人事档案信息化管理的问题研究

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[摘要]随着时代的进步和发展，科技化、数字化技术深入到人们工作、生活的每一个角落，给我们的工作和生活带来了极大的便利。数字化在各个领域的高度应用，促使国民经济的发展水平得以极大的提升。国有企业作为国民经济的支柱，其人事档案数字化管理是基于社会生产效率提出的最基本的需求。传统的人事档案管理繁琐且效率低下，错误率也较高。因此，运用数字化技术可以实现档案信息的快速查找分类，在国有企业中推行人事档案数字化管理有助于提升企业内部人事管理工作的水平。本文针对国有企业人事档案数字化管理亟待解决的问题进行分析探讨，以期为国有企业实施人事档案数字化管理提供一些借鉴。人事档案是每一个企业、单位的核心信息资源与重要资产。人事档案包含着员工的私人信息，而员工是企业、单位的重要组成部分，对于企业的发展具有重要的意义。在国有企业改革中，企业重组、集团化等情况的出现以及企业对“三化一型”(即市场化、法治化、专业化、开放型)人才管理的需要，实施企业人事档案数字化管理势在必行。企业人事档案数字化管理和传统人事档案管理相比，不仅可以补足传统管理方法的缺失点；同时大数据分析、人工智能等新技术的运用，可以实现资源的高效运作，对未来国有企业的发展以及特需人才的引进和筛选都能够发挥真正的参考价值。

一、传统国有企业人事档案管理的缺点

我们在生活中时常会发现存放很久的电影票根、购物小票等都会出现字迹模糊的现象，就算是妥善保管了多年的纸张，也会出现泛黄、破损的情况。虽然纸质档案材料确是个人经历等的有效凭据，但是传统的国有企业人事档案管理一直依赖纸质化存放，大量的档案材料长期堆积会导致字迹模糊的现象，而且占用空间大、查找不便利等问题会日益突出，势必增加档案管理人员的工作量。由此更加突显了实施国有企业人事档案数字化管理的必要性。

二、国有企业人事档案数字化管理的重要性

(一)提高企业人事档案管理工作效率，简化人事管理工作程序

在企业人事档案管理过程中，应用数字化的信息技术可以有效地提高人事档案管理工作效率。人事档案管理是一项复杂的工作，实行人工管理极易出现差错，因此简化人事管理工作程序，实施人事档案管理数字化是时展的必然趋势。过去国有企业人事管理工作中，相关的人事档案材料信息只能在纸质档案中查找；而实施人事档案数字化管理，通过查找档案关键词，可以及时、准确地找到所需要的人事档案信息，较传统的人事档案管理只能通过不断查找、翻阅纸质档案，人事档案数字化管理可以实现人事档案的高效管理和利用，不仅可以有效地节省档案材料的查找时间，还可以有效地提高人事管理工作的效率。在繁复的人事档案管理工作中，利用数字化技术可以实现自动获取档案信息、自动进行档案数量的统计等功能。

(二)提高国有企业人员利用率，提供有针对性的人力资源信息

首先，根据国有企业每个岗位的不同工作内容和职责，以及每个岗位建立起来的优秀人才模式，优先选择那些具备工作能力强、个性特征良好、团队意识高等素质的与工作要求匹配程度高的在岗员工，实现精准匹配，充分发挥员工的个人潜力。其次，针对每一个员工的人事档案都采取与之相对应的算法，通过收集各个岗位优秀员工的各种信息，针对他们的优点，给不同的岗位都建立一个优秀的人才模型。为了避免职位信息不对称及面试官招聘的影响，可以利用职位的优秀人才模型和应聘者的匹配度来筛选和达成职位的精确匹配。运用数字化技术还可以通过对每个员工的人事档案进行大数据分析，帮助其找到最适合自己的岗位，提高国有企业人员的利用效率，在一定程度上减少员工不能胜任工作岗位的问题。实施国有企业人事档案数字化管理后，可以筛选出剩余的人力资源，企业可以对这些资源进行重新调配，可以使企业人事档案的基本信息更加完备。针对来应聘的人员，可以进行有效的信息咨询，更加高效地、有针对性地利用企业人力资源，在一定程度上切实提高人才选拔的效率，对人力资源的配置也有一定的裨益。

