人事档案数字化在人事管理中作用
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人事档案由人力资源管理活动组成，是人力资源运作的核心。随着现代网络技术的不断发展和进步，网络信息化为各个领域提供了先进的技术支持，网络技术也对人事档案管理产生了积极的影响。人事档案数字化是对传统人事档案管理的有效创新，采用先进的网络信息化技术，实现档案资料收集、分类、统计等日常工作的数字化管理。有效提高人事档案管理工作效率，提升档案管理水平，解决了现有人事档案管理中的一些不一致问题。本文分析了人事档案管理数字化在人力资源管理中的重要性，分析了人事档案管理的存在的问题，提出了人力资源档案数字化建设的方案。人事档案管理是人事管理的重要组成部分，可以主动有效地记录公司员工的日常工作表现，是企业进行人才选拔的重要指标。同时，人事档案管理作为贯穿整个管理过程的一项重要工作，记录员工工作中的关键环节，在员工管理中发挥着不可替代的作用。基于以上原因，相关档案管理人员必须不断提高工作能力，积极学习各种先进的档案管理方法，才能大大提高档案管理的效率和效果。
一、人事档案管理简述
人事档案管理作为企业人才选拔的重要基础，是人事管理工作的重要组成部分。不仅详细记录了员工过去的技能、能力、性格和在企业所有运营中的表现，还可以跟踪现实并总结当前企业员工的表现。传统的人事档案管理模式依赖纸质的载体进行记录，人工集成和工作量容易导致管理不及时和延误，很多环节达不到预期要求。数字化人力资源管理新模式是基于信息技术的进步，对人事档案操作的全过程进行动态监测、记录和控制，真正实现流程的精简，促进人事档案管理不断发展和完善。从传统的纸质媒体到今天的数字系统，这是人事档案管理的一次革命。人事管理的数字化简化了收集、分类、传输、保存和共享文件的任务，在告别传统纸质访问的复杂性，通过网络的便利性，在提高人事档案管理效率方面发挥了重要作用。人事档案数字化管理需要在国家层面推广，目的是纠正错误行为，打击违法犯罪，保障人事档案管理的公平正义，解决管理过程中存在的不足，改变管理理念。
二、实施人事档案数字化管理的优势
（一）科学规范人事管理制度建设，不断强化档案基础支撑服务效果
一旦公司的人力资源文件被数字化管理，就可以部署冗余的人力资源。人事档案管理的数字化可以使公司人事档案中的所有信息更加完整，更易于查阅，有效地提升人力资源的利用率。这种方式在一定程度上提高了公司的人才招聘效率，也有助于人力资源的配置。
（二）科学规范人事档案管理过程，为人事档案数字化管理提供条件
通过在人事档案管理过程中采用数字化方法，可以在一定程度上减少人事调动过程中对各种信息的随意操纵。在当前形势下，“年龄与学历”的修订已成为普遍现象。但是，数字化操作提供了对操作的良好控制，并确保了个人文件信息的准确性。这符合中央的意见，大大提高了人事档案的真实性和可信度。在档案数字化过程中，相关人员建立了一套完善的信息采集模型，起到了不可替代的关键作用。这种方法使存储和收集信息的步骤尽可能简单和可实现，大大提高了人事档案管理的效率和效果。
（三）优化人事档案管理机制，为人事档案数字化管理提供保障
今天，通过将数字模型纳入人事档案管理流程，也可以实现一定程度的人事档案通用管理和控制。例如，合理分类各级人事档案，明确其职能。同时，通过这种方法可以实现高效的文件管理。从根本上优化人力资源档案管理机制，对人事档案管理任务进行更加具体、分层、统一的划分。通过各种有效手段，人事档案管理的自动化已经成为现实。在某种程度上，高层管理人员的管控机制需要不断完善，以满足对工作需求和期望。此外，利用信息技术处理多份档案，减少了不必要的步骤和条件，让上级可以实时访问下级资料，避免了传统人事档案管理过程中的许多复杂步骤和流程。大大提高了文件审核的效率，在提高和保证人事档案管理水平方面也起到了很好的作用。（四）科学规范人事档案数字化管理，不断提高人事档案管理运用效率科学规范的人事档案管理流程，不仅节省了时间，还提高了效率。如何规范流程，从日常管理、档案室管理和系统维护三个方面讨论。日常管理的运行阶段主要是收集、归类、审查、验收、纠正等。通过持续改进，这些日常工作流程将变得更加简单和集成。在档案室管理方面，数字化可以实现信息的自动采集和文件数量的自动统计。
