电子人事档案在人力资源管理中作用

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随着信息化的不断发展，在人力资源管理中电子人事档案的应用逐渐广泛，并且取得了良好的效果，不仅提高了工作效率，同时管理工作中所出现的问题也能够通过电子人事档案的应用迎刃而解。但在新形势下，电子人事档案也面临着较大的挑战。基于此，文章对其作用进行详细分析，并提出电子人事档案在新形势下的管理发展措施，以期电子档案在人力资源管理中的作用全面发挥。在人力资源管理工作中，人事档案管理是重要的工作内容。传统的管理模式中，人事档案的形成多采用手写记录方式，以纸质档案为主，这种类型的档案具有一定的管理难度，主要体现在档案的保存方面。在对纸质档案进行管理的过程中，除了保存以外，还需要对其采取一定的保护措施，如防虫、防火和防潮等。在此期间稍有不慎，就会导致人事档案丢失或损坏，一旦发生档案丢失的情况，就会进一步增加人力资源管理的难度，导致其工作效率的下降，从而给企业或单位造成较大的损失。由此可见，传统的人事档案管理工作存在管理性能方面的不足，在现代人力资源管理工作中已无法满足其要求和发展的需求。因此，在新形势的人力资源管理工作中，传统的人事档案管理工作已经不能满足当下发展的需求，亟待优化。目前，我国无论是经济发展水平，还是科技水平，均处于世界领先地位，推动了互联网技术的快速发展，其应用基本普及。自此之后人力资源管理中对于电子人事档案的应用愈加广泛，其优势和发挥的作用被广泛认可，而备受青睐。在实际应用中相关信息的记录主要采用电子版形式，具有一定的便利性。不仅促进了档案管理工作的稳定性，还提高了其安全性，对人力资源管理工作效率的提高有着重要作用，而且电子档案的应用还可以作为人才优选的主要依据，从而促进企业健康稳定的发展。

一、新形势下人力资源管理中电子人事档案的重要作用

1有利于促进人力资源管理效率，并降低工作难度

人力资源管理工作的主要内容是围绕着人进行相关工作的开展，所以在人事档案管理中应坚持“以人为本”的原则，新形势下电子人事档案的应用也不例外。对该项工作加强管理，有利于优化人才选择工作，从而为企业收获更多的复合型人才，有利于建立更加专业且素质超高的人才队伍，同时对工作人员的潜能的激发具有一定的作用，对企业经济效益的提高有良好的促进作用，企业的事业也会得到快速发展。以往所使用的传统人事档案管理工作，主要以纸质档案为主，由于其保存难度较高，所以日常工作中档案的调取和收发需要十分谨慎，当人事档案调取后采用快递的方法完成传递，一旦丢失就会对人力资源管理带来较大的影响，直接降低人力资源管理工作质量。而电子人事档案管理的应用，有效规避了这一现象的发生，其数据保存方法主要采取信息化模式，相关资料的传输可通过网络进行，同时档案内容可进行完整备份，以避免档案丢失的情况发生，管理效率也得到大大提升。另外，电子人事档案的管理，可通过网络技术进行，降低了管理方面的难度。这种人事档案管理的方法，提高了档案管理的整体质量，无论是相关资料的记录方式，还是保存方法均得到了较大的改善。此外，传统人事档案的管理模式中，纸质档案的保存需要较大的空间，档案保存室空间有限，当其空间无法满足人事档案保存时，往往会放置在其他地方加以保管，久而久之难免会忘记，导致资料丢失。还有些工作人员进行档案保存时，由于空间不足而放弃保存，这些均会增加人事档案丢失的风险。电子人事档案的应用，可将相关资料及信息进行数据化保存，并通过电子形式进行查阅，促进了人力资源信息管理的全面性，这有利于提高员工的整体待遇，并完善企业的体系，对企业的发展有着积极作用。电子人事档案的保存主要依靠计算机技术完成，随着该技术的发展，其内存逐渐扩大，能够保存的数据越来越多，也有利于提高电子人事档案管理的精细化，为人力资源工作质量的提高奠定了良好的基础。

