医院人事档案的信息化管理策略

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摘要:随着信息时代的不断发展,各行各业的发展都实现了信息化,医院作为治疗疾病的重要场所,其发展也必须要结合信息化和现代化技术,从而为医院的转型发展奠定坚实基础。医院人事档案是医院的重要组成部分,人事档案是档案中的重要组成部分,是对医院的工作人员的基本情况进行记录的载体,信息化管理模式的应用使得医院的档案管理水平有了很大的提高,该文主要对信息化时代医院人事档案管理模式进行分析与探讨。

关键词:医院人事档案；信息化管理；策略

医院人事档案是对医院在职人员的工作进行记录的重要资料,是人力资源管理的重要依据。随着信息时代的快速发展,医院人事档案的管理也逐渐实现信息化,从传统的人工管理转变为信息化管理,产生了一种全新的管理模式。由于医院在扩大规模的过程中会招聘很多新的工作人员,同时也有一些工作人员离职,因此医院的人事档案需要不断更新,以便医院的领导人员能够对医院工作人员的基本情况有所了解。在医院人事档案的发展过程中加强管理信息管理系统的构建,可以提高医院人事档案的管理效率,促进医院人事档案管理过程中的各项工作得以准确及时完成。比如建立信息管理系统,使得人事档案的更新更加快捷、方便。当前医院人事档案管理过程中的信息化水平还不够高,很多医院档案管理人员在进行管理的过程中对信息技术的应用水平较低,最终导致医院人事档案不全面、不规范,对医院的发展有很大的阻碍作用。

1医院人事档案精细化管理的必要性

医院人事档案管理方法的创新是对医院人事档案管理工作效率进行提升的一个重要措施,当前很多医院人事档案在努力加强对管理模式的改进,积极制定医院人事档案管理的规章制度,对医院人事档案的各项工作进行协调。精细化管理是人事档案管理过程中的一个重要步骤,关键是做到责任的落实,只有将档案管理目标明确化、具体化,才能让档案管理人员对自己肩负的责任更加清晰,因此,在医院档案管理过程中必须要做到目标化管理,应做好清晰的医院档案建设发展规划。随着当前医疗市场的不断扩大,医院对医护人员的需求越来越多,因此医院的医护人员不断增加,尤其是一些大型“三甲”公立医院,其医疗服务辐射范围有了很大的拓展,各类医护人员数量增加,医院的人事档案也越来越多。如何安全有序做好医院档案建设是医院发展过程中的一个重要任务,尤其是在当前的时代背景下,人力资源是提高医院竞争力的主要因素,加强对在职医护人员的科学管理,就必须要借助各种人事档案。医院应该要建立一套精细化的发展规划,比如可以制定一条以“5年发展规划—3年建设规划—年度管理计划”为脉络的医院档案建设规划,使得医院的人事档案管理战略目标可以更加清晰,而且能够将这个目标一一分解,使得各个阶段性目标更加具体,便于人事档案管理工作的落实。为了实现人事档案精细化管理,则必须要对传统的管理模式进行创新和改革,在医院人事档案管理过程中,表现出来的问题主要是管理信息化程度不足。比如管理人员对信息化的认识不够,对各种信息化技术的应用不到位,很多档案管理人员在工作过程中依旧采用传统的人工管理方式,没有借助各种信息技术手段进行高效管理,传统的管理方式导致很多档案信息不规范,甚至出现了一些人员的档案缺失的现象,对医院工作人员的积极性有一定的打击,进而会影响医院的整体发展。在信息时代,加强医院人事档案管理模式的创新,结合各种信息技术对档案管理工作进行创新是一个必要的过程。

