图书馆协同知识管理的反思

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协同知识管理就是以组织全局的战略高度出发,将组织内部的各独立组织结合起来,利用现代互联网技术把成员的工作、沟通以及决策等有效协同在一起,并能够有效融合组织的战略目标的一种信息管理模式。综合来讲,图书馆协同知识管理其实就是有效融合知识管理和协同理念的信息管理模式,以协同为基本理念,以用户为核心,通过构建协同知识管理体系,连接图书馆内部各个独立组织,有效整合图书馆现有知识资源,积极协调图书馆外部各类系统,以实现整体效益最大化为目标,切实做好协同知识管理各个环节的工作,进一步推动图书馆协同知识管理的发展。协同知识管理已经成为图书馆信息管理发展的必然,为了实现有效的协同,图书馆内部协同人员必须具备3个必要的条件。第一,共同的协同理念和共同的奋斗目标;第二,相互依赖,相互依存;第三,共同担当,共享利益。

协同知识管理的特征根据上述协同知识管理的定义,图书馆协同知识管理模式具有以下5个特征:第一,以知识创新为目标。图书馆协同知识管理实际上就是一个进行知识创新的过程,主要包括图书馆的管理理念创新、组织形式创新、业务流程创新以及信息服务创新等。在整个图书馆协同知识管理过程中,现有的知识资源一直是管理的核心所在。第二,知识互补性。知识互补是图书馆实施协同管理的前提。通过协调知识管理的模式,能够有效弥补图书馆现存的知识缺口,进而降低知识投入的成本。第三,共赢性。图书馆内部协同成员的互利共赢是实施协同知识管理的前提基础。在具体的协同知识管理过程中,图书馆一方面能够有效降低知识创新的成本,另一方面能够实现整体协同的利益最大化。第四,协同管理体系的支撑。所谓的协同知识管理体系主要是由计算机终端、互联网、工作系统、交互界面等构成的技术支撑体系。图书馆利用协同知识管理体系能够获取定制的知识服务,并能够实现高度的知识共享和最大限度地知识转移,从而真正实现高效的协同管理。第五,“1+1>2”效应。在协同知识管理的过程中,在经过知识的获取、共享、转移、交互以及利用等一系列的活动后,所产生的整体效益要远远大于各个内部协同成员单独完成所取得的效益总和。

协同知识管理的意义图书馆协同知识管理实际上就是要彻底打破传统图书馆内部成员之间各自为政的壁垒,通过彼此间的协同合作以及对知识资源最大限度的开发利用,以充分实现图书馆和其他协同成员的共同目标。而协同知识管理在以下几方面具有非常的意义和作用:第一,在良好的协同管理环境中,人们之间的交流和知识的按需转移变得非常便利,从而有效避免了知识的重复生产和利用,能够以最低成本共享到最多的知识资源。第二,有利于创造一种善于创新的良好氛围,进一步推动图书馆知识的共享、利用以及创新,有效提高工作人员的创新能力。第三,在充分利用现代互联网技术的基础上,落实协同理念,有效缩短用户知识互动的周期,从而有效降低知识协同技术的创新成本,彻底打破时空限制,达到知识管理的高层面。第四,通过将协同理念引入业务流程中,并将业务流程中的部分环节与知识链结合,能够实现图书馆知识管理的能动性,进而有效提高图书馆信息服务创新能力,促进图书馆的可持续发展。

图书馆实施协同知识管理的必然性

从图书馆知识管理的全局发展出发图书馆协同知识管理的理论与实践还处于半脱节状态,即,还停留在内部业务流程管理层面,严重缺乏对图书馆知识管理外部协同体系的整体性全局管理。图书馆要想成为协同知识管理体系中的主体,就必须要及时适应外部环境变化,及时做好内外部知识管理体系的协调。在具体的管理工作中,图书馆既要做好内部业务流程的知识管理,同时要不断加强同外部社会的联系。首先,图书馆一方面要结合用户的信息需求对服务商所提供的资源进行严格的筛选,另一方面,要将用户的具体信息需求及时反馈给服务商,有效确保其购买知识资源的针对性和提供知识的目标性。其次,图书馆要把现有的知识资源作为一种资本,并以其为核心实施协同知识管理,在实现知识增值的过程中充分发挥其应有的作用,进而达到为好书找读者,为读者找好书”的目的。最后,图书馆必须结合自身实际馆藏资源,对外开展具有针对性的知识服务,并同企业或政府形成稳定的合作关系,争取使他们成为知识产品最忠实的用户,有效促进知识的外界流动。

从资源利用率的角度出发当下,图书馆与外界社会,尤其是服务商,缺乏有效的交流和沟通,缺乏馆际合作与协调,缺乏同企业和政府之间的互动合作,所有的一切都导致了图书馆的外部资源利用率低下,并严重制约了图书馆的发展。所以,图书馆要及时了解用户的实际需求和服务商的服务供给,加强对外部资源的开发和利用,提高用户知识需求同服务商所提供的服务之间的匹配度,充分发挥图书馆作为协同知识管理体系中的核心的应有作用。

