医院人事档案信息开发利用探究

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医院人事档案信息资源整理、运用、共享及创新，对医院人力资源管理有着极其重要的影响。随着知识经济以及医疗卫生行业的快速发展，大型综合三甲医院竞争的核心力归根到底就是人才，核心竞争资源就是知识，而人事档案作为人才信息的重要载体，其充分开发利用是医院可持续发展的重要保障。医院是一个典型的知识密集型组织，人事档案作为医院甄别人才、提拔任用及教育培养的重要基础，其信息资源开发利用不仅关系医院的社会影响力和竞争力，更关系医院能否满足当今时展、服务新时期医疗卫生事业改革的现实需要。

一、医院人事档案信息开发利用与知识管理的联系及重要性

（一）人事档案信息开发利用与知识管理的联系

1.对象具有重叠性。医院人事档案信息包含员工个人基本信息、参加党团信息、学籍信息、人事信息、奖惩信息及其他证明考核材料信息，是记录员工个人成长及业务技术发展的原始凭证，是一种典型的显性知识。医院人事档案信息开发利用的对象归根到底是隐藏在这些原始凭证后的隐性知识，通过整理、创新从而形成医院独有、扎根于医院核心的可持续竞争优势。知识管理的对象为隐性和显性知识，而知识的视觉形态以“书面”的形式存在。2.目的具有一致性。人事档案信息管理并不仅仅局限在提供档案查借阅服务、满足个人档案需求等方面，而是能够优化医院配置各种人才，为医院决策者提供更全面、更有价值的人才信息。知识管理的目的是通过挖掘知识的相关价值，从而让管理者作出更好的决策，进而进一步提升组织的竞争力。3.流程具有统一性。医院人事档案信息管理的制度性规程即档案“接收、管理、鉴定、保管、统计、利用”，知识管理的流程则为知识“产生、收集、储存、加工、整理、评价、利用”，二者具有较强的一致性。

（二）人力资源管理视角下医院人事档案信

息开发利用的重要性首先，随着医院医疗技术的发展，人事档案数量越来越多，人事档案信息收集的范围也越来越广，这对档案信息的开发利用提出了新的要求，人事档案信息管理也将逐步进入知识管理阶段。其次，医院人事档案管理观念急需更新。目前档案信息的服务利用率较低，不注重对档案隐性知识的挖掘和利用。因此，管理者需要更新管理理念，最大限度地挖掘档案信息价值，从而将原始凭证中的隐性知识通过知识管理转化为显性知识。最后，知识管理促进医院人事档案服务模式的创新。医院往往忽视人事档案作为知识载体的重要价值，未实际深入挖掘人事档案中隐含的知识资源。通过利用知识管理理念、方法及技术，档案管理从单纯的保管式向深层信息挖掘利用进行转变，从而实现医院档案的信息化和知识化。

二、目前医院人事档案信息开发利用存在的问题

（一）缺乏档案信息管理意识

作为医院宝贵的隐性财富，人事档案信息开发利用的效益在短期内很难体现，缺少人财物的支持；档案管理者责任心缺乏，认为安全保管好纸质档案就行；员工更随意填写个人档案信息，不能全面真实反映个人情况。也就是说，医院人事档案管理工作还有很大的提升空间。

（二）档案信息管理方式老旧

人事档案具有集合性、专业性、动态性及保密性等属性，对医院软硬件的配备都有严格的要求。从档案安全性出发，医院需配备专人管理，专门地点存放。事实上，许多医院虽然有专门设置的档案室，但由于编制不足，没有专门的人员管理人事信息档案。此外，计算机技术和数据化管理未充分有效运用到人事信息档案管理中，大多数还采用手动翻阅查找等。档案的及时归档，信息的准确性、完整性仍需进一步提升。

（三）档案信息利用度不高

人事档案信息内容丰富，涉及医院多个行政部门的相关材料，医院档案管理制度不完善，存在档案信息归档被动、不及时的问题。由于档案工作人员缺少相关知识储备，往往不能精准找到自己需要的信息。同时，对档案信息没有进行系统的整理分析，人事档案资料尤其是人员专业技术档案混乱，不能真正挖掘人事档案管理的价值。

