加强干部人事档案信息化促进管理创新
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摘要：文章主要分析了干部人事档案信息管理工作的重要性，以及建设思路和主要内容，且阐述了现阶段干部人事档案管理工作存在的不足，并有针对性的提出了如何不断完善干部人事档案信息化管理，希望能为相关部门提供一定的参考意义。
关键词：干部人事档案；信息化管理
一、干部人事档案信息化管理的重要性
（一）档案查询更便捷
在纸质档案信息处理的过程中，通过计算机系统的相关软件，给档案内容进行保存，能够让档案管理员以及相关人员快速的对所需信息进行查阅，在一定程度上不仅不需要档案管理人员从海量档案中来查阅相关档案，同时还大大减轻了档案管理人员的工作量，提高了工作效率，信息化档案管理具有一定的智能性，使得档案的查询更加方便，因此该方法是值得提倡的。
（二）档案管理更规范
在信息化档案的管理过程中，相关档案管理人员必须按照档案信息系统的规范要求，来对档案内容进行填写，包括字体格式以及内容等都有较为严格的规范，大大弥补了传统纸质档案中存在的不足，例如字体格式不统一、字迹难辨认的问题，信息化档案的规范化使得档案管理人员需要掌握相关的技术要求，才能有效实现档案信息等数据迁移与共享，大大提高档案信息的利用率。
（三）档案保存更安全
在纸质档案的保存过程中，由于纸质档案具有一定的特殊性，因此需要适宜的环境，对于干燥、湿度、温度等都有严格的要求，即便是有较好的保存环境，随着时间的流逝笔墨也会渐渐变淡甚至是消失，纸张的颜色也会出现黄化或是硬化等。而在信息化档案的管理过程中，实现了档案信息的数据化处理，同时还进行了加密处理。并随着科技的不断发展，只需要定期升级与迁移就能进一步保证信息化档案的完整性以及及时性，同时随着云技术等高科技手段的出现，使信息化档案变得更加的安全便捷，这也为进一步提高了信息化技术的安全性。
二、企业加快干部人事档案信息化建设的思路和目标及相关要求
（一）建立干部人事档案电子信息化建设的思路
组织人事部门带头，组织相关档案管理人员进行专门的业务培训，集中处理与审核，利用计算机等现代设备和技术将现有的档案资料进行整理并输入到相关软件中，再利用相应的技术处理，实现将文字图片或是声像资料等，转化为数据资料，从而使档案具有信息化与数据化，更加方便档案信息的查阅与流转，设计相关的管理权限，建立合理的干部人事档案区域网，从而实现对档案的网络化管理。
（二）开展干部人事档案信息化管理的主要目标设计
通过建立有效的干部人事档案数据库系统，实现档案的动态和无纸化管理，利用现代技术与设备，将档案资料数据等制作成Word文档或是PDF文件等，实现干部档案管理的数据与信息化，并通过利用微机化操作对档案的查阅、借阅以及统计等工作进行管理，大大减少了纸质化档案管理所存在的缺陷，能够有效实现长期保存以及实施档案的自动化管理过程。
（三）加快干部人事档案工作信息化建设的相关要求
进一步实现干部人事档案管理工作的制度化、信息化以及规范化建设。通过建立严格的执行市管干部档案报送制度，不断推进干部人事档案的信息化建设工作、干部电子档案建设工作，信息管理系统等工作，从而大大提高干部档案的工作效率以及服务质量水平，提高干部档案工作队伍建设水平，做好配齐管档人员的相关工作，定期开展相应的专业理论培训，提高个人档案管理能力，确保对相应的信息化管理系统熟练掌握，从而不断提高干部档案工作队伍的整体水平，有效实现档案管理的规范化与合理化。实现干部人事档案管理的数据化，有效建立相关的档案信息管理系统，并确保能够得到有效推广和应用，使得干部档案在公道正派选人用人上的相关作用能够得到充分发挥；做好档案信息的更新工作，有效保证档案的准确性；做好相应的安全措施，特别是保密工作以及数据备份；进一步加强查阅，借阅等程序的规范性；进一步明确自身职责，确保管理制度的完善性。
（一）对档案管理的认识不足
就现阶段档案管理工作的发展现状来看，大部分企业单位对干部人事档案管理工作的认识不够充分，仅仅只是停留在一种简单的记录工作的层面上，同时对企业单位的未来发展没有明确的规划和认识，甚至部分领导将干部人事档案管理建设工作中所涉及到的的某些资源挪为他用，使得管理工作中所需的基础设施设备得不到有效的更新，从而影响了干部人事档案管理工作的有序推进，最终对管理工作的整体水平造成影响，例如管理工作不到位、信息档案损坏或是丢失等情况的发生。
（二）档案管理人员的业务素质参差不齐
随着科学技术的不断发展，对干部人事档案管理工作也提出了更高的要求，它是一项具有专业技术性的工作，因此档案管理人员必须不断加强自身综合素养以及技术水平的不断提高，才能更好的满足档案管理工作的实际需求。但是就现阶段档案管理人员的组成情况来看，其业务素质参差不齐，大部分企业没有把档案管理工作放在正确的位置，使得档案管理人员的配置存在一定的问题，其素质能力较为低下，很难满足现加强干部人事档案信息化管理全面促进企业人事管理创新代社会对档案管理的实际需求。
（三）档案管理的方法单一，缺乏创新
随着档案信息管理工作的不断推进，其难度也有所提高，传统的纸质档案管理方法已经很难满足当代档案管理工作的实际需求，因此必须不断加强档案管理工作方法的优化与创新，但是在现阶段干部人事档案的管理过程中，依然使用较为简单的管理方法，管理水平较为低下，很难有效对庞大档案信息进行处理，导致了大部分的档案数据信息损坏甚至是丢失，从而影响了企业单位人事档案的发展。