三、人事档案数字化管理的现状
（一）技术更新换代较快
数字人事档案管理在很大程度上依赖于计算机系统、技术和软件。在现实情况下，计算机系统更新非常快，计算机技术更新非常快，导致计算机软件和硬件系统不匹配，一些文件不能被有效读取。需要调整时获取相关信息不完整，无法获取准确数据，影响人事档案管理的有效性。
（二）档案管理数字化专业素质的缺乏
在实践中，档案管理往往被公司或部门边缘化，这种情况在档案管理中已经较为普遍。任何需要使用档案的人都认为它很重要，但是使用它之后，就很快忘记。因此，许多部门的领导对档案工作并不重视。人事档案数据是人事档案管理重要的信息资源，但专业人士因领导缺乏重视而没有关注自身数字化水平的提升，档案管理人员也没有很好地使用设备和数字化管理软件，导致数字化档案管理的推广过程难度极大，在没有领导和员工不活跃的的情况下，我国的档案管理数字化进程进展缓慢。因此，档案管理相关人员应根据未来的发展，积极加强业务能力，充分适应数字档案管理的应用。
（三）档案信息管理安全问题
在信息时代，数字化管理方式提供了极大的管理便利，但文件信息管理也存在一定的安全问题。谈到互联网，无数的计算机病毒威胁着数据的安全。即使计算机上安装了杀毒软件，也不能完全阻止计算机病毒的入侵和传播。此外，黑客的恶意攻击会导致信息和数据的缺少和丢失，因此必须保障人事档案中数字管理数据的安全性。
（四）数字化建设成本高，电子原件标准不一致
在管理过程中，档案管理人员应认真识别和清除虚假档案，保存真实档案，确保人事档案管理在日常工作中正常进行，所有档案真实有效。但现阶段，由于评审表、调资表、劳动合同、学籍档案等管理工作较多，必须进行相应的标识，数量必须编号，这使工作复杂化，也大大增加了工作量。另外，在纸质文件数字化过程中，电子原件部分标准不匹配，数字文件质量难以保证，需要规范相关文件管理标准。
四、人事档案数字化在人事管理中的重要性
（一）依靠档案数字化平台，为管理工作开展提供支撑
推进人事档案数字化，广泛开展数据收集分析，多渠道收集信息，助力人事管理制度化。首先，通过人事档案管理系统、采集终端等数据接口，自动收集员工薪酬、绩效、职务职称、劳动关系等可信信息。其次，在现代人事管理的趋势下，传统的人事档案管理模式已不能满足业务发展的需要。例如员工的纸质文件基本信息和政治观点，可以进行数字扫描和存档。一方面收集员工在数字化管理系统中直接输入的其他信息（如社会关系、履历、奖励等）。对于外部环境数据，也收集了人事档案信息管理系统与互联网的所有数据接口。例如：社会行为、个人信用等。这些数据可以为人力资源的量化和科学管理提供坚实的数据库，可以全面、立体地反映员工的工作能力和心理状况。
（二）通过数字化工作方式，构建可量化绩效考核机制
在工作过程中，员工会形成大量的个人技能信息、职称信息、工资调整表、职务变动、奖罚等数据。通过内部管理人员日常工作数据统计，综合量化结果，公平、客观、准确，充分体现该员工的综合素质水平。通过人事档案数字化管理，还可以采取不同的激励措施来激励不同类型的员工，了解他们职业发展的不同阶段和个人需求。需要自我实现的人，应采用高度个性化的激励措施，充分发挥人才激励的作用，适当考虑和激励其工作对成就感的需求，让数据帮助员工做好工作，提高绩效考核的有效性。
（三）凭借数字化工作优势，实现人员、岗位精准匹配
首先，根据各个岗位不同的工作内容和职责，按照各个岗位的胜任素质模型，选择最符合岗位要求的员工。如：实现工作能力、个性特质、团队意识等的精准结合，充分发挥个人潜力。其次，通过算法的应用，汇聚优秀员工的多样化信息和个性特征，构建优秀的岗位人才模型。此外，在获取应聘者简历信息的基础上，可以利用互联网大数据适合人才的3D信息，获取应聘者的生活状况、学习能力等各种信息。为防止因信息不对称影响面试官招聘，应采用高质量的职位模型和应聘者匹配程度，实现人力资源与职位的精准匹配。
