信息化管理在人事档案中的应用

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摘要：随着科学技术的进步与发展，信息化管理在人事档案中的融合应用得到了广泛普及，信息化管理机制的构建，对人事档案的管理方式升级以及管理效率提高做出了积极的贡献，其重要性不言而喻。在这样的形势背景下，对人事档案的管理工作的发展进行深入探究具有重要意义。因此，本文主要论述了信息化管理在人事档案中的应用，并就如何构建更为高效和安全的人事档案体系提供有效的建议，供参考。

关键词：信息化管理;人事档案;应用发展;改革措施

信息化管理，是人事档案从人工时代走向信息技术时代的重要模式与手段。通过信息化管理方式，能够从有效丰富管理措施、完善管理机制、简化管理流程、提高管理效率，是人事档案应用发展的必然发展趋势。然而，目前信息化管理在人事档案中的应用发展仍面临着许多问题，发展形势不容乐观。如何促进信息化管理在人事档案中的高效融合与应用，为大众提供更为优质的人事档案管理服务，是发展中亟待解决的问题。基于这样的发展现状和研究目标，本文从人事档案管理发展存在的问题、信息化管理在人事档案中应用发展的重要性、信息化管理在人事档案中的应用措施等方面展开探究。

1人事档案管理发展存在的问题

1.1人事档案管理意识不强，整体重视度不够

人事档案管理在一个企业或一个单位的存在感较低，大部分人对于人事档案的作用以及价值都没有明确的认识，通常都是在需要使用的时候才意识到自身对于人事档案的管理及其查阅方式一无所知。而究其原因，这与企业管理及其整体重视度不够有着密切的关联。在发展过程中，由于人事档案无法给企业或单位的发展经营产生直接的经济效益，因此，大家都没有把干部人事档案工作的改革作为重要工作列入单位的议事日程，忽视档案部门的基础建设、制度的完善、管理人员的配备及工作方法的更新。

1.2人事档案管理手段单一，信息化建设效率不高

人事档案的管理，目前主要还是依托于传统的模式，管理手段单一而落后，使得档案信息存在不准确的现象[1-3]。究其原因，是从纸质化管理走向信息化管理的转型发展环节中，不可避免的会出现差错，这也要求我们在记录、归档管理中需要进一步优化管理模式；同时，在管理中还存在着许多人事档案信息不全，普遍存在缺材料的现象，致使人事档案制作方面不够统一化、规范化，给集中管理带来了不小的阻碍。除此之外，虽然许多企业或单位在发展过程中引入了信息化管理技术和平台，但是档案管理信息化的建设形式大于实质，空有信息化建设计划，管理设备购置、更新则进程缓慢；经费投入有限、电子档案管理模式建设不力、信息化平台建设有限等诸多问题使得档案管理信息化建设无法正常地开展下去。

1.3人事档案管理程序较为随意，管理团队建设有待提高

档案交接随意，没有严格的手续和程序是人事档案管理中的重灾区，主要体现在目前人事档案管理员调离岗位时，档案交接工作无人监交，交接手续不规范，认为人事档案交接也只是一串钥匙和档案柜的交接，造成人事档案工作前后脱节，责任不明，界限不清，以致出现人事档案材料数量缺失，严重影响了人事档案全宗的连续性。究其原因，这主要与人事档案管理团队建设不足密切相关。人事档案管理岗位在企业或单位中相对边缘，团队成员组成和团队机制建设也较为缺乏，这使得在管理过程中管理人员的专业性难以持续地得以提升，管理工作的连贯性也没有保持，管理效率也相对低。由此可见，提高人事档案管理工作质量，需要从管理程序的严格把控和管理团队建设开始，发展之路可谓是任重而道远。