（四）缺少专业的档案管理人员

目前医院的人事档案管理工作多由人事部门有关工作人员兼管，他们虽然拥有多年的人事工作经验，但是缺乏相应的专业知识储备，又未经过系统的专业知识培训，缺乏人事档案信息管理相关知识结构，不能领悟到档案信息管理的重要性，人事档案信息管理综合素质不高。

（五）落后的档案信息化管理

目前，医院仅有包含简单人员基本信息的电子汇总表，由于仅涉及人员的自然情况，不能体现个体的医疗技术水平、科研领域成就、学术优势等方面的情况，无法与相关业务系统进行对接，无法实现档案信息共享。对档案信息深层次的查阅利用仍需要采取翻阅、复印、摘抄档案实体的方式，扫描仪、复印机等基础信息化设施仅用于满足日常的手工操作工作。这些都大大降低了人事档案信息管理工作效率。

三、基于人力资源管理的医院人事档案信息资源开发利用措施

（一）改变传统管理理念，营造人事档案知识管理的组织文化

组织文化具有凝聚、鼓舞和引导作用，医院应积极营造医院档案知识管理的组织文化，让每位员工都参与到医院人事档案信息资源开发利用工作当中。在医院里，只有领导充分重视后，才能进一步激发档案管理人员的创新意识，调动大家的积极性，营造全员知识管理氛围，保证全院员工能够积极参与医院档案知识管理工作。增强医院内部信息资源共享，让个人的隐性知识上升为医院集体的隐性知识，让员工在共享档案信息资源的同时，充分理解档案知识主管对档案格式、信息质量的要求，在个人档案填写时，能够站在档案知识管理者的角度，认真对待，做到真实、完整。

（二）构建医院人才业绩档案信息数据库，提高档案信息利用度

以知识管理为契机，构建医院人才业绩档案信息数据库。由人事处牵头，联合其他行政职能部门，积极主动收集每个员工各种人事档案信息，通过对员工人事档案信息尤其是医院专业技术档案信息进行挖掘、开发、整理和编研，将隐性知识显性化，将个人知识和信息提升为组织知识，从而整合医院的知识资源，进而为医院人才队伍建设提供合理配置依据。根据医院人才档案信息，做到“因事而择人、用人以治事”，充分发挥每个人的潜力，促进医院人才的合理流动，进而带动科室乃至整个医院的可持续发展。

（三）加强专业性知识培训，完善人事档案信息知识管理人员制度

首先，医院人事档案分管领导要及时更新自己的观念，转变身份，从档案知识管理旁观者变为管理者及决策咨询者，充分认识到人事档案信息在医院管理中的重要性，加强档案基础信息资源的开发和管理，最大限度发挥人事资源的效力。其次，完善人事档案信息知识管理人员制度，系统地对人事档案管理员进行相关培训，由传统管理者转变为人事档案知识主管，加强与其他科室的沟通，充分收集挖掘人事档案各种信息，全面负责人事档案信息系统的构建和实施。最后，建立有效的激励措施，鼓励所有员工成为医院档案知识管理的创造者、贡献者和共享者。

（四）建立人事档案信息化管理体系，不断提高档案信息化水平

人事档案信息化的重点是要做好人事档案资料的数据化，即利用电子计算机和知识管理的技术让医院人事档案管理从传统的纸质档案向数字化方向转变。人事档案信息化管理的价值在于利用。要构建人事档案信息管理与应用的综合平台，深度挖掘相关信息资源，逐步将隐性知识转化为显性知识。同时，应用互联网赋予每个行政管理部门人事档案信息管理权限，满足不同人员自主查询、整理、分类和利用人事档案信息资源，为医院人力资源管理提供辅助决策。基于现代信息技术的医院人事档案知识管理，可以进一步提高档案信息便捷度及利用率，同时更好地促进人事档案信息的共享与创新。

作者:赵亚芳 单位:南京医科大学附属淮安第一医院人事处