现代企业的办公室管理分析

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一、加强国企办公室管理的意义

办公室管理要及时、准确、全面的将企业的各方面的信息提供给上层领导，为领导的正确决策提供科学有效的依据；办公室管理承担着以企业的中心工作为核心，从而进行各种调查研究组织与开展的工作，并通过得到的结果为企业的中心工作提供有效科学可靠的依据；办公室管理要领会领导的意图来处理好各个重要文件的起草工作，并辅助领导顺利完成各项重要决策的制定推行与各项重要工作的开展；办公室管理还要对企业各项重大事项的处理提出具有针对性的建议。企业办公室的现代化管理对企业的整体运行、管理及发展有着不可忽视的推动作用。在我国的国有企业中，办公室作为行政部门之一，承担着协调各方关系、承上启下、发号施令、联系各方的重要责任，是企业的领导人进行科学决策以及有效管理的不可缺少的重要的综合办事机构，是任何其他部门都无法代替的。

二、加强国有企业办公室管理的有效方法

（一）深化对办公室管理的认识，创新管理工作

做好企业办公室管理工作的前提，就是必须强化办公室工作人员的责任意识、服务意识以及危机意识。只有做到这些，才能使员工在工作中居安思危、全心全意、尽职尽责的工作，提高他们工作的积极性与创造性，以达到提高办公室工作的整体效率，促进企业效率的提高。另外，国有企业办公室的管理工作还需改变以往落后的工作方法及思路，创新工作方法，创造性的开展办公室的管理工作，保证办公室的管理能够与基层的管理工作协调一致，并为其提供有益的帮助。办公室的管理工作必须与时俱进，不能与现代经济社会发展步伐脱节，要做好办公室的管理工作，就要务实求精、承上启下，促进企业持续健康的发展。

（二）提高办公室人员的素质，强化其工作意识

要想强化办公室的管理工作，优秀的人才就必不可少。现代企业的竞争主要是人才的竞争，在办公室的管理中也是如此。具体地说，要强化办公室的管理，就要科学合理的管理与配置人才资源。国有企业办公室人员的工作内容复杂、工作环境单一、事务繁多，这种情况往往会导致办公室工作人员消极怠工的现象的发生。为了防止这一不利现象的发生，就必须要提高国企办公室的工作效率，强化对办公室的管理，就必要须有一套合理有效的激励制度与考核制度，激励工作人员的工作积极性，激发他们自身的工作能力，提高他们工作的热情。人才的素质直接影响着办公室工作效率的高低，由此，提高国有企业办公室工作人员的综合素质，建立并强化办公室的人才队伍势在必行。为了适应新形势与新任务，保证企业经营活动以及工作中心任务的顺利开展，国有企业办公室工作人员的整体素质要同步提高。具体来说，就是要强化办公室的人才队伍，首先要重视人才的引进，在企业进行招聘时，必须要将人才的质量把关好，尽最大的努力争取引进优秀人才；其次，企业还要对办公室的工作人员进行综合能力的相关培训，制定科学的培训课程，进而提高办公室的人员的专业化技能培训以及职业道德素质。在这里要注意的是，决不能让培训工作只是流于形式，必须要让培训工作产生实际的意义。总之，要保障员工具有较高的工作素质，丰富的知识与工作经验的积累，同时，还要能够用有较高的掌控把握的能力和开拓创新的意识。

（三）优化办公室的工作环境，完善办公基础设施

目前，随着科学技术的快速发展以及计算机技术的迅速普及，办公室的工作环境就十分有必要进行改善。国有企业要想在激烈的市场竞争中取得主动地位，强化办公室的管理十分重要。在科技迅猛发展的今天，办公室工作的主要特点已经表现在：办公室工作的信息化、科学化、系统化以及自动化，而这些都离不开办现代化的公室环境。完善办公室的硬件设施建设，配备相应的计算机处理设备、扫描设备、复印设备、数码设备、计算机系统及网络、档案文件管理设备等工作必需品，就是要为办公室的工作人员提供一个优良的工作环境。

（四）严格办公室的工作纪律，完善工作责任制

在我国的许多国有企业中，普遍存在办公室的工作人员比较多，办公室的管理较为松散的现象，这十分不利于办公室工作的顺利开展，落后的工作方式已经不能满足国有企业健康快速发展的需要了。基于此，就需要根据企业科学发展的需要以及市场的现状，建立一套健全的完善工作责任机制。对办公室的工作进行明确的分工，把复杂的办公室工作分配细化到各个部门、各个人员。之后要严格落实各个部门，各个人员工作的实施，务必让办公室的每一个工作人员都明确自己的工作职责与工作要求，在自己的工作岗位上做好自己应做的工作，为企业负起自己应负的责任。除此之外办公室的工作人员还要严格遵守企业的工作纪律，保证办公室人员在工作过程中以企业的利益为首要目标，坚决杜绝以权谋私、公物私用、以公肥私等现象的出现。严格按照企业的各项制度及规定执行工作。只有做好这些工作，国有企业的办公室才能真正的提高工作的效率，为企业的健康发展发挥好纽带作用与参谋作用。另外，强化办公室的管理时，企业一定要注意不要打击工作人员的工作激情，还要注重培养并增强员工对企业的责任感和纪律性，凝聚企业的向心力。

（五）完善办公室的组织结构，提高工作效率

要促进国有企业的健康发展，强化办公室管理，提高办公室的工作效率，就必须要对企业的组织结构进行完善与优化。办公室的组织结构与企业的人才队伍建设有直接的关系，而且还关系到企业生产与经营活动的各个方面。因此，完善国有企业办公室的组织结构，对国有企业办公室工作效率的整体提高有着至关重要的作用。而要完善办公室的组织结构，就必须保证处于这个组织结构中的各个部门、小组的信息传递以及信息处理工作能够及时、准确、高效、全面的开展，只有做到这样，才能保障不断地向办公室输送新的信息量，从而保证办公室工作的有效运行与发展。办公室必须进行科学的组织结构优化，坚持高效、统一、精简的原则，对办公室的内部机构设置以及职位设置进行科学有效的调整，对职能、机构及编制进行规范，使其能够更好地的满足新时期里对办公室工作的实际要求，并遵循市场的客观规律。在对办公室的组织机构进行完善与优化时，国有企业必须做到一切从实际出发，实事求是，一方面要考虑到我国的具体国情以及国有企业自身的具体情况，另一方面还要考虑到办公室的具体情况以及其自身的工作特点，理顺各方关系，协调好结构内部的系统以及与外部结构的关系。在对办公室的组织机构进行了科学的完善与优化之后，才能保障办公室信息的畅通以及运转的协调，才能办证办公室工作的顺利开展，才能促进办公室的工作效率的提高。

三、结语

总而言之，在目前的市场大环境下，我国的国有企业必须认识到办公室管理工作的重要意义。强化对办公室工作的管理，对于我国的国有企业的运营、管理以及发展都有着非常重要的推动作用。基于此，要想提高企业内部的管理水平与整体质量，有效地促进企业各项管理的推动及业务的有序开展，我国的企业尤其是国有企业就必须重视办公室的管理，并采取科学合理的方式对企业的办公室管理工作进行优化与完善，从而提高办公室的工作效能，提高企业整体的工作效率，促进企业的可持续发展。

作者：蒋超单位：西南油气田矿区服务事业部