同志和工作人员自怨自艾，信心弱化，工作消极，从而影响了转型的迫切感和主动积极性。所以，领导同志和组织人事部门，必须抓紧进行这一转型工作的针对性教育，提高这项工作的责任认识。如此，方能上下一致，积极、认真、努力、自觉地开展这一工作，保证转型尽快实现。

二、不断开发、研究是保证转型的前提条件

计算机信息化技术发展迅速，竞争激烈，无论机型，还是硬件、软件产品的开发，都是以小时计算的。而与其相应的各个范畴的专业性信息化管理要求，也必须与这一趋势相适应，干部人事档案管理的信息化亦然。那么，就必须以有针对性地、及时地进行硬、软件升级开发为支撑，保证信息检索的快捷性，信息储存的大容量性，信息分析的丰富性、准确性，从而达到应用的有效性、便利性实现。这即是研究开发的意义。例如：第一，保证搜索引擎对信息收集与传播快捷及时，使信息、数据录入只需一次，便可在所规定单位群体中共享，为不同的需求者提供多种查询手段；可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳方式，在档案库检索出最有针对性的信息。第二，保证多种个性的共享性、基础的、群类的信息资料参照对比手段，通过疏理筛选，增强信息使用所针对的有效性实现。第三，保证信息共享于研究成果应用的质量，便利于领导同志、干部人事部门及时准确地把握相关信息应用，从而为决策及实施提供准确、正确、科学的依据参考。第四，保证业内与社会交流的效果。如；与手机微博、微信沟通，使信息收集、交流手段、研究的共性成果与个性经验等扩展效应实现，提高同类职能部门及社会群体的共享效应性。

三、数据库建设是转型的核心

档案的标准化是信息资源质量的衡定性保证。如，档案的整理标准、统计标准、服务标准、技术标准等，是工作效率和质量的衡量尺度。而数据库是依托先进信息技术对资料进行管理和方便使用的作用性概念。因此，数据库信息外延的完整性和信息内涵的准确性，是转型内涵内容及其应用针对性对于转型效能性的核心。由此看来，对数据库软件的研究开发是转型的关键。对软件研究开发，既要注意社会共性信息收集传播需要，更要注意对本单位干部队伍建设及其人才职能培养、发挥的针对性。目前的档案管理，多是局限于以知识服务的技术核心为技术引擎。工欲善其事必先利其器，而转型后的服务引擎，需要有资源与学术搜索引擎，资源及服务推荐引擎，知识服务特定群体的针对性引擎，尤其是本单位干部人事智能及知识、技能需求的预测引擎，多维度信息资源获取、组织、分析及决策引擎等，需高层设计，统筹策划，分类实施。总之，要有多层次、多角度、多类型数据技术，支撑档案资料管理的数据库资料引擎开发，这是转型的核心意义。倘若数据库引擎所支撑资源的技术不能保证数据库对新时代干部人事工作的需要，数据库就是个不完整、不系统、不科学的残缺性仓库。因而，数据库软件的开发必须是针对干部人事队伍建设发展、不断开发的动态性工程。因此，信息库的资源配置，要统筹规划、科学分析，有计划、有步骤地布局，确保档案资源信息既按国家相关标准，也有干部人事管理标准，更有单位职能类型标准，达到格式统一，数据规范，便于使用，便于共享。

四、不断完善制度建设，是保证转型规范的坚实基础

无规矩不能成方圆。说：“路线确定以后，干部是决定的因素。”习说：“要把腐败关在制度的笼子里。”这些话具有泛指的意义。信息社会的复杂性影响着社会人格世界观、价值观的复杂性。其对干部人事工作影响的复杂性，不可能不影响到档案管理。即，随着改革开放的深入，知识爆炸、技术创新日新月异，文化多元性价值观，生产方式、生活方式的多样性，尤其是西方文化的侵入，党内腐败现象的严峻挑战等因素，无不对社会不同群体，尤其是对党、政、军等行政人员的世界观、价值观有着不可能不影响的因素性。而互联网的全球开放性、传播快速性、广泛性、信息的渗透性等，无不广泛、深刻地造成社会影响。而互联网传播信息的快捷性、广阔性，是双刃剑，尤其对党、政、军中的公务人员、科技人员、经济人员、技术人员、文化人员等，由于其身份、职责、技能的公民特性，对于政治人格的共性要求，相对于普通大众群体，则有着更高的要求。所以，自觉严格地遵守和执行党纪、法律、法规、法令制度原则，是保证我们利用信息技术管理干部人事档案转型的生命基础。基础牢不可摧，干部人事档案管理大厦才能坚固挺拔。

因此，要建立和不断完善以下制度予以保证。第一，制定政治思想、党性修养教育制度。要保证定期对从事干部人事档案管理专职人员进行党的路线、方针、政策，政府法律、法规、法令，互联网使用规定，信息收集规定等培训，经常地组织档案管理专职人员认真学习教育，保持其党性纯洁，以人格操守的坚定政治立场和伦理道德的高标准保证职业操守。第二，要恪守党的保密守则制度。对《保密守则》保证经常学习，高度自觉地严格执行。第三，制定定期升级计算机软件制度，凡是涉密的各类信息资料，都要不断更新防火墙以堵塞失密、泄密漏洞，做到守职履责天衣无缝。第四，制定网络安全监督制度。目前，相当一部分组织、人事部门的档案管理没有建立，或者是没有完善的管理专职人员监督制度。这一制度对专职管理员来说，不仅是必要的，而且是必须的。因为专职人员所掌握的信息资料，关系着组织对于干部队伍建设和干部的考察、培养、任免、使用的决策信息资源。其资料的政治、经济、军事、文化价值，体现在干部队伍建设和干部职责的不同职能机构和干部职责之中。信息库的资料，尤其是党政军高级机关领导同志，以及普通人员的档案材料，事关党和国家、军队的机密和干部安全，信息资料一旦泄密或失误，被盗窃出卖等，与专职管理人员有着直接的联系，一旦失误，所造成的国家和干部人身安全损失不可挽回。所以，要实行组织监督、领导监督、纪律监督、群众监督的制度，以保证机制程序。从对专职人员的政治素质、技术能力、作风行为、道德修养等环节上进行多方位的监督，从监督制度中规范制约专职档案管理人员的思想行为方式，提高他们的自律自觉性，从而保证信息安全万无一失。