(三)加强人事档案存储的安全性，提升人事档案管理的可信度

利用数字技术对企业人事档案进行管理，可以在一定程度上避免任意篡改档案信息的现象。教育和年龄是当今就业状况的重要因素，有些人员在个人档案中填写虚假信息，利用数字技术能够在互联网上共享信息，可以自动识别人事档案信息的真假，为人事档案管理工作者服务。数字化人事管理相对于传统的人事管理方法来说更具准确性和安全性，能够及时方便地筛选出不实的信息。而传统的人事档案管理，纸质档案材料如果保存得不好，极易造成档案受损害，保管纸质档案材料需要占据大量的空间，寻找档案材料需要花费很多的时间和人力，并且容易出现错误。这种人事档案管理方式不仅自身存在很大的缺陷，在一定程度上还阻碍了国有企业及下属部门的发展。因此对人事档案实行数字化，将档案信息转换成计算机识别的专用码，可以实现档案数据信息的方便查找和快捷利用，不仅可以快速查找到所需的档案信息，而且还可以根据用户的需要进行管理；同时在搜索关键词时，还可以将相关的所有信息内容呈现出来，准确全面，最大限度地提高人事档案的利用效率。

三、国有企业实施人事档案数字化管理的具体措施

实施国有企业人事档案数字化管理必定是任重而道远的，如何有效地实行人事档案数字化管理，笔者提出以下两方面的具体措施。

(一)组建良好的管理团队

一个好的管理团队会让数字化管理事半功倍。首先，要做好团队培训。为切实提高人事档案管理队伍的科学管理能力和专业化水平，应明确从业人员的资质，制定培训计划，分层、分类别开展专业学习和专业轮流制培训。另外，要加强梯队建设，建立传导机制。应建立实时知识宝库，补充管理内容，编制国有企业专项人事档案培训教材，精确提高人事档案管理人员和相关专业人员的专业素养和能力要求，建设一支高质量的管理人员队伍。这个管理团队要加强人员数字化知识的系统学习和相关工作培训，使人员熟悉各项数字化操作和大数据的管控技术等。

(二)制定相关的制度规范

做好企业人事档案管理工作是非常重要的，而数字化所涉及的互联网技术也具有一定的风险。国有企业人事档案数字化管理是国有企业信息安全构建的重要构成部分，是确保人事档案安全的前提。人事档案管理工作流程比较复杂，档案材料内容多样。人事档案利用得不好会导致相关工作的疏漏和隐患，不利于国有企业人事档案管理工作未来的发展，使档案信息的安全受到更为严峻的挑战。另外，建设团队也要加强相关系统的防御措施，从源头上避免外部入侵的可能性，确保人事档案信息的安全。因此，要制定档案信息保管、利用的相关规章制度，提出防止档案信息泄露和流失的策略。企业内各部门应建立完善的网络防御和安全体系，要求相关网络安全人员严格执行制度规定，定期检查档案信息安全情况，防止外来入侵。只有如此才能保证人事档案信息始终处在一个安全的环境中，保证企业各部门工作的正常开展以及企业的正常运行。综上所述，对国有企业人事档案实行数字化管理对于企业人事档案管理工作具有重要的意义，其重要性表现在可以简化人事管理工作程序，精准的数字化管理可以更好地分配社会工作岗位，为我们的工作带来便利；同时对国有企业引进特需人才提供帮助，可以极大地推动国有企业的整体发展，助力国民经济的发展，为企业未来人事管理工作的持续发展奠定基础。

参考文献：

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[3]张鸿艳,柳成行.浅析人事档案的数字化建设与管理[J].信息记录材料，2019，20(9)：67-68

[4]邱丽娜.人事档案数字化管理方向之思考[J].现代国企研究，2019(10)：113

作者：徐桂梅   单位：胶州市发展和改革局