流动人员人事档案管理工作分析

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【摘要】新时期社会经济快速发展，流动人员人事档案管理存在的问题日益凸显。如存在流动人员人事档案没有全部归口到位，流动人员人事档案管理不规范，档案管理人员队伍弱化等主要问题。只有加强组织和宣传，实施规范化管理，优化队伍建设，加大基础设施投入，创新档案信息化管理，才能解决难题，实现档案管理规范化、现代化，以适应新时期人力资源管理、档案事业、社会经济快速发展的需要。

【关键词】流动人员；档案管理；问题与对策；信息化；安全；公共服务

新形势下，随着市场经济的快速发展，流动人员数量增长，人才流动速度加快、方式增多，相应产生的流动人员人事档案管理问题，已成为人才服务机构工作的重中之重。强化档案基本公共服务，实现档案管理规范化、现代化，是促进人才流动，加快社会经济建设步伐的有效途径。笔者结合自身工作经验，就流动人员人事档案管理工作存在问题以及采取的相应对策做如下简单的探索：

一、当前流动人员人事档案管理工作中存在的问题

1.流动人员人事档案没有全部归口到位

按上级规定，流动人员人事档案由人事部门所属人才服务机构来管理，但实际上有相当部分的档案没有集中统一到人才服务机构管理，造成档案管理混乱。主要存在以下几种情况：有些没有保管档案权力的单位自行保管单位人员的档案；有的个人私自保管本人或他人档案；有的单位、部门没有及时将辞职、辞退人员的档案转到人才服务机构。

2.流动人员人事档案管理不规范

当前的档案管理存在诸多问题：档案管理制度不完善、服务不到位；档案基础设施如库房、档案柜和管理技术等都比较落后，且存在安全隐患；档案没有完全按照国家标准进行规范化整理装订；该归档的材料没有及时归档，造成人事档案材料不齐全、缺乏联续性，致使无法了解和考察流动人员的学习、工作和思想等现实情况，尤其是高校毕业生，工作后经历几乎没有；有的单位转递档案时漏写或不填写《流动人员档案通知单》，致使档案去处无从查找；有的单位无视人事档案属于机密性的文件，在转递过程中不通过专门规定的机构转递，造成档案滞留、丢失等情况；甚至有的单位违规允许大学生自带档案。

3.档案管理人员队伍弱化

人才管理机构的档案管理人员存在配备不足、不固定，专业能力水平欠缺，档案管理意识淡薄、责任心不强、缺少创新意识。

二、解决档案管理工作存在问题的相应对策

1.加强领导，搞好档案政策宣传

各级人社部门要加强指导监管，有效推进流动人员人事档案管理工作科学、有序开展。要成立流动人员人事档案管理工作领导小组，精心组织、落实责任、扎实推进，充分发挥领导小组的主导作用，使档案管理人员能够认真履行职责，增强工作的积极性、主动性和自觉性，严格照章办事，严肃档案纪律，承担起业务把关责任，确保档案的完整与安全。要加强执法监督，完善流动人员人事档案管理制度。人社部门加强对流动人员人事档案管理工作的执法检查，严肃查处各种违法违规行为，并使之常态化。为引起用人单位和个人对流动人员人事档案管理工作的高度重视，并促使其将保管的流动人员人事档案主动送归到人才服务机构，坚持搞好宣传，提高社会关注度是最有效的途径。要长期深入相关的部门、单位进行流动人员人事档案的监督检查和政策宣传；要充分利用报纸、电视、互联网等媒体或其他渠道，积极宣传流动人员人事档案管理的意义、作用、政策法规，流动人员人事档案的构成，档案服务机构信息和办事指南，提升个人与用人单位对档案法律法规、档案管理常识和重要性的认识。宣传要突出强调档案材料对个人的重要性。