2人力资源管理成本得到合理控制，节省人力资源

以往所使用的人力资源管理模式较为传统，由于人事档案多采用纸质方式进行保存，其管理的主要内容是档案的收集、分类及筛查等，这些工作完全依靠人工完成，想要保证工作的顺利开展，对人力资源的需求较大。然而新形势下，电子人事档案管理的应用逐渐广泛，其工作的开展需要依靠计算机软件及相关技术完成。通过信息化的处理方法对人力资源相关当纳进行分类和处理，在档案分类的过程中，能够提高其准确性，同时人事档案的调取工作可采用计算机软件进行检索后调取，从而优化了管理操作的流程。通过电子人事档案的应用，有利于减少人力资源的投入，也可节约资源，从而大大缩减了人力资源管理工作中的成本投入，对企业经济效益的提高有着积极作用。

3电子人事档案具有全面性，有利于提高整体效益

与传统人事档案管理工作相比，电子人事档案管理工作更具科学性，有利于促进人力资源管理工作的顺利开展。同时采用电子档案管理方式，还能够对各个员工的特点进行分析，促进了人力资源工作的全面性，可将其作为人才选拔的重要根据。新形势下，人力资源管理工作要求越来越高，此时使用电子人事档案，能够使人力资源管理工作的需求得到满足，而且在人才需求管理方面，电子人事档案的应用更具合理性和科学性，使相关工作的开展更加规范。在人力资源管理工作中，工作安排的合理性和规范性是提高工作质量的重要基础，而电子人事档案的应用具有促进作用。在实际管理中，依据单位对人才的具体需求，以及单位岗位的区别，对人力资源进行合理安排，保证各个职位安排的合理性，使员工的特长得到全面发挥，提高各个岗位的工作质量，从而创造出更大的价值，促进单位健康长效地发展。4有利于为企业相关决策提供依据在企业中人力资源管理是不可缺少的重要管理部分，其在工作中对企业决策有一定的影响。然而在人力资源管理质量中人力资源管理部门中的人事电子档案与之有着密切的联系，甚至影响管理质量的高低，同时电子人事档案也会直接影响到企业员工之间的关系和凝聚力。企业员工利益和企业的发展是企业决策的出发点，此时加强对电子人事档案的重视，能够深入了解员工的特点，从而在决策中起到引导作用。

二、在新形势下人力资源管理中电子人事档案管理的发展措施

1对人力资源管理人员的素质进行全面提升

人力资源管理工作在社会高速发展的过程中，发生了较大的变化，想要使其符合新形势下的要求，就必须对管理工作加以完善，尤其是相关资料的整理和归纳中要保证其完整性。同时在人事档案管理的过程中，要做好人才信息的完善统计，并做好相关记录，加以分析后为其安排合理的工作岗位。从事人力资源管理工作的相关人员是保证该项工作质量提高的重要基础，因此相关单位应该重视人力资源人才队伍的建设，并保证其完整性。单位应该定期组织人力资源管理工作人员参加相关培训，在此期间重点培养相关工作人员的专业水平，使其综合素质得到显著提高，从而实现复合型人才的培养，保证新形势下，电子人事档案在人力资源管理工作中更加完善。另外，提高工作人员的专业素质还要注重工作人员对电子档案管理工作流程进行充分的掌握，并熟练应用计算机技术，从而在档案的登记、修改以及信息传输中发挥作用，使该项工作的开展更加顺利，提高各项操作环节的效率。工作人员是否能够熟练掌握计算机操作技术及安全操作规则，是保证上述工作质量的重要基础，所以工作人员必须通过培训全面了解相关知识，并保证能够在日常工作中合理应用。从而使人力资源管理工作中电子人事档案管理的完善性，保证其稳定性。想要提高人力资源管理的有效性，并促进电子档案资料的利用率，就必须重视管理人才队伍的建设，并采用合理的管理方法。所以，除了定期组织相关培训外，工作人员可自由选择时间进行培训，并自主决定培训的内容，从而对管理人员工作的欠缺之处，加以补充和完善。为了进一步吸纳人才，可在招聘的过程中选择复合型人才，将其安排在人力资源管理岗位，完善人力资源人才队伍的建设。与此同时，鼓励从事人力资源管理的工作人员互相交流，从而学会取长补短，使其不断提高对自己的要求，保证符合人力资源管理岗位的要求，促进电子人事档案的完善性，使其电子化效果更加突出。