（四）借助数字化工作便利，打造高素质、专业化团队
档案管理部门可以对退休员工的信息进行分析，提出具体的对策和建议，在日常管理任务中发现影响退休的因素。同时，借助大数据保障人力资源管理的进展，尽可能避免管理缺陷和人力资源问题造成的人才流失。确保高层次人才和团队的稳定，争取更多的工作经费，促进创新和技术进步。通过数字化分析和管理数据的结合，从中长期来看，符合市场经济发展和产业结构调整的规律，以预测人力发展的未来趋势。在现有人才结构的基础上，制定合理的人才引进计划，用好人才，落实管理，培养更多人才，建立奖惩机制。根据企业文化战略发展阶段性目标，完善人力资源管理体系。
五、人事档案数字化工作期间的有效改进对策
（一）使用符合标准的数字档案管理软件
具备软件开发条件的单位可根据实际需要进行开发。选择购买软件的单位，在做出决定之前，文件管理员必须深入软件公司进行了解和测试。经过多次比较后，为设备选择合适的软件。有条件的公司还可以根据本单位的需要，开发适合本单位的管理软件。
（二）创建电子人事档案
随着数字时代的到来，企业对人事档案管理提出了严格的要求。为更好地适应时展的需要，企业建立电子人事档案十分必要。首先，加强对有关人事资料的核查和分析，通过计算机技术将人事档案中的信息传送到计算机系统，可以减少打字错误，使人事档案更加美观。其次，在记录个人档案信息的过程中，由于需要检索指定信息并通过打印机打印信息，耗时较短。第三，在传统观念中，文件管理的核心内容是创建文件。建立电子信息档案后，信息直接存储在计算机系统中，有效节省空间，保证人事档案的保密性。最后，通过输入企业相应的关键信息，定期更新个人档案信息，并通过与本地网络的连接，可以正确显示关键人员的工作状态，为有效工作提供了方便。
（三）加强人事档案管理数字化的人才队伍建设
加强人才队伍储备，既保证了人事档案管理的数字化运营基础，又保证了人事档案管理的数字化发展。在数字化人事档案管理团队建设上，一方面要加强人事档案管理人员的培训，成为经验丰富、能力强、品德优良的人才。另一方面，要快速提高人事档案数字化管理水平，需要不断培养不熟悉人事档案数字化的人员和人事档案管理人员。此外，要加强考核监督，提高相关人员的积极性和主动性。
（四）对数字化人事档案管理的载体加以合理挑选
载体在人事管理中起着尤为重要的作用，是人事档案管理工作高效、顺利开展的硬件基础和保障。因此，要让文件管理更加高效，就需要数字文件管理运营商做出合理的决策，以确保管理效率。在构建信息档案数字化支撑的过程中，要保证数据信息的绝对安全和不被篡改，并充分考虑不同支撑的生命周期，必须充分保证载体的运行速度和性能。
（五）落实严格的人事档案保密要求
人事档案对内容非常敏感，如果想要进行档案数字化管理，应该选择有政治意识、有原则、一丝不苟的人。也可以外包给其他公司或机构。数字化工作外包时，系统集成、系统咨询、软件开发、安全监控、运维、数据恢复等业务应选择具有涉密信息系统资质的单位。涉密档案数字化处理分类业务要选择符合国家秘密载体印刷条件的单位。为有效加强数字文件的安全保密管理，数字文件的安全级别应与相应的纸质文件安全级别相同。数字文件的存储和保护以及系统的使用和维护必须符合安全和保密要求。
六、结语
总之，人事档案数字化在新时挥着非常重要的作用，可以使工作标准更加统一和高效。同时，还可以有效规范档案管理流程，建立人事档案全生命周期的闭环管理体系，提高档案管理的规范性和效率。此外，通过对人力档案管理进行系统培训，一定程度上提高了员工的工作能力和综合素质，人事档案从管理审查到安全转移的完美衔接，确保了人员档案的完整性，并且数字信息档案的真实性使得人事档案在人事管理中发挥着重要作用。
作者:王珊 单位:陕西陕煤黄陵矿业有限公司
