人事档案利用及服务对策

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2015年国务院下发了《关于机关事业单位工作人员养老保险制度改革的决定》文件后，为了确保养老保险参保全覆盖，职工利益不受损害，增强公平性，各地市机关事业单位全面展开了职工养老保险参保入网工作，首当其冲的就是逐一审查职工人事档案，重点核对个人“三龄二历”(年龄、工龄、党龄、学习经历、工作经历)。在查阅过程中，笔者发现个人档案“三龄二历”存在一些问题，特别是“年龄”:出生年月不清、涂改、前后填写不一致现象，给核查工作带来非常大的困难，由此引发对人事档案利用的思考。

一、当前人事档案管理现状

人事档案是以记录的形式，记录个人在成长过程和单位管理过程中所形成的个人基本情况、表现或经历、政治立场、能力评价、奖惩情况等相关信息，具有真实性、动态性和机密性的档案材料。

（一）档案内容

作为人事档案利用的重要信息，人事档案内容一直备受保护和关注。人事档案内容包括简历材料、履历资料、调查材料、学历和职务材料、审查材料、处罚材料、奖励材料等10多种材料。档案内容随着年龄与经历的增长而不断增加，但现如今在单位人事档案管理中，依然存在一些档案材料内容更新不及时、材料不齐全或有虚假材料、数据不准确以及材料缺失等现象，其中学习履历情况、年龄、家庭状况和参加工作时间等方面问题比较突出。例如，一些退伍安置人员的档案，参军时是一个年龄，退伍后又出现一个出生年月。而这些档案材料的内容一般都是由本人填写或提供，但由于个人原因，部分人员随意填写或是个别人员为了达到个人目的故意填写虚假信息造成资料虚假、不准确和失真等问题，从而增加了甄别难度，降低了档案利用效率，严重影响档案管理质量。

（二）管理方式

人事档案一直是“用人先建档”的管理模式从源头对入职人员进行档案管理，按照中共中央组织部、国家档案局颁布的《干部档案管理条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》进行整理归档。但由于一些单位对人事档案管理不重视，档案管理仍停留在七、八十年代的管理模式，体制不完善，没有按制度进行规范管理，造成档案收集不及时，归档材料不全等管理失误，从而影响人事档案的合理利用。同时，人才流动频繁，多种原因又造成“几不要”：不要户口，不要档案，不要人事关系，致使“死档”“弃档”现象频发，档案内容陈旧失真、档案功能弱化等情况和问题严重。因此，建立规范化、信息化人事档案管理制度，有效实现人才信息的共享与利用，在管理方式上寻找更大突破点是人事档案管理的重中之重。

（三）管理人员素质

随着档案管理进入信息化，对于人事档案管理人员的要求也越来越高。但由于档案管理人员配置不足，业务能力欠缺，知识水平也跟不上时代的步伐，工作开展困难，加之管理人员只注重速度而忽视效率造成在档案收集和归档工作中的失误，影响档案信息的利用。因此，人事档案管理人员一方面需要具备高度的责任心和管理意识、法律意识、归档意识，以及服务意识之外，还要不断学习和更新专业知识，加强自身技能和修养才能适应日益变化的信息科技环境。

二、人事档案利用服务的管理对策

（一）提高档案保护意识

人事档案材料来源需要追溯到个人提供、部门审核和工作形成等三个方面，其完成的质量决定了档案利用的价值，这三方面无论哪一方面出现问题都将对档案信息的利用造成严重后果。因此，单位需要重视人事档案管理工作，引导员工树立档案意识，落实好人事档案管理的基础工作；人事档案管理部门领导应更新工作理念，切实重视人事档案管理工作，防止单位职工档案信息泄露问题的发生；建档人在填写档案时应如实登记个人信息，做到不乱填、不漏填；档案管理人员在工作过程中应时刻树立档案保护意识，严格遵照档案管理规定，严守档案信息机密，在查档时小心翻阅，不随意翻折、批注或改写，注意保护档案资料，延长档案的使用期限。

（二）完善档案管理机制

人事档案资料的合理收集、及时归档和有效管理对于档案利用有着十分重要的作用。档案资料是否完整、真实，归档机制是否健全等都是衡量档案信息能否有效利用的关键。同时档案人员的整理、分类、归档及管理水平也对档案质量和档案利用产生影响。应建立联系制度，掌握相关信息，主动收集。例如，对弃档、无档或档案不全人员进行多方面联系、沟通，与档案所在部门协商严格按照规定制作档案副本，以便及时了解和掌握当事人信息。人事部门应规范制度，增强工作人员责任心，档案资料的收集及整理时应认真核实档案材料，确保归档材料的真实性、准确性。档案管理部门审核接收材料时，进一步鉴别归档材料是否齐全完整、文字是否清楚、信息是否准确、填写是否规范、手续是否完备，发现问题及时沟通并改正。

（三）规范档案利用范围

单位对人事档案的利用大体分为内部使用服务和外部使用服务。例如，要对员工做奖惩处理时，需要查阅该员工人事档案以往的经历表现，有无表彰奖励以及是否有违纪处分等。因此，规范化档案利用范围，对于有效利用人事档案具有重要作用。一般情况下，档案利用应遵循档案利用服务范围与人员管理范围相统一的原则，人事管理权限未变动前，人事档案利用服务范围不能随意变动。同时对于内用和外用服务的权限不同。内用服务的权限一般较大，主要是档案管理部门对利用手续齐全的档案利用，提供全方位的利用服务；而对于外部使用服务，档案管理部门应根据所提供的要求给予有限的服务提供，从而确保档案信息不被随意泄露。

（四）创新档案利用服务方式

传统的人事档案利用服务方式仅仅是被动的服务模式即他人需要什么就提供什么，但随着信息时代的到来，要转变服务理念变被动为主动，根据统计分析信息发现潜在需要从而主动提供。现如今，人事档案的利用者需要的已不仅仅是原始信息，更注重提炼总结的，具有真实性和高质量的档案信息资源，但人们还未真正重视这一信息资源的开发和利用，因此开拓和创新人事档案利用服务方式，提升人事档案利用服务的质量就需要从增强档案管理人员的统计、分析、归纳和预测能力出发，洞察人事档案利用者的需求，以便在处理档案数据和信息中挖掘人事档案潜在的利用空间。

（五）搭建档案利用信息化平台

在人才备受重视的今天，人才流动日益频繁，岗位的变化多样，使得利用原始纸质人事档案的弊端日益凸显，查阅效率低、磨损大、费时费力。因此，构建档案利用信息化平台，实行档案信息化管理，使原有纸质档案数字化、新生成的资料电子化，利用计算机改进人事档案的存储保管、归档材料的借阅、登记及归还手续，提升档案利用率，从而实现人事档案信息的网络化、动态化，人性化管理，方便利用者使用。与此同时，加强该平台档案利用信息的反馈也是一项重要任务，通过反馈结果的研究分析，进行人事档案信息资源的二次开发利用，更大限度发挥档案信息价值。

（六）提升档案利用的安全性

保护档案信息安全一是要遵守国家相关的法律法规，单位档案管理部门也应根据自身实际情况建立相应的规章制度，在档案利用过程中涉及组织机密或个人隐私问题时，严格按制度执行。二是利用先进的科学技术，对档案利用过程中有可能产生的危险漏洞实施高科技的电子防护。特别是今后，人事档案信息将逐步公开的过程中，应充分利用电子信息及网络技术手段，对档案信息采取加密、异地备份等有效保护措施，防止信息被盗取、篡改或毁坏，保证人事档案利用的安全。

作者:冯群蓉 单位:陕西省汉中市中心医院