人事档案精细化管理改革方法探析

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不言而喻，在社会不断发展与进步的形势下，人事档案管理总体是向前不断的推进。然而新时期、新形势，对人事档案管理工作提出了新的更高的要求，其管理必然逐步精细，难度也在不断增加。当前，人事档案管理工作中暴露出不少问题，不仅严重影响人事档案管理效率，对单位人才开发和队伍建设也造成了不利影响，理应引起有关方面的高度关注。下面对于人事档案精细化管理改革方法及提升质量进行探析，以求有所补益。

一、人事档案管理存在的问题

笔者通过深入学习与分析研究，综合人事档案管理时下存在以下五个问题：

一是管理理念滞后。我国人事档案管理主要是以2018年11月20日出台的《干部人事档案工作条例》为主要依据，人事档案管理方面仍然体现出过去计划经济时代的人事管理制度，在社会不断发展与进步的背景下，各种先进管理理念和思想涌入我国，可是借鉴效果并不明显，与现行的市场经济条件下的人事管理工作出现较大的矛盾和差异。这种状况充分表现在我国人事管理制度与市场经济条件下的人事管理实践出现了严重脱节现象。我国目前在人事档案管理制度方面虽然已经构建了基本管理框架，但是管理制度的不完善之处仍然较多，导致人事档案管理工作存在一定的不确定性，因此，需要从人事档案管理制度上进行不断改革与创新。

二是管理方式单一。目前人事档案在实际管理中从格式、分类等方面采取的都是统一的模式，并未根据实际状况进行细致划分，即针对教师、工人、军人人事档案采取的都是统一的保管模式[1]，管理操作缺乏层次化，单一化现象严重，这也使得档案管理实践中会遇到更多的麻烦，人事档案管理难度也会进一步增加。

三是管理模式封闭。目前我国大多数单位或人事档案管理部门针对人事档案的管理采取的都是封闭管理模式，除本单位组织或领导干部以外任何人不得使用人事档案，其中档案管理人员本身也并不具备对人事档案的使用权。在这种管理模式下，使得人事档案带有神秘感。与此同时，也不可避免会出现人事档案的违规使用行为。随着当今社会公众民主意识的不断提升，封闭管理模式已经不再适合当今社会的民主与法治化建设。因此，为了进一步实现人事档案价值的最大化，推动我国人事档案民主与法治化建设进程，在档案管理工作中应该跟随时展步伐，合理、有序、科学地推动人事档案公开制度。

四是档案内容陈旧。我国人事档案在内容方面体现出单调、陈旧的问题，在内容方面仅仅设置了十个大类，而这些档案内容并不能够从系统的角度对人进行总体衡量。而且，在人事档案中对于个人业绩、道德素养、社会保障、个人专长、性格特征等并未提及[2]，对于个人能力水平以及精神面貌不能进行直观反映。由此可以看出，人事档案管理仍然存在较大局限性，从而使得人事档案的利用价值也受到影响，不能满足当前社会及企业对人事考核的综合需求。

五是管理手段落后。随着现代社会的快速发展，电子信息化技术已经逐渐成为人们生活中一个重要部分，但是由于受到经济发展水平不均衡的影响，人事档案管理的现代化水平并未与社会和经济发展形成同步。全面实现人事档案管理信息化仍然比较少见，传统的人工管理模式下，导致信息资源封闭。另外，虽然部分地区已经实现人事档案管理的电子信息化，但是在人事档案电子化存储模式、版本、标准方面并未实现统一，导致人事档案信息存在混乱，管理系统软件之间也存在不兼容现象，电子档案信息仍然体现出较强的封闭化，对于档案信息资源共享极为不利。

