人事档案中姓名不一致问题探析

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人的姓名，由姓和名组成。姓名是人类为区分个体，给每个人特定的名称符号，是通过语言文字信息区别人群个体差异的标志。有了姓名，大家才能正常有序地交往，因此每个人都有一个属于自己的姓名。姓名也是人事档案中最为关键和重要的内容，容不得丝毫的错误。在人事档案管理中，我们有时会遇到档案中当事人姓名不一致的情况，同一个人档案材料中出现两个甚至多个不同的名字，给管理工作带来了不少的困扰，现结合工作实践对这一问题进行粗浅的探讨。

一、出现姓名不一致问题的原因

近年来，我们在工作实践中发现，人事档案中姓名不一致的原因很多，但主要包括以下几种情况:

1.原单位负责同志疏忽造成姓名不一致。这一问题在一些大龄人员档案中经常出现。这部分人上世纪五六十年代出生，由于大家当时文化水平普遍不高，像招工表、定级表等许多档案资料都由单位负责同志代为填写，再加上当时还没有建立身份证制度，就出现了同音不同字、简化字、错别字、甚至还有姓名中某个字写一半的情况，随着档案资料的增多，姓名不一致的问题就出现了。

2.他人造成姓名不一致。有些档案材料，比如年度考核登记表等，当时由于本人没有上班、外出学习等原因，本人委托他人代为填写，导致有时填写姓名时同音不同字错误的出现。

3.本人填写造成姓名不一致。档案本人在填写一些入档材料时，重视程度不够，在填写姓名或签名时比较随意，为了图方便，写简化字造成同音不同字。

4.改名造成姓名不一致。实践中我们发现有多人由于改过名字而导致人事档案中姓名不一致。如某企业职工在前些年办理身份证时对名字进行更改，但改名后没有通知单位和相关部门，到退休时查找档案找不到，后来按原来的姓名才找到。还有一位同志，人事档案中出现多个姓名，经联系本人，他说由于嫌父母给起的名字不好听，自己改了姓名，改名后也没有提交相关的证明材料。

5.书写潦草无法确认。工作中发现，一些人在填写入档资料时，姓名或签字时书写不认真，龙飞凤舞，字迹潦草，导致无法确认。

二、解决姓名不一致问题的措施

工作实践中发现，人事档案中存在姓名不一致的问题，主要是客观原因造成的，这就要求档案管理部门进一步加强对档案资料中姓名的审核，并根据实际情况具体问题具体处理。

1.对姓名写成简化字的处理。在档案管理中，对将姓名写成简化字造成的姓名不一致，以历史档案和户籍材料及身份证为依据，予以确认。

2.对姓名同音不同字的处理。如果是组织填写的，由组织部门在履历表的审核栏作出说明；如果是本人填写的，必须由档案管理部门核实，经本人确认后，出具相关姓名认定材料。

3.对姓名不同音不同字的处理。首先看材料的基本信息是否都一致，排除不是本人的档案资料。如果基本信息一致，只有姓名不同，必须查清本人历史材料，包括户籍变更档案等，必要时查阅其他档案资料予以佐证。在工作实践中，我们就遇到了这样一个案例，某企业失业人员在补交社会保险时，偶然发现自己档案中招工表和定级表的姓名与实际不一致，他姓名中有一个“殿”字，当时原单位负责同志给他填写时只写了左边的一半。而招工表和定级表是将来办理退休手续的重要依据。为了不影响退休，他去找原单位出具证明材料，可企业早就倒闭了；去公安机关添加曾用名，微机里打不出“殿”字的左侧，办不成。这时社会保险所档案管理人员发现他是上世纪八十年代接的他父亲的班，于是从单位去世人员档案中找出了他父亲的档案，在家庭成员一栏中找到了他的名字，与他户籍和身份证上的姓名一致。于是将相关材料进行了复印，并让本人写了说明材料，放入了本人档案，使困扰他多日的问题得到了解决。因此，所有人都要提高对人事档案材料中姓名书写的重视，所有入档材料都要严格按照户籍材料和身份证件上的名字认真规范填写，以保持人事档案中姓名的准确性、一致性。

作者:耿宝辉 单位:衡水市冀州区人力资源和社会保障局