2信息化管理在人事档案中应用发展的重要性

信息化管理机制的引入，对于干部人事档案管理，具有重要意义。具体而言，信息化技术在人事档案中的应用发展可以提高档案管理效率与可靠性。信息化技术可以全面促进人事管理创新、高效发展，在节约人力资源成本的同时，优化干部人事档案管理流程，保障干部人事档案管理的可靠性。在实际应用中，信息化管理可以有效地减轻传统人事档案管理人员的劳动强度，将那些繁琐的人事档案登记和分类工作从手工操作的模式升级过渡到信息化平台记载的模式，实现人事档案的快速登记和快速更新，进而确保了档案记录的全面性和准确性，与此同时还能够有效第降低人工操作中由于主观性带来的缺档和断档状况的发生。而在档案管理的效率方面，信息化平台采用的是数据化管理和处理模式，在对人事档案管理中，可以借助信息化技术中的数字处理功能，在人事档案管理和数据处理中能够保障人事档案信息的动态性，进而自动完成人事信息的数据处理。同时，信息化管理机制的引入还能够更加有利于信息的获取和保密。在人事档案的信息获取方面，信息化管理平台与技术能够围绕着服务大众为目标，增加档案信息管理的透明性，让大家能够更加清楚地指导和了解自身人事档案中的内容，同时也可以基于信息化管理技术平台，异地实时动态地对人事档案进行查阅，进而提高了工作的效率。由于每个个体的人事档案具有较大的私密性，需求较强的保密措施。而在人事档案管理的保密性方面，基于信息化管理机制的人事档案能够实现档案管理的完整性和保密性需求。通过密钥加密、防止非法访问和身份信息识别登录等措施提高人事档案管理的安全性，从而避免人事档案发生信息泄漏的问题。除此之外，信息化管理在人事档案中的融合应用发展，可以构建一套更为完善、高效而合理的管理机制，进而在促使干部人事档案信息的记录、积累以及查阅等各项工作变得更为便捷的基础上，有利于推进员工合同的法律化进程，有利于纠纷的解决，让领导在进行员工管理上更好地进行决策，实现人才的合理配置。总而言之，信息化技术与平台能够促使人事档案在资源和数据的有效利用得到更为快速的发展，为人事档案的利用奠定了良好的基础。由此可见，人事档案的信息化管理与应用发展的重要性可见一斑。

3信息化管理在人事档案中的应用措施

基于人事档案在管理发展中存在的问题与不足，引入信息化管理技术与平台，并持续投入并完善信息化管理模式，促进信息化管理机制与人事档案的融合应用，其发展具有十分重要的意义和价值。因此，本文就信息化管理在人事档案中的应用发展措施提出以下几点思考[1-5]。加强对人事档案信息化管理发展的重视与学习，提高全员认识和参与人事档案管理工作的积极性和主动性。要想改进并促进人事档案信息化管理发展的进程与质量，其关键就是提升档案管理意识，引起自上而下对档案管理工作的重视。一方面，企业或单位在思想上必须对档案管理工作重视起来，在信息化管理技术与人事档案的融合应用工作上，需要调动大家参与其中，主动学习，提高认识，进而学会怎么应用档案信息化管理方式，更好地提高应用效率。而在具体的工作安排、人事调动、工资调整等相关决策之前，必须对其人事档案信息进行充分的了解和认识，将干部人事档案信息充分利用起来。除此之外，信息化管理在人事档案的融合与应用发展中，需要大量的人力、物力和财力，需要持续的保障对档案管理工作的资金投入力度，更新档案管理工作所需的基础设施和电子设备，为档案管理部门配备专业的、高素质的、有责任感的工作人员，提高单位或企业人事档案管理的水平和效率。构建科学、安全、高效的信息化人事档案管理机制，丰富人事档案管理手段与措施。丰富档案管理信息化建设手段，持续推进档案电子化管理进程。档案管理信息化建设的发展，是从纸版档案到电子版档案的更新升级，我们需要用全新的管理手段，依托信息化技术，针对电子化档案管理的基本特点和要求，优化管理模式，丰富建设手段，将档案电子化管理机制发展得越来越好。在这个过程中，首先要规范人事档案信息的内容，干部的档案信息必须收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政审、党团组织、奖惩、任免、工资等十大类方面的有关文件材料，防止信息的漏填或缺失；其次，严格规范人事档案材料的收集范围与归档要求。除此之外，还需要提高档案材料的质量，确保信息的真实性，对于有明显错误或前后信息不符的进行核查和核实工作。最后，规范档案整理工作，确保档案编排有序、分类明确、目录清晰，进而有利于提高人事信息的利用效率，便于人才信息的共享，最大限度地保障人才在整个社会的流动和合理配置。加快推进人事档案管理的信息化建设进程，为企业或单位员工提供更好的人事档案管理与服务。作为人事档案管理的发展趋势，信息化管理代表了效率、质量与安全。为确保人事档案管理信息化发展的效率与质量，在完善管理措施、管理配置以及人才队伍建设等方面不断加大投入的同时，还需要基于人事档案管理发展形势变化，更新和调整人事档案管理机制与手段，持续提升信息化管理质量，优化管理流程，简化管理步骤，让人事档案集中管理更为便捷、高效、安全。

4结束语

虽然目前人事档案的信息化管理发展仍存在许多技术、人才和管理层面的问题，但是只要我们能够立足发展现状，着力解决目前的问题，不断优化信息化人事档案管理系统与平台，持续融合信息化技术与创新性管理手段，那么就一定能够将人事档案管理工作做得更好。

参考文献：

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[4]王杨，李林芝，张妍宇.对林业科研设计单位干部人事档案管理工作的思考——以国家林业局昆明勘察设计院开展干部人事档案专项审核工作为例[J].林业建设，2016（5）：19-21.

[5]潘涓.做好新形势下人事档案管理工作的几点思考[J].山东人力资源和社会保障，2016（4）：26-27.

作者:杜新文 单位:菏泽市立医院