二、人事档案精细化管理改革和质量提升措施

面对当前人事档案管理中存在的诸多问题，实行精细化管理和质量提升实为人事档案改革创新和质量提升所需与必然。为此：

一是提高档案材料质量。传统模式下以纸质档案材料为主的档案实体和其中所承载的个人历史信息通常也被称为是档案本体[3]。档案管理工作开展主要是以档案本体为对象，而档案事业发展都是建立在档案本体的基础上。档案质量和数量对于档案本身的价值的发挥起到了决定性作用。在社会和经济快速发展的新形势下，作为一种被动实体，档案如何才能实现进一步优化是人事档案管理部门以及单位需要重点考虑的问题。人事档案精细化管理需要将人的主观能动性充分发挥出来。从档案馆藏的数量和版本进行进一步优化，思想和行动上对档案质量进行严格把控，提高对人事档案精细化管理工作的重视程度。

二是不断提升档案管理人员的素质。作为人事档案管理人员，首先要爱岗敬业，勇于责任担当。从思想上、工作态度上真正将档案管理工作作为自己肩负的重要工作力求做好。与此同时，还要极力推动档案管理部门构建完善的质量管理和考核体系，激发档案管理人员的工作积极性，不断提升工作能力与管理水平，促进人事档案管理部门和单位人事档案管理上向精细化、标准化、科学化方向发展，努力开拓人事档案工作的新局面。

三是加大档案资料收集力度，提升档案材料真实性、完整性。精细化管理模式下，要想实现人事档案信息真实性、完整性、可靠性的全面提升，首先需要档案管理工作者具备强烈的事业心和责任心，与此同时还是要具备较强专业技术能力，能够及时识别出有价值的人事档案信息。与此同时，还要不断强化与相关部门之间的沟通交流，实现档案人事资料收集工作机制的进一步完善。综合上门收集、集中收集、重点收集、普通收集等多种方式[4]，同时针对新收集人事档案资料进行及时补充完善。并充分保障档案材料能够客观、真实、可靠地反映出最新的个人档案信息。作为人事档案管理人员，在进行资料收集的过程中，对于不真实的材料要坚决予以排除，避免因个人工作疏忽导致人事档案材料中出现不真实信息。

四是优化存档载体，强化人事档案信息化建设。为了实现人事档案精细化管理质量的全面提升，还需要不断强化档案管理，针对档案载体进行进一步优化。档案载体主要指的是档案信息的承载工具，也就是档案信息内容的物质承载体和依托。其可以是照片、胶片、纸张和光盘等。在现代信息技术快速发展的形势下，人事档案载体也在发生巨大变化，传统模式下的纸质材料正在逐步向着电子化、网络化、数字化载体的方向发展，这也使得人事档案管理工作更加便利，管理效率也能得到有效提升。而鉴于人事档案载体的变化，在人事档案管理过程中也需要逐步推动档案管理系统的信息化建设，将各种高新档案管理技术应用到档案管理工作实践中，以此来促进人事档案精细化管理的进一步改革创新，借此可以全面提升人事档案管理质量。

五是确保人事档案的安全性。人事档案十分重要，其安全性必须确保。纵观我国人事管理制度，人事档案有一个明显特色，其对个人身份、学历、成绩进行详细记载，能够全面反映出一个人的人生轨迹，同时也可以作为有效的个人简历凭证。由此可以看出，人事档案资料十分重要，具有十分重要的社会作用。因此在档案资料管理实践中，要做好对各种风险的应对措施，以此来保障档案资料的安全性。人事档案资料的安全管理，不仅关系着当事人个人的切身利益，甚至于关乎上至党和国家的整体利益，下至省市以及部门单位的利益，由此可以看出人事档案对于服务社会也有积极贡献，确保其安全可靠尤为重要。事实表明，人事档案十分重要，其在我国现代化建设中发挥着重要作用。因此，在新的发展形势下，要针对人事档案精细化管理存在的问题，采取多种措施，从多个角度进行不断改革创新，大力促进我国人事档案管理质量提升，这是我国档案事业加速发展的需求与必然。

作者:谢馨慧 单位:咸阳市第一人民医院