2医院人事档案信息化管理策略

2.1建立精细化的档案信息数据库

由于医院医疗规模不断扩大,诊疗服务人群不断增加,因此每年都会增加很多新的档案,这些档案包括医院病案、人事档案、科技档案、文书档案等,不同的档案属于不同的科室和部门,各个科室之间分类比较混乱,因此导致档案资源分散、数据分离,出现了“信息孤岛”的现象,这种现象在档案管理行业中尤为普遍。传统的粗放式管理模式对现在已经不再适用,在信息化时代进行人事档案管理,应该要通过数字化手段建立统一的档案信息数据库,对医院的人事档案信息以及其他类型的档案进行集中化管理。档案信息数据库是医院档案管理的中心,针对不同类别的档案应该要建立不同的存储空间,每一个存储空间又要进一步分区,比如按照档案的格式、档案的形成时间、档案的等级等进行分区,再对各类档案进行分类,将其填入到不同的分区中,从而实现信息化管理和控制。比如在人事档案管理过程中,要对医院医护人员的基本信息进行了解,并且根据各种档案信息的类别进行归类整理。对医院在职人员的信息进行查询是一个重要环节,人事档案信息化管理过程中应该要实现自动查询和统计,查询功能包括人员查找、内容查找、模糊查找等各类查询功能,统计功能包括档案统计、人员数量和各类材料统计、转递、查(借)阅统计等功能,要对这些功能进行完善,从而使得医院领导人员能够对医院员工的基本情况有所了解,促进人力资源管理和利用水平的提升。以某医院为例,该医院为三甲医院,医护人员数量较多,传统的人工管理模式已经不再适用,档案管理过程中正在逐渐实现完全信息化,该医院对档案管理的自动化功能进行完善,比如在人事档案管理过程中,对人事档案目录进行管理,包括档案材料类号、序号,形成材料时间、份数、页数、备注等,可以通过计算机软件自动生成目录和超链接,点击相关的目录就可以直接转到相应的信息目录下,对各种人员信息进行查看。再比如在人员档案管理过程中经常需要转递管理,转递管理应包括转递方面(转入、转出)、转递日期、对方单位名称、转递原因、转递编号等多个方面,医院在对各个新入职的工作人员进行管理的时候都需要查看相应的信息,从而实现新档案的整理。

2.2建立健全的人事档案管理制度

在信息化时代背景下,应该要对传统的管理制度进行改革,要结合信息化时代的背景特征,对医院的管理制度进行重新设计,从而使得医院人事档案的管理水平得到有效提升,能够对医院的各个科室、各个部门的人员信息进行汇总。首先,应该要对档案信息管理制度进行完善,在医院档案管理部门要逐渐推行信息化工作模式,在对当前医院在职工作人员的基本信息进行整理的时候可以借助计算机系统进行归档,档案管理人员要学会尽快接触各种信息系统,采用计算机技术进行信息的归纳、整理,逐渐摒弃传统的人工管理方式,对人事档案管理过程中的各项工作进行落实。其次,要对医院的档案管理系统的建设和管理进行完善。比如在日常工作中要加强对各种计算机设备的配备,要加强软件信息系统的建设。尤其是各种通信设备、计算机设备等硬件设备,是进行信息化管理的基础,在医院人事档案管理过程中实现信息化管理,应该要对各种管理的硬件设施和软件设施进行完善,应该要根据医院档案信息化管理的要求对计算机设备进行配备,建立相应的数据库等,在这个过程中应该要争取更多上级财政的支持,档案管理部门要将需要的设备罗列出来,向上级部门申请,经批准之后与采购部门进行沟通,对工作中所需要的各种硬件设备进行采购和配置。最后,要完善档案数据库管理系统。“大数据”时代的档案信息管理要为医院提供完整、准确、及时的档案数据,因此,要建立精准的档案数据库管理系统,借助大数据分析技术,按照用户的信息需求以及检索行为,从海量档案数据中及时精准地找到所需的信息和数据,按照用户的信息需要从海量的档案数据库中找出有关的数据。

3结语

综上所述,医院人事档案管理是医院发展过程中的一个重要内容,包括的内容较多,主要是对医院工作人员的各种信息进行记录的一类档案,由于医院的工作人员多、人员组成比较复杂,因此医院人事档案数据较多,管理难度也比较大。在传统的管理过程中主要采用人工管理方式,很容易出错,也容易导致一些档案的丢失。随着信息时代的快速发展,医院人事档案面临的挑战越来越大,管理信息化是医院档案发展的一个重要趋势,为了提高人事档案的管理效率和精细化程度,减少管理过程中的出错率,在医院的档案管理过程中应该要积极加强对传统管理模式的改进,加强对各种信息技术、通信技术的应用,完善信息化管理制度,提高医院人事档案管理过程中的信息化水平。

参考文献

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作者:黄新金 单位:福建省泉州市第三医院