2加强基础建设促进电子档案管理体系的完善

随着社会的快速发展，人力资源管理工作的形式也在更新。在此背景下，人力资源管理工作中电子人事档案管理工作，需要明确工作的重心，并以此为导向完成相关工作，即在实际工作中，不断对管理工作的特点进行深入了解。例如，电子人事档案的应用在人事资料收集中，需要相关工作人员对单位的需求进行充分了解，充分掌握单位对人才类型的要求和需求，并了解相关人员对工作岗位的要求。以此为基础开展电子人事档案管理工作，从而促进工作体系的完善性，保证人力资源管理工作中，电子人事档案的作用得到全面发挥。在人力资源管理工作中，电子人事档案管理质量的高低受到多种因素的影响，其与硬件设备之间有着密切的联系，良好的硬件设备有利于提高工作效率和管理质量，同时还能够在相关资料收集、检索和存储中保证运行的安全性和有效性，因而在实际工作中要注重硬件设备的投入。此外，为了进一步促进人事档案发挥更大作用，从事人力资源管理工作的相关人员，需要充分地了解单位发展的具体要求，熟练掌握单位的管理制度及相关流程，以此为基础对电子人事档案管理体系进行完善，并加以推广和应用，进一步提高电子人事档案的作用发挥，使其发展更加顺利。

3对人力资源工作模式从根本上扭转

以往人力资源管理工作中对人事档案的管理主要采用纸质管理方法，对于相关资料的记录主要以录音、手记和照片为主，由于上述内容具有较高的保存条件要求，而且繁琐的资料保存或相关内容的检索，需要较大的人力，而且极易发生资料丢失的情况，这不利于企业的发展，甚至造成更大的影响。因此，在进行人力资源管理的过程中，需要对管理模式进行相应的创新，积极构建电子人事档案管理模式，并将其进行优化。在实际应用中要将以往的人事档案信息转换为电子档案信息，利用计算机软件进行相关数据的收集和录入，实现传统人事档案向电子人事档案的全面转型。电子人事档案应用的过程中，其所收录的信息可重复利用和检索，为了保证利用率和安全性，还需要建立相关信息共享的平台，并加强管理，实现信息资源的合理应用[10]。另外在人力资源档案管理工作中之后经期模式进行转化，才能够真正地适应新形式的要求。在进行保密文件和档案管理的过程中，相关工作人员录入档案信息后需要利用计算机进行加密，同时对权限授权及身份信息验证的方法加以管理，操作人员输入权限验证后，方可进行电子档案的相关操作，以此提高管理的安全性。除此之外，从事电子人事档案管理工作的相关人员需要对其相关性能进行充分了解，只有这样才能够真正提高管理的质量，并促进管理工作安全有效地运行。综上所述，在我国经济和科技水平高速发展的背景下，我国人力资源管理工作逐渐向信息化的方向发展，并取得了一些成就，这大大提高了我国人力资源管理工作的质量。档案管理工作是人力资源管理中不可缺少的重要组成部分，尤其是人事档案的管理更是重中之重，需要加强重视。依据新形势的具体要求对人事档案进行创新，积极融入电子人事档案，依据企业的发展需求及人才要求。通过电子人事档案的检索和分析，为企业发展选择合适的人才，并通过各种合理方式提高电子人事档案的作用，从而使人力资源管理工作符合新形势的要求，为单位的发展提供坚实的保障。

作者:王杏如 单位:海南外国语职业学院