探讨如何做好人事档案管理工作

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 从我们入学开始，人事档案扮演着不可或缺的角色，从上学到退休，它的存在串联了我们每个人的人生轨迹。随着我国经济、政治体制的不断改革与深入，我国的人事档案出现了许多新的问题。为了改善这种情况，让人事档案管理工作能够顺利地开展，与时俱进，更好地为人民服务，本文从进一步搞好人事档案管理工作、开创人事档案管理工作新局面、促进人事档案管理工作取得新发展对其管理工作提供几点建议。

一、人事档案管理工作的意义

人事档案管理是人事管理的重要组成部分，也是党的组织工作、人事工作和人力资源管理与开发、利用不可缺少的重要参考依据。人事档案管理是一项具有真实性、准确性、权威性、唯一性和严肃性特点的特殊工作岗位，一点点的疏忽都可能造成难以弥补的损失。人事档案管理是人力资源管理的信息库,负责搜集和提供人力资源管理需要的基本信息。没有准确、及时的信息提供，人力资源管理就成了无本之木，对职工档案所蕴藏的丰富的人员信息资源认识不充分，也必然影响到人力资源管理水平。

二、人事档案管理中主要存在的问题

1.对档案的重视程度不够

由于历史原因，有些单位对档案工作只停留在表面，认为档案工作没有其他工作重要，因此，对档案工作的重视程度不高。人事档案工作不像其他工作会取得明显成绩，很多人员就对其工作产生较大的误区，因此，对人事档案认识薄弱，监管力度不够，缺乏收集力度，发挥不了应有的作用。

2.人事档案内容不够丰富

由于管理人员频繁更换使得档案管理制度规范不统一，档案收集力度不够；收集归档工作制度不健全，导致收集归档工作被动、不及时，致使档案的内容繁杂，对人事部门信息考察增加了难度。然而现存的档案真实性不高，很多档案都存在出生年月、工作时间、不准确，严重影响档案的质量，导致出现人档分离的情况及“弃档”情况增多。

3.档案基础设施不齐全

档案管理基础设施得不到解决，有的单位档案室狭窄、设备老化或损坏，潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位连必备的切刀、统一的档案夹都无法购置齐备。

4.档案管理人员素质不高

很多单位由于各式各样等原因，一般都不采取全职工作人员管理人事档案，属于非专业人员管理。导致工作整体专业程度不够，以至于目前档案管理人员只是保证档案不丢失不泄密即可，缺乏专业性管理和收集材料的意识和行为。管理水平不高，致使造成人事档案管理职工档案管理意识淡薄，管理手段陈旧，人员待遇差，工作热情低，大大影响人事档案的管理水平。

5.档案管理机制不规范

人事档案管理一直沿用以“计划管理”为核心的各项管理制度，显然已不能适应现今档案工作发展的需要。各单位在档案管理环节缺位表现在人档脱节，有的单位没有专门的档案管理人员，有档无人，档案的防虫、防火、防潮等日常工作缺位。有些单位材料混杂、散乱，甚至根本没有清理。个人材料也没有归档成册并按照统一格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。

三、几点建议

1.建立健全人事档案管理体制

在原有的人事档案管理体制中，去其糟粕取其精华，建立新的人事档案管理制度并逐步完善。加强新进人员档案审核工作，做到新进档案材料完整，内容真实。同时建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，对档案管理中出现问题的，实行责任追究，保证档案管理规范有序。

2.提高档案管理人员综合素质

由于人事档案管理其具有很强的政策性和业务性，所以要根据有关的人事档案管理规定，选择有良好的敬业精神，努力学习的工作人员来负责管理工作。同时提高人员素质与业务水平，了解用人单位需求，刻苦钻研业务，定期参加业务培训，及时掌握新的方法和发展趋势，提高档案管理的技术水平。

3.实现人事档案工作信息化、规范化管理

将先进的科学技术应用于人事档案管理工作中，加强计算机在人事档案管理过程中的运用，建立电子档案信息库，快速准确检索，将人事档案和计算机、扫描仪等通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，提高管理效率.

作者:鲁明香 单位:吉林省人才交流开发中心