事业单位人员人事档案管理工作思考

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摘要：事业单位新聘人员人事档案审核过程中主要存在档案完整度不够、信息缺失、档案造假等问题，针对以上这些问题，笔者认为应增强档案意识、建立纠错机制、提高造假成本，以完善事业单位新聘人员人事档案审核工作。我国事业单位是由国家财政支持、承担着相关社会职能的单位，事业单位的发展对于我国的经济社会有着至关重要的影响，所以我国一直十分重视事业单位的发展问题。随着市场经济体制的逐渐健全，事业单位的改革也进一步深化，其中人事档案管理工作作为事业单位的重要基础管理工作影响着事业单位工作的正常开展、影响事业单位人员职能的正常发挥。本文将对事业单位新聘人员的人事档案管理工作进行重点研究，以促进事业单位工作的有序开展。

关键词：事业单位；新聘人员；人事档案管理

一、事业单位新聘人员人事档案管理现状

当前的社会没有对人事档案给予足够的重视，而档案管理工作的发展也没有跟上社会发展的步伐。这主要反映在接收新聘用的人事档案和审查人事档案的过程中，主要体现在以下三个方面：第一，档案完整度不够。收集档案是档案管理工作的起点和基础，但是档案收集工作也是档案管理的难点所在。一方面是职员入职时自身提供的档案有所缺失，另一方面，存在档案管理工作人员收集档案不及时的情况。随着档案资料的种类和数量日益增加，大量电子资料的收集整理也增加了档案管理的难度，更加难以确保档案完整度。同时，当下档案管理工作中常有权职划分不清的情况[1]。一些具有工作经验的新聘用人员存在人档分离的状况，在处理档案管理工作时互相推脱；他们无法掌控自己档案，造成档案缺少，影响档案的完整度。第二，档案信息缺失。人事档案应包括员工的个人情况以及道德、能力、勤奋、业绩等情况，并应反映其整体面貌。新聘人员缺少的档案信息集中在身份证明材料、工作经验材料等部分，如劳动合同等。由于大多数档案管理人员对收集、整理、装订等业务不够熟悉，易造成部分档案信息缺失。第三，档案造假。由于人才流动的加剧，一些单位和大学的相关部门忽略了保密原则，允许流动人员和毕业生携带自己的档案，为造假提供了方便，导致某些人员会为满足招聘要求而虚假陈述，这主要集中在伪造的劳动合同和工作经验材料上。

二、事业单位新聘人员人事档案管理存在的不足

（一）档案管理方式有待完善

人事管理应包括个人简历、奖惩经历等，随着当前信息化的不断发展，过时的人事管理计划出现了各种问题，无法满足事业单位的需求。为了保证人才档案的管理规范性，应加强政府机关事业单位人事档案的管理。信息技术和计算机技术的发展，对提高人事档案管理的效率带来了积极的作用。在我国的公共事业单位进行人事档案管理时，应引进各种先进的信息和计算机技术，促进人事档案管理数字化发展，提高人员文件管理的质量。

（二）档案监管能力不足

当前事业单位管理对新入职员工的人事档案和数据监管的过程中易出现问题[2]。由于需要从其他组织获取人事档案，此过程中可能会缺少材料。一些文件的内容不是标准化的，因此该机构无法有效地接收其档案[3]。基于此，新聘用人员的调动和安排也将受影响。另外，如新聘用人员的人事档案不规范、完整，则会增加人事档案管理部门的管理工作量。

（三）聘前存在简化程序现象

政府机关事业单位的年度招聘是一项大型的招聘活动，这给事业单位的招聘带来很多压力。在招聘过程中，存在一个问题：有些政府机关事业单位评估内容是相同的，整个招聘过程相对简化和笼统，导致评估结果缺乏针对性。此外，在政府机关事业单位招聘时，招聘单位将审查申报人的档案，了解其政治面貌，以及过去的经验和能力。但是一些招聘单位认为此过程不必要，因此简化申请审核过程，导致标准化程度下降。最后，政府机关事业单位的许多选调、晋升程序中需要处理大量人事档案，工作量比较大，容易造成混乱。这增加了人事档案管理的难度。

（四）新进人员对档案重视度不够

作为政府机关事业单位公开招聘的重要组成部分，必须根据要求严格审查新聘人员的资料，确保干部人事档案真实、准确以及完整规范，维护工作的严肃性和公信力。尽管我国的政府机关事业单位已经对人事档案管理的重要性有了初步了解，但是新职员对人事档案管理的理解仍存在一定偏差。他们认为人事档案管理只需要在人事档案管理中做好记录与保管，而不会将人事档案管理与人力资源管理工作紧密联系，也没有将人事档案管理工作与单位人才队伍建设紧密联系，这将大大降低工作的效率。

三、事业单位新聘人员人事档案管理优化策略

（一）构建完善科学的档案管理模式

在这个阶段，应将人事档案与个人信用制度有机结合起来，并将其作为人事档案管理工作过程中重要的组成部分，以就职历史、工作能力、信用记录作为人员档案的主要内容，并不断完善和优化档案管理体系。因此，有必要大力改革事业单位人事档案管理制度，将新时期的发展要求融入公共机构的人事档案管理的工作思考，推进事业单位人事档案管理机制改革。为了提高事业单位人事档案管理工作的有效性，政府机关事业单位应建立专业的人事档案管理部门，并把重心放在人事档案的内容、标准和范围上，明确规定部门工作人员的职权和义务等。应对人事档案管理中的各项要求做出明确规定，同时对人事档案管理工作中管理人员的工作流程、结果、方法、标准等作出明确规定，以确保其具有明确的方法和目标。