2.规范制度，强化基本公共服务

实施档案管理规范化建设，健全并严格执行各种档案管理制度，如《流动人员档案收集制度》《流动人员档案鉴定制度》《归档材料审核制度》《流动人员档案保管保密制度》《流动人员档案转递制度》等，完善服务标准和流程，推进服务规范化和精细化，满足服务对象的基本需求。同时要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，不断完善档案管理制度，强化基本公共服务职能，重点抓好三个关键性工作:一是档案材料的收集和鉴别。流动人员人事档案材料不全，是最严重的问题。而全面收集和鉴别档案材料这项工作，任务艰巨，意义重大，各部门要引起高度重视。人才服务机构要科学谋划、奋力攻坚。一要设法建立健全流动人员人事档案材料收集网络。由于大多数流动人员单位不固定，工作流动性强，加之有的用人单位和个人还不愿配合，很难收集到完整的档案；二要参照干部档案确定需归档的材料及范围，定时、定向、跟踪收集需要归档的材料，丰富和扩大档案内容，建立收集流动人员档案材料的长效机制，确保档案内容的齐全和完整；三要根据有关规定认真鉴别收集归档材料，核对材料有关信息，确保归档材料真实准确、规范完整、文字清晰、手续完备，坚决杜绝假材料，以确保档案的真实性；四要及时登记缺少的有关材料，并设法收集补齐。二是档案的整理和保管。对流动人员档案材料进行高标准的技术加工，严把技术质量关，使每卷档案达到完整、真实、精炼、方便利用。及时、准确做好目录，录入到计算机。对于不定期收集到的材料，可采取随时整理的方式，及时装入档案，以避免材料的丢失，确保档案的完整。严格遵守查借阅制度，流动人员人事档案管理机构要严格查借阅审批手续，查借阅归还的档案要逐页审核。三是档案的接收和转递。接收流动人员人事档案时要认真审核和甄别档案材料，审核档案材料是否齐全、完整，本着实事求是、便民利民的原则，对缺少材料的实行告知承诺制。一次性告知所缺材料及其可能造成影响，经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收。转出流动人员档案要完整、齐全，任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案。

3.加大投入，确保档案安全管理

要按照《干部档案工作条例》的相关规定，加大档案管理基础设施的投入。严格执行档案库房、办公室、阅卷室“三分开”制度，建立坚固、防水、防潮的档案库房，并配置去湿、防火、防蛀、防高温的符合国家有关标准的档案管理设备，提高流动人员人事档案安全防灾标准，完善监测和防护措施，及时发现和排除隐患。

4.优化队伍建设，提升人员素质

建立一支素质高、能力强，思想上进的专业化档案管理队伍要着手五个方面：一要建立和完善档案管理人员培训机制。有计划有组织地开展多种方式的业务知识培训活动，不断提高综合能力强和服务水平；二要鼓励和支持学习业务知识和技能，逐步培养自学能力；三要定期召开流动人员人事档案管理工作的座谈会、研讨会，交流管理经验，解决疑难问题，研究新的发展思路；四要不断开展思想教育活动，如党性教育和流动人员人事档案服务窗口建设活动等；五要保持档案管理人员相对稳定。创造良好的工作和人文环境，积极开展表彰活动，提高人员的各种待遇，使他们能安心、舒心、顺心，并能扎实努力地工作。注重提高五个方面：一是思想政治素养。要加强培养档案管理人员思想政治素养，要求他们工作踏实，能吃苦耐劳，具有较强的责任意识、服务意识和奉献精神；二是业务能力。在业务能力方面，要求档案管理人员能够全面了解和掌握档案业务工作的各个环节、步骤和管理方法，不断学习和掌握档案工作方面的新政策、新理论、新技术；三是操作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代化模式转变，要求档案管理人员能够熟练掌握计算机操作技术，提高档案管理人员进行信息化的工作技能；四是沟通协调能力。档案管理人员要经常与档案材料形成部门联系，开展好档案材料收集工作，这就需要档案人员有较好的协调与沟通能力，保证工作顺利开展；五是创新能力。流动人员人事档案管理只有在管理技术、管理制度等各方面不断创新，才能适应新时期档案管理向现代化发展的需要。

5.创新管理方式，实现档案管理信息化

档案信息化就是用计算机整合收集和管理纸质档案信息和馆藏资料，档案管理方式从传统的落后方式的转为当下的数字化和电子化。在新形势下要大胆开拓创新，强化服务理念，快速实现流动人员人事档案管理信息化。一要加大投入配置先进的档案信息网络系统和档案数字化设备，充分发挥档案信息化的整体效益；二要引进掌握现代信息科学技术和专业知识、综合素质较高的复合型人才，以适应人事档案信息化、数字化管理的需要；三要创新流动人员人事档案管理制度。根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。完善档案信息化管理业务流程、技术规范和安全措施，细化电子档案环节和步骤，确保电子档案的安全性与完整性，逐步让档案工作走上规范化、智能化管理的轨道；四要健全流动人员人事档案数据库，完善档案资源共享、异地查阅、统计分析等功能；五要研究开发档案管理服务网上办公平台，不断提高流动人员人事档案管理水平和服务效率。

参考文献：

[1]白春华.浅析流动人员档案管理中存在的问题与对策[J].山东青年，2015（4）：113-113.

[2]王鲁花,韩春红.新时期流动人员人事档案管理的现状、问题及对策[J].人才资源开发，2014（16）：3-4.

作者:鹿仕君 单位:吉林省桦甸市人才交流服务中心