提升高校干部人事档案服务水平的策略

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摘要：在新的时代背景下，高校干部人事档案服务工作呈现出服务需求增多、服务范围扩大、服务意识增强、服务手段先进等特点。基于此，本文分析了高校干部人事档案服务存在的问题，并提出相应对策。

关键词：新时代高校；干部人事档案；服务高校

干部人事档案是高校干部人才管理的基础，是高校干部选拔任用、薪酬分配、职称评聘、教育培训、离退休办理、管理监督和评鉴人才的重要依据。随着《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》）和《党政领导干部选拔任用工作条例》相继出台，高校组织人事制度改革的不断深化，高校干部人事档案工作迎来了新的机遇，同时也面临着前所未有的挑战。档案服务是档案工作的出发点和落脚点，是衡量档案工作质量的重要标准[1]。在新时代背景下，如何进一步提升干部人事档案服务水平，充分发挥干部人事档案在高校组织人事工作中的重要作用，是高校干部人事档案管理工作者值得思考的问题。

一、新时代高校干部人事档案服务呈现出的特点

（一）服务需求增多

查借阅服务是高校干部人事档案服务的重要内容，在新的时代背景下，查借阅服务需求呈上升趋势，主要表现为：一是个人查阅档案需求增多。2014年10月至2016年6月，中央组织部在全国部署开展了干部人事档案专项审核工作。作为管档数量庞大的高校，严格依照各地组织部门的统一安排和部署开展人事档案专项审核工作，该项工作的有效开展，打开了干部本人参与本人对其个人人事档案治理的大门，激发了大家的档案意识。随后，2018年11月出台的《干部人事档案工作条例》第三十一条规定干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关个人合法权益保障的事项，可以按照有关规定提请相应的组织人事等部门查阅档案[2]。从而打破了过去个人不得查阅本人档案的规定，在一定程度上释放了个人查档需求。二是组织人事部门查阅档案需求增多。档案的价值在于“用”，用好了就是“活档案”，用不好或者不用就是“死材料”。新时代背景下，为了全面了解和评鉴干部，更好地服务高素质专业化干部人才队伍建设，组织人事部门必须“常查档、勤用档”方能做好组织人事工作。

（二）服务范围扩大

《条例》明确要求，组织人事部门应坚持“凡提必审”“凡进必审”，干部管理权限发生变化的“凡转必审”[2]，在干部动议、考察、任前公示、录用、聘用、调动、人才引进、军转业（安置）、档案转递等环节必须审查干部人事档案，前置干部人事档案审核关，大大拓宽了干部人事档案的服务范围。

（三）服务意识增强

服务意识是指自觉主动做好服务工作的一种观念和愿望，它发自服务人员的内心，是服务人员的一种本能和习惯。在新的时代背景下，作为提供服务的干部人事档案管理人员都清楚，要做好干部人事档案服务工作，及时收集反映干部的档案材料并对收集的材料进行鉴别归档至关重要，过去坐等材料移交的被动服务方式明显已经不适应新时代干部人事档案工作的需要，干部人事档案管理人员必须树立主动服务意识，把握人事档案材料形成规律，及时、主动、全面地收集相关材料，方能满足新时代干部人事档案工作需求。

（四）服务手段先进

随着社会的发展，信息技术广泛运用于高校各项工作，如工资系统、人事管理系统、社保系统等。随着查阅人事档案需求的不断增多，传统的手工服务方式已经无法满足高校组织人事工作需要，高校正加快推进干部人事档案信息化建设，将纸质档案进行数字化加工，并通过干部档案信息管理系统实现档案管理的自动化，积极推进干部人事档案信息资源互联互通、共建共享，逐步实现组织人事部门联网查档，改变过去传统查阅档案效率低下的局面，使查阅档案操作方便、查询快捷、安全保密。

二、新时代高校干部人事档案服务存在的问题

（一）档案材料不完整、不规范

鲜活及时、真实准确、全面规范的人事档案材料是开展档案查借阅服务的基础，也是构建档案信息资源的基础。近年来各高校根据上级有关安排和部署开展了干部人事档案专项审核工作，通过该项工作的开展补充完善了不少材料，但补充的材料大多是形成时间久远的材料，或者是复印材料。有的复印件存在复印不全、不规范等问题，甚至有的材料由于时间久远无从查找，尤其是关键材料的缺失，这种情况会严重影响干部人事档案效用发挥。

（二）档案管理人员素质不高

在干部人事档案服务工作中，干部人事档案管理人员是服务的主体，直接决定服务的好坏。在新时代背景下，干部人事档案管理人员不仅要政治素质好，还要有精湛的专业知识与熟练的业务技能。干部人事档案管理工作涉及的政策法规多、专业性强，而且很多高校并未按要求配备专职档案管理人员，即使配备专职档案人员，也没有落实相应的激励机制，导致干部人事档案管理人员流动性较大，整体素质不高。

（三）信息化建设相对滞后

干部人事档案信息化建设需要投入大量的资金，不仅需要对硬软件进行投入，还需要投入大量的资金对纸质档案进行数字化加工，方能建立干部人事档案数据库，没有这些基本的投入，干部人事档案信息化建设就无从谈起。但往往因为缺乏足够的资金，从而使很多高校对干部人事档案信息化建设望而却步，或是只能分步实施，导致干部人事档案服务无法跟上组织人事工作的需要。

三、新时代提升高校干部档案服务水平的建议

（一）做好档案审核

无论纸质档案查借阅服务还是档案信息服务，一切服务的基础都是档案材料本身，全面及时、真实准确、规范完整的档案材料是提升服务质量的源动力，因而要提升服务质量就要从每卷干部档案材料入手，而档案审核是保证档案材料齐全完整、信息真实准确的关键。因此，可以从两个方面入手做好档案审核工作，一是严把材料入口审核关。需要干部人事档案管理人员严格按照真实准确、完整规范的原则，突出预防在先，从严审核归档材料，发现问题及时整改，方能从源头上防止假信息归档入库。二是充分利用干部选拔、职称评聘、评先选优、工龄认定等关键节点认真审核档案，这些节点领导最重视，个人对本人档案的关切度最高，配合最积极，对审核出的问题整改力度最大，对完善个人档案材料非常有效。

（二）加强高校干部人事档案管理人才队伍建设

新时代对干部人事档案管理队伍也提出了新的要求，只有政治素质好、作风正派、专业能力强的档案管理人才方能适应新时代的发展需要，从而更好地为高校组织人事工作服务。同时，大力支持干部人事档案管理人员参加相关部门组织的业务培训，或者参与在线培训课程，切实提高业务素质。

（三）加快推进干部人事档案信息化建设

面对日益增长的干部人事档案服务需求，传统手工服务方式已经不能满足干部人事档案服务需要。加大资金投入，加快推进人事档案数字化建设。按照《干部人事档案数字化技术规范》国家标准，严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、安全管控等关键环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性。建立安全有效的人事档案信息库，通过干部档案信息管理系统实现干部人事档案自动化管理。

参考文献：

[1]张光明,苗洪丽.高校干部人事档案服务水平提升路径探索[J].兰台世界.2019(05):113-115.

[2]张爱红.班主任服务模式探析[D].山东:山东师范大学,2010.

作者：安明彩  单位：贵州开放大学