（二）加强档案监管力度

建立纠错机制。例如，某单位为政府机关事业单位新雇佣的人员建立了不完整、不规范的人员档案。对此，他们采用了补充收集、复制原始文件和完善的程序来补充和规范。所有补充材料均应注明负责人员、处理时间，加盖组织人事部门的公章。干部重要信息记录不一致的，应按有关政策审核。经调查确认无原始资料、难以按照现行政策查明的，应按照严格控制的原则，结合档案记录进行综合确定和确认。增加造假成本。目前，某单位采取了取消存在严重问题并有确凿证据的伪造人事档案的新聘职员的录取资格的手段。应当进一步建立信誉体系，将伪造文件的人员列入“黑名单”，限制其申请国家机关事业单位，增加造假成本；为实现人事档案管理与信息技术的融合，事业单位应充分吸收行业内外的信息技术应用经验，将信息技术更加深入地整合到人事档案管理中，以达到提高人事档案管理的效率的目的。一方面，管理人员应利用信息技术拓宽人事档案管理的服务范围，更加全面地了解各种资源信息，包括照片、音频和视频等。另一方面，在人事档案管理工作中，管理人员应利用信息技术对档案信息进行有效管理，并在保密、保质、保量的基础上，利用信息技术创新人事档案的管理方式，为单位提供更全面的人才。现阶段，事业单位人事档案管理部门的管理人员大多来自就业服务中心和人才服务机构。其中部分人员缺乏专业素养且工作流动性大，在一定程度上会出现信息泄漏的问题。应该加强其专业素养、增强硬件投入，防止出现档案信息“跑风漏气”的问题。

（三）完善优化聘前管理制度

完善的管理体系可以保证人事档案管理工作的顺利进行并保证其标准化。因此，事业单位需完善现有的人事档案管理系统。有必要根据我国的社会状况和公共机构的发展要求，制定出更可行、合理的方案。应补充和完善原有制度，对一些工作规范要求做出更加详细、更加明确的规定，以达到有效的规范和管理效果。

（四）注重对新进人员档案管理重视度的培养

机关事业单位对档案管理部门的员工缺乏相关技术上的培养，缺乏相应的学习环境，导致员工在设备应用上存在技术不娴熟的问题。人事档案管理人员的素质将直接影响工作质量，因此提高人事档案管理人员的素质是提高其工作质量的有效途径。我国政府机关事业单位需要对新进人事档案管理人员进行培训，使他们掌握更先进的人事档案管理概念和工作方法，尤其是使他们熟练掌握信息技术和计算机技术，并使其能够将这些技术熟练地运用到人事档案管理工作中。同时，想要提高人事档案管理人员素质的政府机关事业单位也可以进行外部招聘，从而招募一些具备较高素质的人才从事人事档案管理工作。政府机关事业单位还应制定相应的考核制度和考核标准，继续培训不符合标准的人员，或者将其调离管理岗位。同时，还应该进一步加强管理工作的规范化要求，对人事档案管理提出新要求，为其设定更高的工作目标。

四、结语

基于以上内容，我们可以知道，随着我国社会主义市场经济体制的不断发展，我国政府机关事业的发展也面临着新的局面。政府机关事业单位的升级改造正在紧锣密鼓地进行中，而在政府机关事业单位的众多管理任务中，人事档案管理是重要的工作之一，它将直接影响政府机关事业单位中人力资源的配置和使用。对于新雇用的雇员，单位通常并不够熟悉，因而也无法准确地为其安排职位。管理人员应当在雇用之前、其间和之后的环节中均加强人员档案管理，从而能够帮助单位的领导者了解新聘请的雇员的素质和能力强弱，为他们合理安排工作，使新聘请的人员能够迅速适应自己的岗位、正常开展工作，进而保证单位职能的正常履行。政府机关事业单位应进一步明确人事管理工作的内容，使相关人员能够妥善完成职员档案的收集、保存和管理。在此基础上，可以对各级人员进行分析和归纳，形成一个较为完善的人事档案管理系统。这有利于发现优秀人才，防止人才流失。其次，在新时代的影响下，人事档案的管理应采用数字化的方式来代替以前的传统工作方式。最后，事业单位应提高对人事档案管理工作的重要性，并将其放在当下工作中的重要位置上，坚持努力提高人事档案工作的科学管理水平。应做到在规定相应使用权的基础上，仅向部门和个人公开部分信息，并建立公开透明的人事档案管理机制，为社会提供方便、准确的档案管理服务。

参考文献：

[1]袁玲.事业单位新聘人员人事档案管理工作探讨[J].人才资源开发,2019(16):11-13.

[2]冯凯.事业单位编制外人员人事档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案,2018(04):49-50.

[3]徐振业.浅谈事业单位聘用人员人事档案的管理尝试[J].办公室业务，2017(04):147.

作者：陈靖宇 单位：昌图县党建工作服务中心