四、完善干部人事档案信息化管理的措施
（一）完善干部人事档案信息化管理
标准体系建立有效的干部人事档案信息化管理系统，加强信息化管理标准。首先，通过相关信息技术的利用，根据统一标准对必须要录入的档案内容以及格式等进行统一录入。与此同时在档案信息化的管理过程中，应当进行权限设置，确保有权限的相关人员才能对档案进行调阅，明确写读与只读权限，对档案进行保密设置等等。其次，设立相关的标准要确保档案审核的真实性。充分利用现达的信息技术来有效防止档案信息内容以假乱真的现象的发生。建立信息化档案，通过制定相关的标准来鉴别电子化档案的真实性，从而有效保证档案的真实可靠性。
（二）完善档案信息的安全保障体系
关于做好客户档案信息的安全保障体系的完善工作，主要应当从以下几方面入手：第一，严格遵守国家的相关法律法规，确保实现干部人事档案信息的安全保护。第二，利用现阶段最新的科学技术，对档案进行加密设置，例如人脸识别、病毒防护、防火墙、数字字母加密等技术，从而有效保证干部人事档案信息的安全性。第三，除了做好日常的管理工作，相关档案管理人员还应当对数据进行维护与迁移保护等。第四，进一步加强安全保障制度的完善性，尽可能避免干部档案泄密等事件的发生，加强自身职责，明确建立严格的预警机制，从而有效减少泄密等不必要事件的发生。
（三）完善档案信息的监管机制
就现阶段干部信息化，人事档案管理工作的发展现状来看，其相关的法律法规的建设与完善工作还存在着很大的不足，要想不断提高干部信息化人事档案的安全性以及完整性，就必须加强档案信息监管机制的完善性。相关单位应当严格按照信息化档案的管理标准，加强对相关信息技术的应用，从而来有效实现对档案信息的调阅记录以及信息跟踪等过程，对信息的复制、拍照，等行为实现实时监测，并且定期检查干部档案信息的发展情况，当存在一定的违法违规行为时，一定要严格按照相关规定追究责任。在严格的制度下，才能有效保证干部档案信息工作的有序开展。
（四）加强对人才素质能力的培养
在干部人事档案的管理过程中，要想将信息技术的优势得以充分展现，就应当加强对人才的重视度和培养。不同工作岗位所具有的工作内容是不一样的，因此在人才的培训过程中应当结合岗位的具体需求来有针对性的进行工作人员的培训工作，不断提升档案管理人员的综合素养以及实践能力等。在培训过程中，还需要不断培养他们对问题的发现以及解决能力，才能有效提高档案信息化管理水平，在对档案管理人员专业能力的培养过程中还应当不断提高他们对科学技术的运用能力，全面了解档案管理过程中所涉及到的各种技术软件，并且能够对其进行熟练使用，才能不断提高他们的技术能力和素质水平，从而有效满足现阶段档案管理工作信息化建设的实际需求，让档案管理人员对自身存在的不足进行及时发现和完善，进一步推动档案管理信息化的建设。
五、干部人事档案的信息化支持
（一）加快档案数据库建设，充分满足需求
要不断加强档案信息利用与开发，使得档案管理的工作效率得到有效提升，加强对实体档案的保护度，确保档案信息体系的功能完善以及技术先进，不断加强企业以及单位对档案信息的内部管理，上级部门和单位之间应当不断加强档案信息的资源共享。
（二）实现资源共享、构建资源平台
确保人事档案信息化能够得到全面实施。首先应当在管理机构中建立有效的信息中心，加强对人事档案管理的技术支持，做好相应的信息化指导工作，使得网络技术的作用能够得到充分发挥，并对资源需求者实现分级开放和查阅授权，从而不断提高档案信息的服务质量水平。
（三）完善档案信息搜索功能
干部人事档案的主要功能就是进行查阅以及有效了解干部个人的相关信息。传统的干部人事档案管理主要使用的是纸质文件，给查阅搜索带来了一定的困难。而现阶段的干部人事档案信息化管理加强了搜索功能的完善度，对干部进行统一管理，有效减少了档案管理人员的工作量，大大提升了管理的工作效率以及查阅效率等。信息化的人事档案管理，使用鼠标就可以实现信息搜索，加强了数据资源的配置优化，有效实现干部的合理配置。
（四）对档案信息实行动态化管理
对人事档案实现安全管理，主要是通过利用安全与储备安全两方面来实现的，使用相应的技术手段以及有效的措施来建立数据的恢复与备份等机制。在档案信息的安全管理过程中，要有效确保局域网和外网之间的安全连接。相关管理人员应当不断加强档案管理工作的日常维护以及动态监管，通过使用现阶段先进的技术手段来有效建立人事电子档案，并对其进行实时跟踪和更新，从而不断提高档案的利用价值。
（五）提高档案的真实性以及时效性
加强对人事档案的及时鉴定及审核工作，有效实现动态监管，及时对没有价值的信息进行剔除，并且做好干部信息新内容的补充工作，从而确保人力资源部门对干部的实际情况能够及时了解，提高档案信息量的扩展，不断加强处理系统和管理体系的完善，使得档案的整体利用水平得以有效提升。
六、结语
综上所述，干部人事档案信息化管理工作的建设，具有非常重要的作用，不仅大大提高了工作效率，而且还进一步确保了档案信息的安全性，我们应当就目前档案管理工作存在的不足进行及时的改正，从而不断推进档案信息化管理工作的有序开展。
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作者：郭海琴 单位：山西汾西矿业集团孝义煤矿管理分公司