五、配备统一的管理设施设备是实现转型的必备条件

随着档案件存放数量、保管条件、利用效率、管理人员素质的要求性发展不断提高，设施设备的承载功能性是不可缺失的。因此，必须实现档案管理专业性硬件、软件支持的计算机配置全覆盖。以计算机的专业性、多位性、保密性、规范性功能发挥，保证信息采集、整合、研究、的储存、检索效率和质量。系统性的标准规范化管理实现，才能达到专业科学性的管理目标实现。只有实现统一型号、统一规格、统一标准的专业性计算机硬、软件统一标准实施，才能保证档案管理系统的科学实现（例如：档案自动编目和检索，档案自动全文存储与检索，档案业务管理，计算机辅助立卷，档案自动引标，以及文档一体化管理等的实现）；才能使档案部门所面临着的库房沉重压力以及档案自身老化、人为损坏、自然灾害等难题得以破解；最重要的是档案存储载体，比如，磁盘存储系统和光盘存储系统，就可以有效地解决储存难的问题。统一计算机配置后，机型更换，硬、软件的不断开发升级是关键环节。因为，档案管理手段是与干部人事管理工作随着形势发展相联系而变化的动态过程。尽管计算机的更新换代与档案管理人员没有直接关系，但是，由于档案资料的不断增量，与计算机承载功能的适应性，就给管理人员带来知识技术的适应性要求。所以，对资料软件的不断开发升级，是档案管理人员的直接责任。对此，管理人员必须及时跟踪，及时发现，及时调整，否则，尽管计算机已经换代升级，但可能由于软件滞后致使管理作用仍然滞后。

六、专业人才队伍建设是实现转型的根本

建设复合型的专业人才队伍，强化管理人员的信息化意识和业务知识技能，是实现转型的根本要素。信息时代干部队伍建设和人才成长的主客观条件要素多样复杂，要求档案管理必须与其适应。因为，计算机技术的专业性所体现的应用专业性，是与之相应的。不同信息范畴的专业性特性和特征，需要专业人员的专业操作技能去实现。这就给干部人事档案管理人员的综合性专业素质提出了相应的高标准。比如，信息时代的自动登记、辅助立卷、归档著录、检索、网络传递和安全利用保证等，都是计算机实现的，这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范程序，而且要掌握计算机系统和网络安全防护的知识和技术。这就要求在人才队伍建设中把专业知识技术培训作为根本性的内容来保证。根据干部人才档案管理者的专业性质要求，培训内容和方法应有以下几点：

第一，政治培训是第一位的。档案管理人员的政治素质标准，应与党政人事干部同等具备。因为，其工作性质和职责特征，有着为干部队伍建设和人才培养使用提供决策资料、具有参谋作用的意义。因而，他们所承受的责任要求，必须要把政治素质作为档案管理者的根本要素进行培养，这是培训的第一要义。第二，党政机关要和相关专业技术机构有机地结合起来，有计划地举办培训班。党政干部培训内容要涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识和技术内容。因为他们所提供的信息资料与档案管理的资源品质有着直接关联。

第三，档案管理部门要联系相关部门创造培训的必要条件，以便引导管理专职人员及时了解档案管理的发展趋势和科技手段在档案工作中的相应性应用的综合性素质提高，同时也有利于拓宽档案资料获取的渠道。

第四，要以养成性的教育原则，教育档案管理人员热爱本职，立足本职，强化自我学习意识，不断提高政治业务素质，以适应管理形势发展速度和技能需要的实现。

第五，要建立专业人才的考核标准。按照干部人才档案管理的适应性原则，制定《考核标准细则》。按照细则规定的内容标准，定期不定期地举办不同层次、不同类型的培训班。培训结束后，档案管理部门要作出考核评价结论，并报干部人事机关存档备案，作为其晋升、岗位转换、技术职务技术级别升级的参考，以保证对档案管理者工作积极性的激励和使用的公正性。

第六，必须强调，要加强转型的组织领导。分管组织人事工作的领导同志和职能部门，要及时亲自过问，排上工作日程，检查督促，以提高干部人事档案管理信息化。加强对机制转型条件下干部队伍建设重要性和迫切性的认识，保证工作落实到位。

参考文献

［1］宋英梅.《谈档案信息化建设与档案管理》［J］.

［2］《科技创新与应用》杂志2012年，89（30）.

［3］沈运青.《提高档案意识发展档案事业》［J］.

［4］《龙岩师专学报》（社会版）第15卷第二期.

［5］段春梅.《浅谈档案工作创新》［J］.GONGGONGFUWU|人社天地•公共服务|

作者：高爱芹 单位：郑州市水产技术推广站