从图书馆服务经济发展职能角度出发图书馆在强调其社会教育职能的同时,客观上忽视了其本身履行服务社会经济发展的职能。由此,图书馆必须要转变传统观念,及时调整发展策略,顺应时展潮流,以竞争情报理论为基础,充分发挥自身的资源优势,为地方经济建设服务。图书馆要加强同企业之间的合作,积极参与企业生产计划与政策的制定,提供企业以及时、准确的事实数据。图书馆要加强同政府之间的合作,积极参与到政府相关部门的项目论证环节工作,为政府出谋划策,提供强有力的理论支持以及数据支持。只有如此,才能够充分履行图书馆服务地方经济发展的职能和发挥其重要的作用,另外,也进一步推动了图书馆的内部调整和可持续发展。

图书馆协同知识管理基本模式的构建

基础设施体系构建为了确保知识管理时刻以用户为核心进行,图书馆要对用户的行为方式进行及时探讨和研究,建立用户满意度的评价体制,建立用户信息数据库,并在此基础上进行图书馆知识管理的基础性建设,包括知识资源建设、工作人员能力建设以及基础设施建设。首先,图书馆要树立新的服务理念,摒弃传统的静态服务模式,确立主动的动态服务模式,提供用户以全面化、专业化以及个性化的知识服务。其次,图书馆要对自身的知识管理网站进行重点建设,努力将其建设为图书馆协同知识管理的重要手段和阵地。最后,图书馆要充分利用先进的现代化信息技术实施协同知识管理,努力构建图书馆知识技术体系,进一步促进知识的流通和共享。

知识采集优化知识采集是形成图书馆知识体系的基石,能够通过各种手段和途径对知识资源进行采集,包括纸本知识资源、数字知识资源、工作人员的隐性知识资源、网络知识资源以及用户的隐形知识资源等等。高质量的知识资源不仅是进行知识资源创新的前提基础,而且是进行高效协同知识管理的前提基础。知识存储与组织优化知识的存储实际上就是把采集而来的知识资源录入到基本信息库中,而所谓的知识组织就是通过智能检索等检索技术对知识资源进行提取,发现其中的有用信息,通过知识分类和整合完成知识的有序化处理,并结合用户的具体知识需求以及知识特性建立相应的知识资源库或者是更高层次的创新库。基本信息库、知识资源库和创新库之间彼此存在这密切的联系,并通过不断地学习和创新,不断更新知识,进而不断提高知识资源库的质量和数量。

知识共享优化从个体工作者、团体和内部协同组织3个不同层面对知识进行内部化、外部化以及组合化,推动馆内工作者的知识拥有由个体向集体转变,完成相互间的自由转化,进一步促进知识的内部交流。

知识创新优化知识创新的前提基础是知识共享,可以说,只有实现高度的知识共享,才能实现更多的知识创新。图书馆必须加强馆内工作者创新能力和学习能力的培养和加强,不断提高工作人员、团队以及内部协同组织的创新能力。

知识服务优化知识服务搭建在图书馆和用户之间的桥梁,馆内工作人员要结合用户具体的知识需求,利用参考咨询、在线阅读、远程教育、信息导航以及个性化服务等方式,提供用户以高附加值的知识产品。

制度保障体系构建其一,组织文化。所谓的组织文化就是图书馆整体价值观总和,包括用户至上、惩罚分明、职权统一等思想。为了建设全新的组织文化,图书馆必须摒弃传统的被动的政府性价值观,而是要树立以用户为中心的市场价值观;其二,组织结构。在充分发挥个体工作人员的创新能力,创造良好的组织学习氛围基础之上,构建一种人性化、高弹性和有机的以综合绩效为主并具有持续学习能力的知识型组织体系,有效确保工作人员之间、工作人员与用户之间能够进行及时的知识交流和共享;其三,团队管理模式。努力打造一支由参考咨询馆员、权威专家和学科带头人等组成的专业化、开放式的专家级团队,利用自身的资源优势,包括坚实的学科基础知识、高深的专业知识、高超的计算机操作能力、良好的信息收集整理能力以及熟悉网络信息资源的能力等,切实解决用户的相关问题;其四,激励与评价体制。为了避免馆内工作者因惰性而造成的工作效能低下,图书馆可以从两个层次制定具体的极力制度和奖惩制度,这两个层面就是保健层面和激励层面。所谓的保健层面主要是指个人生活、职务保障、工资制度、工作以及规章制度等,是对馆内工作者进行工作所需基本条件的强有力的外部保障。而激励层面主要是指馆内工作者的个人发展机会、工作的机遇和挑战、工作的肯定和赞赏以及工作成就感等。

结束语

总之,图书馆协同知识管理是一项系统工程,是知识经济时代图书馆管理的必然趋势,强化图书馆协同知识管理,从基础设施体系构建、业务流程体系构建和制度保障体系构建的科学性入手,将有助于追求和实现整体效益的最大化,有效实现知识创新与增值,促进图书馆事业的可持续发展。

作者：喻心麟单位：湖南工程学院图书馆