论流动人员人事档案管理策略探析
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摘要：对于公共就业和人才服务中心而言，做好流动人员人事档案管理是职责所在，但是流动人员人事档案管理具有服务多样性、管理难度较大、数量繁多等特征，加之库存量、服务量以及流转量的日益增多，进而对公共就业和人才服务中心提出了更高的要求。本文针对流动人员人事档案管理存在的问题及策略进行探讨，以期能够为做好流动人员人事档案管理提供有价值的参考。
关键词：流动人员；人事档案；管理策略
流动人员人事档案管理是政府人事人才公共服务的重要工作内容，随着社会经济的快速发展，流动人员数量日益剧增，导致人事档案的库存量、流转量、服务量日益增多，为了进一步保障民众的基本权益以及维护社会稳定，必须做好流动人员人事档案管理。因此，研究流动人员人事档案管理策略具有一定的现实意义。
一、现阶段流动人员人事档案管理存在的问题
（一）机制比较落后，服务方式有待创新。第一，人事档案资料收集未按照制度规定有效开展，出现资料收集不够完整、资料整理不到位、信息传递不够及时、人档不一、人档分离等问题，进而导致公共就业和人才服务中心无法为用人单位提供有价值的信息。第二，传统档案管理模式效率较低，尤其是纸质档案容易出现损坏、丢失等现象。第三，人事档案管理全过程缺乏规范标准，这种现象在中小企业中较为突出，如果资料丢失、损坏就无法进行有效管理，进而导致管理水平低下。现阶段，人员流动速度日益加快，目前的管理模式若未改进，就难以满足实际需求[1]。
（二）档案管理人员专业能力有待提升。通过走访调查以及参考各地人力资源机构网站所公布的数据，发现目前国内公共就业和人才服务中心的人事档案管理人员大多专业能力不足，体现在：档案管理人员并不是档案专业毕业，且大部分属于兼职；未进行专门、系统的业务培训，以致于无法满足工作实际需求；责任心不强，服务态度有待改善，违背人事档案管理原则的事情时常发生，这不仅会影响到公共就业和人才服务中心的社会形象，而且难以为相关机构以及流动人员提供有价值的服务。
（三）基础设施设备有待更新，信息资源利用率过低。人事档案管理工作需要有独立的库房以及专门的办公场地，需要配置密集柜，并确保库房环境达标。但是完善的基础设施设备需要较高的成本，又因公共就业和人才服务中心资金有限，进而导致设施设备更新不够及时。同时，由于条件限制，库房面积不足，从而无法满足实际需求。此外，由于档案资料不够完善以及管理内容不符合现实需求，所以流动人员人事档案资料利用率还有待提升。
（四）流动人员档案意识有待加强。有很多流动人员的档案意识不强，进而造成“弃档”“死档”现象。通常来说，非公有制企业本身并不具有管理人员人事档案的权限，所以这类企业通常委托当地公共就业和人才服务中心进行保存与管理。部分流动人员认为将档案委托之后就万事大吉了，因而一部分人对自身档案不重视，长期不闻不问，甚至丢失；还有一部分人并不清楚自身享有哪些人才公共服务，进而造成档案“失联”的情况，时间一长也就无法保障档案信息质量的准确性及实效性[2]。
二、加强流动人员人事档案管理的策略
（一）完善管理机制，促进服务模式创新。第一，结合流动人员人事档案管理的特点与需求完善管理体制，组建专业团队以及成立专门的领导结构，确保工作能够有序开展。同时，公共就业和人才服务中心应完善流动人员数据库，目的是对流动人员的就业意向及专业情况进行及时分析，从而为其提供岗位需求信息，有利于提升就业成功率。第二，加强服务模式创新，构建并完善“流动人员人事档案公共服务信息系统”，流动人员可通过网络进行查询以及办理存档信息、开具调档函、变更个人信息、开具相关证明、代办个人社保信息、预约申请个人退休等各种人事档案业务。例如，在疫情期间，北京人才档案公共管理服务中心创新了网上办、邮箱办、电话办、掌上办、咨询办等各种“不见面”的人事档案服务，不仅能够提升服务效率，而且减少了群众办事聚集的现象[3]。
（二）实施多维度培训，提升档案管理人员专业能力。公共就业和人才服务中心要重视档案管理人员的培训，建议采用“内部互学”+“走出去”+“请进来”+“定期考核”的综合培训方式，目的是督促档案管理人员能够重视培训，通过边学、边练、边提升来掌握前沿的人事档案管理知识与技能，有利于为实际工作奠定坚实的业务基础。同时，培训还要做好评估，培训完成之后通过调查问卷的方式分析培训的优势与不足，为下一次培训的改进提供有价值的参考依据。此外，建议广开招贤之路，吸纳更多人事档案管理领域具备专业知识、计算机管理能力、熟知法律法规的复合型人才，这将有利于满足实际工作的需求。
（三）完善档案管理制度，提升信息化建设力度。第一，对传统流动人员人事档案管理模式进行改革，公共就业和人才服务中心可以与相关人员或是组织机构签订委托管理流动人员人事档案的协议，目的是明确各方的职责，而且有利于确保档案资料的完整性、及时性以及准确性。第二，按照相关规定检查档案资料。例如，在接收档案资料时需要全面检查，如果发现资料不齐全，就需要及时向有关单位进行询问，从而及时完善流动人员的档案资料。第三，完善基础设施设备，加快信息化建设。结合流动人员人事档案信息化管理的实际需求，应配备必要的场地、办公设备以及人员，对信息审核、数据录入、标签张贴、入架（柜）存档等工作进行完善与规范，以统一的标准提升人事档案的管理效率与质量。第四，加强档案信息资源开发利用。随着流动人员的增多，人事档案的库存量、服务以及流转量也在日益提升，因此必须做好信息资源共享以及数据互通互联，这样才能加强档案信息资源的开发利用。同时，要善于分析公众以及企业的需求，从而对现有的管理方式进行改进，也可以提升档案信息资源利用率，这将有利于发挥档案“资政惠民”的作用。
（四）加强宣传，强化流动人员的档案意识。流动人员档案意识的高低也会影响到自身档案的完整性与实效性，为此非常有必要强化其档案意识。公共就业和人才服务中心可以在办公大厅张贴流动人员人事档案服务的办事流程、服务指南、人事人才信息、注意事项等内容，也可以印发一些有关流动人员人事档案作用、转递流程等宣传画册。此外，更要利用好互联网载体，例如公共就业和人才服务中心网站、微信公众号、微博等，对流动人员人事档案相关内容进行分享，让广大有需求的人们能够及时了解人事档案的动态情况。当流动人员的档案意识变强了，才会主动积极配合公共就业和人才服务中心及时完善人事档案资料，这样才能发挥人事档案的真正价值[4]。综上所述，流动人员人事档案管理是政府人事人才公共服务的重要工作内容，在保障民众权益以及提高人事服务等方面发挥着巨大的作用。现阶段，流动人员人事档案管理尚存在一些问题，只有正视这些问题，才能有针对性地提出改进对策，进而提升人事档案管理的整体水平。
参考文献：
[1]宋辉宇.关于加强流动人员人事档案管理的研究[J].产业创新研究,2020(19):111-113.
[2]李艳辉.新时代流动人员人事档案管理研究[J].办公室业务,2020(12):160-161.
[3]张波.新时代流动人员人事档案信息化建设探析[J].办公室业务,2020(10):155-156.
[4]段秋梅.优化流动人员人事档案管理的实践举措分析[J].兰台内外,2020(09):68-69.
作者：刘文君 单位：单县公共就业和人才服务中心
